나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

[ratings]

비즈니스에서는 신뢰가 생명이다.

한번 떨어진 신뢰를 회복하는 시간은 처음 신뢰 구축 때 들어간 시간의 10배 이상이 될 것이다. 그리고도 처음 상태로 되돌아가기 어렵다.

신뢰의 많은 부분을 차지하는 것인 약속을 지키는 것이다보니 서로의 약속에 대해서 아주 신경을 많이 쓴다.

만남의 약속도 그렇고 뭔가 제출 하기로 한 약속도 그렇다.

그런데 이렇게 신경쓰는 약속이 대부분 결과에 대한 약속이다.

중요한 것은 신뢰는 결과에 따라 결정 되기도 하지만 일이나 행동이 진행되는 절차가 부실하면 결과가 아무리 좋아도 의심을 가질 수 밖에 없다는 것이다.

모로가도 서울만 가면 된다는 발상은 한번은 통할 수 있어도 지켜야 할 과정과 밟아할 절차를 무시하고 포장된 결과만 만든다면 금방 실력이 없고 사기성이 있다는 것이 탄로난다.

어떻게 절차를 제대로 지킬것이며 어떻게 상대방에게 절차가 제대로 진행되고 있는지 알도록 할 것인가?

의외로 간단하다.

일이 진행 되는 과정에서 진행 상황을 공유하면 된다. 설령 실수가 있더라도 객관적이고 솔직하게 공유하면서 일하게 되면 절차를 지키고자 하는 노력을 인정 받게 된다.

우리가 택배를 통해 물건을 배송 받을 때 내 물건이 어디쯤 가고 있는지 모니터링이 가능하다면 정상적으로 진행되고 있다고 생각하지 않는가?

내가 일하는 내용을 모두 공개 할 수는 없다.

단지, 중요한 이벤트나 변곡점이 있을 때 현재의 사실만이라도 알려 주는 것이 핵심이다.

사람은 누구나 기다려 줄 수 있다. 내가 원하는 결과가 정상적으로 진행 되기만 한다면 약간의 늦어짐이나 기다림으로 신뢰를 깍아먹지는 않는다.

신뢰를 결정하는 것은 완성된 결과가 아니라 진행 과정과 절차임을 명심해야 한다.

일의 진행을 올바로 공개하고 공유하기 위해서는 자신의 일에 대한 체계적인 관리가 선행되어야 한다.

체계적인 관리를 위해서는 일하는 시스템을 제대로 갖추어야 할필요가 있다.

그래서 일하는 시스템, 업무프로세스가 중요한 것이다.