프로젝트 관리 방법에 대하여 관심이 많다. 회사를 다니거나 자기 사업을 하거나 모든 것이 다양한 프로젝트의 연속이고 주어진 일을 어떻게 관리하고 결과를 만드는 가가 중요하다.

아마도 프로젝트 관리 도구나 솔루션의 시장이 계속 성장하는 이유일 것이다.

간단하게는 할일 관리에서 부터 역할 배분과 흐름관리까지 포함한 종합적인 프로젝트 관리 솔루션이 다양하다.

관심이 많은 분야다보니 다양한 업부관리 솔루션을 사용하고 있다.

참고 : 자유롭게 일하는 사람들의 업무관리 도구

우리 일의 대부분은 컨베이어벨트 식으로 할 수 없다고 생각한다. 동시에 여러가지 일이 벌어지고 관리해야 하고 기억할 것도 많고 처리할 것도 많다.

동시다발로 벌어지는 일을 노트에 적어 놓는 것만으로는 부족하다. 그래서 일정을 관리하고 관련된 사람들과 협업을 진행하며 그런 모든 것들을 기록해서 찾기 쉽게 만들어야 한다.

그동안 온라인으로 제공되는 다양한 솔루션을 사용해 보았다. 모두 장단점이 있고 개인이나 소규모로 일을 하기에는 무료의 범위에서 충분하고 지나치게 많은 기능을 갖고 있다.

그중 중심에서 사용하고 있는 프로그램은 PODIO 이며 할일과 일정관리로 구글과 연동되는 앱을 사용하고 있다. 업무관리의 부족함은 없으나 오래 사용하다보니 지루해지기도 하고 다른 것을 찾아보던 중에 눈에 들어온 것이 있다.

호스팅을 받고 있는 서버에 직접 설치해서 사용할 수 있는 오픈소스 프로그램을 있다.

qdPM™ Free Web-Based Project Management Software (PHP/MySql)

직접 설치해서 사용해야 하는 것이다보니 프로그램이나 서버에 대한 지식이 전혀 없는 나로서는 어려운 부분이 있기도 했지만 생각보다 설치나 사용이 어렵지는 않다.

설치할 때 프로그램을 다운 받아 서버에 FTP로 올리고 MySql DB를 하나 만들면 된다.

여타의 프로그램 관리 툴과 큰 차이 없이 프로젝트 리스트를 등록하고 각각의 태스크를 등록하면 된다. 각각의 프로젝트나 태스크를 등록할 떄 해당 항목의 상세 정보를 입력폼에 따라 입력하면 된다. 프로젝트의 상태나 종류 등은 이미 카테고리가 분류 되어 있지만 적절히 지우고 원하는 것을 설정하면 된다.

그리고 이미 만들어진 항목이 없다면 새롭게 필드를 구성할 수 있다.

한국어를 지원하기는 하지만 번역이 심각히 엉성하니 영어를 기본으로 하고 필요한 항목명을 한글로 추가하면 된다. 물론 모든 입력은 한글로 아무 문제없다.

등록한 태스크에 일정을 설정할 수 있으며 댓글을 남길 수 있어 업무의 흐름에 대한 기록이나 세부 항목을 설정할 수도 있다.

프로젝트 관리 프로그램이다 보니 여러 사람을 등록하고 업무를 할당하고 참여 시키는 것이 자유롭다.

또한 프로젝으를 진행하면서 각각의 태스크별 일정을 입력하면 간트차트 형태로 일정관리 그래프를 만들 수 있다.

화면의 구성은 복잡한 이미지 없이 간단한 텍스트 기반이라 속도도 빠르고 용량도 작다.

개인이나 소규모의 경우 무료의 범위에서 전혀 문제가 없다.

다만 최근의 프로그램 처럼 화려한 그래픽이나 부가 기능은 없다. 그렇지만 용량의 부담없이 외부에 가입해서 사용하는 것이 부담스럽다면 작접 설치해서 사용하기에 적절하다.

 

프로젝트 관리 솔루션의 기본 기능을 모두 갖춘 것이 장점이며 화려한 부가기능이 없는 것이 장점이자 단점이다.

그리고 설치해서 사용하는 것이므로 모바일용 전용앱은 없다

 

개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

너무 형식을 따져서 내용은 없고 비현실적이며 고리타분하다. 요즘 흔히 하는 말이다.

맞는 말이다. 그동안 형식과 의전, 예의 등의 핑계로 전혀 현실을 반영하지 못하는 일들이 비일비재 했으니 그렇게 느낄 수 밖에 없다.

그런데 일을 하다보면 그렇게 형식만 따진다고 불평하던 사람도 형식이 중요하다고 한다. 단순히 해오던 습관이나 타성 때문에 그런 것일까?

아니다, 의외로 형식이 아주 중요하다.

 

우리가 형식을 잘못 이해하고 있기 때문에 지금까지의 형식에 대해서 불만이 생기는 것이다.

우리가 갖는 불만의 대부분은 형식을 만들고 형식에 맞추어 채워 넣기 바쁜 일을 하다보니 생긴 것이다. 그렇다면 불만을 가질 수밖에 없다.

형식과 내용의 중요성을 놓고 보면 내용이 더 중요하다는데 대부분 이의는 없는 듯하다. 그렇지만 일은 형식에 맞추는 것이 필요하다. 형식을 제대로 만들고 필요할 때 활용해야 한다.

 

형식에 맞게 내용을 만드는 것이 아니라 내용을 만들면 형식이 만들어져야 하는 것이다.

형식에 맞는 내용을 만드는 것이이 아니라 만들어진 내용을 보고 활용하기 좋은 형식으로 바꾸어야 하는 것이다.

그동안 이미 만들어 놓은 정해진 틀에 새롭게 생기는 결과는 맞추느라 힘들었다. 형식이 먼저였기 때문이다. 채우기 위한 형식이 아니라 내용을 꺼내보기 쉬운 형식이어야 한다.

일을 하는 사람들은 최선을 다해 결과와 내용을 만들어 내면 된다. 대신 어떤 프로세스나 시스템에서 만들어진 내용을 활용하기 좋은 다양한 형태로 만들어 줄 수 있다면 저절로 형식화 된다.

이렇게 형식화 되면 내용과 정보를 활용하기 쉬워지고 다음 일에 유용한 자원이 된다.

 

그래서 우리가 사전에 만들어야 하는 것은 형식이나 틀이 아니라 내용과 결과, 정보가 어떻게 활용되어질 수 있는지, 누가 사용하게 되는지 등을 기획하고 상황에 맞게 가공 될 수 있는 체계를 만들어 구성하는 것이다.

최근에 이런 필요성에 따라 다양한 솔루션이 존재한다. 업무에서 가장 늘 사용하는 각종 컴퓨터 프로그램들이 그런 역할을 한다. 계속 새로운 것이 만들어지고 상황에 맞게 변하고 있기 때문에 조금만 노력을 기울여도 효과를 극대화 할 수 있다.

예를 들어 단순히 회의 일정을 하나 정하면 관련자들에게 자동으로 통보되기도 하고 상대방의 일정에 자리잡아 놓치지 않고 중복되는 것을 막아 줄 수 도 있다. 더불어 회의 주제를 선정하면 관련 자료를 함께 연계해서 정리해 주는 체계를 만들수도 있다. 이렇게 형식을 만드는 것은 컴푸터 같은 자동화된 시스템을 이용하는 것이 좋다. 대신 사람들은 생각하며 내용의 질을 높이고 더 좋은 활용방법을 찾아내는 일을 해야 한다.

 

좋은 내용은 적절한 형식이 있을 때 빛을 발하고 가치를 얻게 된다. 형식을 무시하면 안된다. 경우에 따라서는 형식을 염두에 두고 내용을 충실하게 만들 수도 있다. 그렇다고 고정된 형식에 발목 잡혀서 변화와 발전을 무시해서는 안된다.

형식은 시대와 상황에 따라 변한다. 그러나 형식을 채우는 내용은 변하는 것이 아니다. 계속 늘어나면서 더 좋은 내용이 인정 받는 것이다.

형식을 위한 내용이 아니라 내용을 활용하기 좋은 형식을 끊임없이 개발할 필요가 있다.

 

내가 다양한 형태의 업무자동화에 관심을 갖는 이유이다. 단순 업무, 반복 업무 형식에 맞추어 일하지 않고 내가 만들고 얻어내는 다양한 내용이 자동으로 분류되고 연결되어 필요한 형식대로 정리 되고 처리 된다면 사람들은 더 창의적이고 발전적인 일을 할 수 있다.

업무 자동화를 위한 시스템에 관심을 갖고 활용하자. 일잘하는 조직이 필요하다.

bnbnb

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

무턱대고 시작하는 일은 없다. 최소한 무엇을 할 것인가? 어떻게 할 것인가? 왜 하는 가 등 한가지 이유라도 있어야 일을 하는 것이다.

여기서 말한 한가지 이유가 본인이 결정한 의사결정 사항이다.

그래서 의사결정은 일의 성패를 좌우하는 가장 중요한 행동이기도 하고 일의 시작점이고 하다. 결정을 해야 일을 할 수 있기 때문이다.

 

그렇다면 우리는 아주 많은 의사결정을 한다는 뜻이다. 좋은 결정이라도 실행을 제대로 하지 않으면 무용지물이지만 의사결정이 잘되면 일의 결과가 좋을 수 있는 가능성이 아주 많아진다.

반대로 실행은 잘 하지만 의사결정이 제대로 이루어지지 않은 일은 엉뚱한 결과로 갈 수 밖에 없다.

의사결정의 일에서 가장 중요한 이유이다.

 

이렇게 중요한 의사결정을 우리는 어떤 근거로 하는가?

뛰어난 직관과 감으로 아무 거리낌없이 결정하는가? 그럴수도 있다. 그것이 더 정확할 수도 있고 일반적인 방법이기도 하다.

그렇지만 좀 복잡하고 중요하거나 개인의 일이 아닐 때는 누구도 쉽게 자신의 직관만으로 결정을 장담하기는 어렵다. 성공한 많은 사람들의 의사결정 행동을 보면 탁월한 직관과 선택으로 결단력있게 자신의 성공을 이룬 모습을 많이 본다. 그러다보니 리더의 통찰이 의사결정의 대부분으로 착각한다.

순간적이고 즉흥적으로 보이는 많은 탁월한 결정은 그들이 과거 쌓아온 경험과 지식에 근거하고 시대를 읽는 혜안이 있기때문에 가능한 것이다.

뛰어난 많은 결정은 과거에 확보된 근거가 충분한 것이다.

 

우리는 의사결정의 충분한 근거를 갖고 있을까?

누구나 일을 하면서 쌓아온 경험과 이력이 있다. 그동안 보고 듣고 실패하면서 여러사람과 같이 일해온 경험이 있다. 근거는 충분하게 갖고 있다.

그렇지만 단편적인 경험으로 남아있거나 확실하지 않은 기억으로 존재 하기가 일쑤이다.

그동안의 활동의 경험과 결과를 제대로 기록하지 않았기 때문이다. 기록했더라도 각각의 것들이 서로 연관 되어 있지 않고 단절되어 있기 때문이다.

과거 경험과 결과의 체계적인 기록은 큰 규모의 조직이나 기업만의 일이 아니다. 개인이라도 다양한 활동에 대한 연결 고리를 만들고 필요에 따라서 활용할 수 있는 기록을 해야 한다. 그것이 나중에 의사결정을 위한 근거로 활용될 수 있다.

개인이 과거 경험과 결과를 관리하는 좋은 방법으로 최근에 유용한 툴이 많이 소개되고 있다. 대부분 개인이 원하는 수준으로 활용하기에 무료로 충분한 것들이다.

나는 PODIO를 활용하여 일의 흐름을 파악하고 관리한다. 더불어 자료관리를 위해 Evernote, Airtable, Google Docs 등을 병행 사용하고 연결시켜 활용한다.

PODIO를 개인 업무 관제탑으로 사용하고 있는 셈이다. 관제탑의 지시에 따라 각각의 기능이 통제되고 활용된다.

이렇게 모여진 경험과 결과의 기록이 다음 의사결정에 근거로 작용한다.

 

그리고 결정된 일을 수행하는 과정 역시 PODIO를 통해 기록되고 추적된다. 많은 직원들의 방대한 업무 기록을 관리하는 시스템에 미치지 못하더라도 개인의 활동과 과거의 기록을 유지 관리 하기에는 더 없이 충분한 시스템이다.

여기서 전제 되어야 하는 것은 사용자가 의식적으로 정리하고 기록해야 한다.

의사결정의 근거를 확보하고 신뢰성을 높이기 위해서는 근거로 삼을 수 있는 기록이 절실하다.

괴거의 기록이 반드시 현재의 결정에 맞는 것은 아니지만 과거의 기록을 바탕으로 트랜드와 방향을 판단할 수 있는 통찰을 더한다면 좋은 의사결정이 될 가능성은 아주 높아진다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

 

Photo by Creative Ignition

나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

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첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

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나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

Podio - Home Screen많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

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회사를 다니면서 일을 잘하는 방법에 대한 생각이 많다.

경력이 오래 되었거나 신입이거나 일을 잘해야 한다는 것은 무언의 압박으로 다가오는 것이 현실이다.

어떤 사람이 일을 잘하는 사람일까?

머리가 좋고 지식이 많거나 뛰어난 능력을 갖고 있는 사람이 일을 잘하는 사람일까?

능력이 뛰어나다는 것은 모두 원하는 것이지만 누구나 동일한 능력을 갖는 것은 어렵다.

더구나, 일을 잘하는 것과 능력과는 약간의 괴리가 있다.

회사에서 일을 한다는 것은 여러 사람이 일을 한다는 것이고, 다양한 일을 할 수밖에 없을 것이다.

이럴 때 단지 개인의 능력이 모든 것을 좌우하는 것은 아니다.

개인의 능력 개발은 스스로 발전 시켜야할 일이지만 회사 일을 잘하기 위해서 반드시 확보해야 하는 것이 업무의 연결성이다.

모든 일은 우리 두뇌의 뉴런처럼 연결되어 있으며 서로 영양을 미친다.

따라서 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이 바로 각각의 업무에 대한 연결이다.

서로 어떻게 연결되어 있고 어떤 영향을 주며 선후 관계가 무엇인지 아는 것만으로도 일을 진행 하는데 무리가 없다.

더불어 각각이 업무 연결과 흐름을 잘 이어 놓는다면 함께 일하는 동료와 협력도 자유롭고 과거의 경험을 지금의 업무에 반영하기 쉬워진다.

중요한 것은 관련있는 업무를 모아 놓는 것만이 아니다.

필요한 키워드나 주제에 따라 원하는 과거의 정보와 경험을 누구나 알 수 있는 형태로 구조화 연결 시켜 놓는 것이다.

물론, 일을 진행할 때는 개인의 능력이 필요하지만 회사 일이라는 것은 개인기 보다는 일의 목적에 맞는 자원을 최적으로 활용하고, 관계를 잘 이어가는데 있다.

우리의 두뇌는 순간적으로 과거의 경험과 정보, 지식을 끄집어 내어 현재의 일을 처리한다.

과거의 정보와 경험, 지식을 어떻게 연결시켜 놓았는지가 일을 잘하는 열쇠인 것이다.

일을 잘하기 위한 핵심이 아래의 글을 보면 잘 나타나 있다.

업무관리를 위해 중요한 것

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[ratings]

비즈니스에서는 신뢰가 생명이다.

한번 떨어진 신뢰를 회복하는 시간은 처음 신뢰 구축 때 들어간 시간의 10배 이상이 될 것이다. 그리고도 처음 상태로 되돌아가기 어렵다.

신뢰의 많은 부분을 차지하는 것인 약속을 지키는 것이다보니 서로의 약속에 대해서 아주 신경을 많이 쓴다.

만남의 약속도 그렇고 뭔가 제출 하기로 한 약속도 그렇다.

그런데 이렇게 신경쓰는 약속이 대부분 결과에 대한 약속이다.

중요한 것은 신뢰는 결과에 따라 결정 되기도 하지만 일이나 행동이 진행되는 절차가 부실하면 결과가 아무리 좋아도 의심을 가질 수 밖에 없다는 것이다.

모로가도 서울만 가면 된다는 발상은 한번은 통할 수 있어도 지켜야 할 과정과 밟아할 절차를 무시하고 포장된 결과만 만든다면 금방 실력이 없고 사기성이 있다는 것이 탄로난다.

어떻게 절차를 제대로 지킬것이며 어떻게 상대방에게 절차가 제대로 진행되고 있는지 알도록 할 것인가?

의외로 간단하다.

일이 진행 되는 과정에서 진행 상황을 공유하면 된다. 설령 실수가 있더라도 객관적이고 솔직하게 공유하면서 일하게 되면 절차를 지키고자 하는 노력을 인정 받게 된다.

우리가 택배를 통해 물건을 배송 받을 때 내 물건이 어디쯤 가고 있는지 모니터링이 가능하다면 정상적으로 진행되고 있다고 생각하지 않는가?

내가 일하는 내용을 모두 공개 할 수는 없다.

단지, 중요한 이벤트나 변곡점이 있을 때 현재의 사실만이라도 알려 주는 것이 핵심이다.

사람은 누구나 기다려 줄 수 있다. 내가 원하는 결과가 정상적으로 진행 되기만 한다면 약간의 늦어짐이나 기다림으로 신뢰를 깍아먹지는 않는다.

신뢰를 결정하는 것은 완성된 결과가 아니라 진행 과정과 절차임을 명심해야 한다.

일의 진행을 올바로 공개하고 공유하기 위해서는 자신의 일에 대한 체계적인 관리가 선행되어야 한다.

체계적인 관리를 위해서는 일하는 시스템을 제대로 갖추어야 할필요가 있다.

그래서 일하는 시스템, 업무프로세스가 중요한 것이다.

[ratings]

프로그래밍을 할 줄도 모르고, Computer 분야를 전공하지도 않은 그냥 현명한 유저이고 싶은 사람인데 어쩌다 보니 홈페이지를 몇개 운영하고 있다.

각각이 홈페이지는 용도와 컨텐츠가 모두 다르기는 하지만 지식의 한계로 복잡한 기능을 구현하는 것이 불가능한지라 wordpress로 자체 구축하여 운영 중이다.

대부분의 홈페이지가 그렇듯이 개인용 블로그가 아닌 경우에는 업무를 위해 고객과 다양한 향태의 교류가 필요하다.

일반적인 게시판으로 많은 기능을 수행할 수 있지만 고객으로부터 설문이나 의견을 받거나 고객등록 등의 입력을 받아야 할 일이 많다.

몇번에 걸처서 PODIO 사용방법에 대한 글을 정리하고 사용법에 대한 특강도 진행하고 있다.

PODIO의 기능중에 webform 을 만들어 이용하는 방법을 사용하면 고객으로부터의 입력을 구조화하고 DB로 관리할 수 있는 편리한 방법이 있다.

DB를 전문적으로 핸들링하고 프로그래밍이 가능하다면 얼마든지 원하는 것을 만들 수 있겠지만   나같은 사람의 경우는 단제 제목을 입력하고 항목을 설정하는 수준으로 원하는 것을 이용하는 방법이 많지는 않다.

구글의 양식 폼을 이용할 수도 있고 네이버에서도 비슷한 가능제공하므로 어떤 것을 사용해도 무방하다.

그런데 PODIO의 webform을 이용하면 원하는 항목의 입력을 받는 것은 같지만 입력 받은 내용을 다른 업무와 연결하여 사용하기에 유리한 면이 많다.

물론 PODIO를 사용하지 않는다면 아무 의미 없는 일이다.

그러나 만들어진 입력 항목 중 고객에게 노출 되는 항목은 필요에 따라 조절하고 나머지는 관리자가 사용할 수 있으며 아래의 이미지처럼 회사의 홈페이지에 깔끔하게  삽입해서 자연스럽게 구성할 수 있다.

webform

 

그리고, 고객의 입력을 바탕으로 워크플로우를 만들어 후속업무를 자동화 할 수도 있다.

구체적인 webform과 워크플로우 사용은 다음에 설명하기로 하자.

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업무를 관리하는 것은 무엇을 한다는 것일까?

그동안 살펴본 업무관리 프로세스를 보면 무엇이 중요하고 어떻게 하는것이 좋다는 말을 많이 했다.

그렇다면 업무를 관리 한다는 것이 의미하는 것은 무엇일까?

나는 업무관리의 핵심 중 하나를 필요없는 일을 하지 않도록 하는 것이 있다고 생각한다.

우리는 늘 중요한 일을 빠뜨리지 않고 꼼꼼하게 챙기는 것이 목표이고 실수를 예방하고 원하는 결과를 얻는 것이라 생각해 왔다.

맞는 말이다. 그러나 돌려서 생각 생각하면 중요한 일을 제대로 하기 위해서 중요하지 않은 일이나 불필요한 일을 하지 말아야 한다.

누구나 당연한 이야기라고 할 것이다. 그렇지만 관리라는 단어를 보면 빈틈없이 모든 일을 다 챙겨야 하는 것으로 생각하게 된다.

업무관리는 하지 않아도 될 일을  지속적으로 찾아내서 없애 버리는 것이 중요하다는 것이다.

그래야 핵심에 집중할 시간도 생기게 되고 원칙을 따르게 된다.

아주 작은 모든 일을 완벽히 처리해야만 한다면 끊임없이 꼬리에 꼬리를 물고 생기는 일들의 늪에서 빠져 나올 수 없을 것이다.

큰 줄기를 따라가다보면 작은 일이 저절로 처리되는 경우가 많다.

작은 일을 무시한 것이나 실수를 고의로 덮어 버린 것이 아니라 지니고 보면 굳이 신경쓰지 않아도 될 일이었기 때문일 것이다.

우리는 틈 나는대로 TO-DO List를 작성하고 있다. 그리고 그것을 업무관리 프로그램에 반영시키기에 애쓰고 있다.

반대로 여유시간이 생기면 업무관리 프로그램에 등록된 일 중에서 시효가 자났거나 막연하게 써 놓은 일들을 검토해서 지워버려야 한다.

해야할 일의 양을 줄이고 범위를 좁혀갈 필요가 있다. 그러다 보면 핵심에 집중하고 더 큰 목표가 눈에 보일 것이다.

업무관리는 그런 것들을 찾아내고 정렬하는 과정이다.

지난 글들에서 언급 한것들을 잠깐 정리해 보면

핵심으로 말하고 있는 것이 일의 흐름과 업무 과정에 대한 기록을 통한 연결이다.

우리가 하는 일은 항상 새로운 일이기도 하지만 과거에 해왔던 일로부터 실마리를 찾을 수 있다는 사실을 잊어서는 않된다.

 

또 하나 중요한 것이 중간 과정의 마일스톤을 잘 설정하여 일이 정상적으로 진행 되는지 점검 파악할 필요가 있다는 점이다.

일을 하다보면 결과가 나오는 시점이 멀리 있는 경우 제대로 일을 하고 있는지 잘 알 수 없다. 그렇기 때문에 처음에 일을 기획 할 때 중간에 숨돌릴 휴식시간을 넣어 두어야 한다.

이것이 마일스톤이 되는 것인다. 보통 마일스톤은 중간 성과를 얻는 시점을 정하는 것이지만 그 시점이 바로 다음 단계로 나아가는 재정비 시점인 것이다.

우리가 등산을 할 때도 정상에 도달하기 전에 적절한 시점에 휴식을 하게 된다. 주로 작은 언덕을 올라가 평평한 곳이 휴식 하기에 좋은 것처럼 일에서도 마찬가지이다.

 

d074df5713752cc3b9325e03_640_performance그리고 업무를 관리하는 과정에서 잊기 쉬운 것이 사람이다.

시간의 흐름과 일의 진척에 대해서 관리 하는 것이 일의 흐름 관리에  중요함과 마찬가지로 일을 하는 주체인 개인을 중심으로 일이 어떻게 전개 되는지에 대한 인과 관계를 반영하여야 한다.

한사람의 하나의 업무만 하지 않는 경우가 많으므로 사람을 중심에 놓고 일을연결하다 보면 다양한 연결고리를 발견하게 된다.

사람 중심의 실마리와 일에 대한 실마리를 함께 고려한다면 업무의 범위와 역량은 점차 커질 수 있다.

그래서 이 두가지를 동시에 관제하는 방법으로 내가 사용하는 방법이 “내 업무의 콘트롤 타워 – PODIO”이다.

개인이나 소규모 조직의 경우 큰 어려움 없이 적용이 가능하고 사용의 범위가 매우 넓고 유연하여 업무 생산성에 큰 도움을 준다.

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자신의 상황에 맞는 적절한 사용법을 알고자 한다면 언제든지 문의 하시기 바랍니다. (유, 무료 강좌도 진행 합니다)

Photo by Dave Dugdale