프로젝트 관리 방법에 대하여 관심이 많다. 회사를 다니거나 자기 사업을 하거나 모든 것이 다양한 프로젝트의 연속이고 주어진 일을 어떻게 관리하고 결과를 만드는 가가 중요하다.

아마도 프로젝트 관리 도구나 솔루션의 시장이 계속 성장하는 이유일 것이다.

간단하게는 할일 관리에서 부터 역할 배분과 흐름관리까지 포함한 종합적인 프로젝트 관리 솔루션이 다양하다.

관심이 많은 분야다보니 다양한 업부관리 솔루션을 사용하고 있다.

참고 : 자유롭게 일하는 사람들의 업무관리 도구

우리 일의 대부분은 컨베이어벨트 식으로 할 수 없다고 생각한다. 동시에 여러가지 일이 벌어지고 관리해야 하고 기억할 것도 많고 처리할 것도 많다.

동시다발로 벌어지는 일을 노트에 적어 놓는 것만으로는 부족하다. 그래서 일정을 관리하고 관련된 사람들과 협업을 진행하며 그런 모든 것들을 기록해서 찾기 쉽게 만들어야 한다.

그동안 온라인으로 제공되는 다양한 솔루션을 사용해 보았다. 모두 장단점이 있고 개인이나 소규모로 일을 하기에는 무료의 범위에서 충분하고 지나치게 많은 기능을 갖고 있다.

그중 중심에서 사용하고 있는 프로그램은 PODIO 이며 할일과 일정관리로 구글과 연동되는 앱을 사용하고 있다. 업무관리의 부족함은 없으나 오래 사용하다보니 지루해지기도 하고 다른 것을 찾아보던 중에 눈에 들어온 것이 있다.

호스팅을 받고 있는 서버에 직접 설치해서 사용할 수 있는 오픈소스 프로그램을 있다.

qdPM™ Free Web-Based Project Management Software (PHP/MySql)

직접 설치해서 사용해야 하는 것이다보니 프로그램이나 서버에 대한 지식이 전혀 없는 나로서는 어려운 부분이 있기도 했지만 생각보다 설치나 사용이 어렵지는 않다.

설치할 때 프로그램을 다운 받아 서버에 FTP로 올리고 MySql DB를 하나 만들면 된다.

여타의 프로그램 관리 툴과 큰 차이 없이 프로젝트 리스트를 등록하고 각각의 태스크를 등록하면 된다. 각각의 프로젝트나 태스크를 등록할 떄 해당 항목의 상세 정보를 입력폼에 따라 입력하면 된다. 프로젝트의 상태나 종류 등은 이미 카테고리가 분류 되어 있지만 적절히 지우고 원하는 것을 설정하면 된다.

그리고 이미 만들어진 항목이 없다면 새롭게 필드를 구성할 수 있다.

한국어를 지원하기는 하지만 번역이 심각히 엉성하니 영어를 기본으로 하고 필요한 항목명을 한글로 추가하면 된다. 물론 모든 입력은 한글로 아무 문제없다.

등록한 태스크에 일정을 설정할 수 있으며 댓글을 남길 수 있어 업무의 흐름에 대한 기록이나 세부 항목을 설정할 수도 있다.

프로젝트 관리 프로그램이다 보니 여러 사람을 등록하고 업무를 할당하고 참여 시키는 것이 자유롭다.

또한 프로젝으를 진행하면서 각각의 태스크별 일정을 입력하면 간트차트 형태로 일정관리 그래프를 만들 수 있다.

화면의 구성은 복잡한 이미지 없이 간단한 텍스트 기반이라 속도도 빠르고 용량도 작다.

개인이나 소규모의 경우 무료의 범위에서 전혀 문제가 없다.

다만 최근의 프로그램 처럼 화려한 그래픽이나 부가 기능은 없다. 그렇지만 용량의 부담없이 외부에 가입해서 사용하는 것이 부담스럽다면 작접 설치해서 사용하기에 적절하다.

 

프로젝트 관리 솔루션의 기본 기능을 모두 갖춘 것이 장점이며 화려한 부가기능이 없는 것이 장점이자 단점이다.

그리고 설치해서 사용하는 것이므로 모바일용 전용앱은 없다

 

처음부터 잘 갖추어진 시스템으로 출발하는 조직은 없다. 비록, 완벽해 보이는 조직이라도 뚜껑을 열기 전에  긴 시간 동안 시스템을 갖춘 결과이다.

우리는 드러난 모습만으로 판단하고 열광하며 아쉬워한다. 누구나 출발할 때는 부실한 시스템을 갖고 시작해서 원하는 모습을 만들어 가는 것이다. 그러니 어쩌면 부러워할 것도 없고 주눅 들 필요도 없다. 내가 만드는 조직도 그렇게 만들면 된다.

남보다 빠르게 조직을 정비하고 체계를 구축한 회사는 어떻게 했을까?

 

대부분의 초기 회사는 자신들의 기술과 상품 등의 장점을 극대화하고 부각 시키기 위해 노력한다. 혁신과 창의성이 강조되는 요즘은 더욱 기술개발과 아이디어에 몰입한다. 그래야 성공하는 것이 맞다.

그러나 그 이후는 어떻게 준비하고 있을까?

우리의 비즈니스는 컨베이어 벨트 처럼 돌아가지 않는다. 하나의 단계가 끝난 후 다른 단계를 진행하는 것이 아니다. 제품 개발 끝낸 후 판매 시스템 구축하고 영업사원 모집하고 AS 체계 갖추는 식의 순서대로 진행 할 수 없다는 것이다. 동시에 진행해야 할 일이 있고 사전 준비와 연습이 필여한 일도 있다.

성장의 속도에 걸맞는 체계가 필요하고 단계별로 필요한 상황을 예측하고 미리 준비할 필요가 있다.

 

문제는 이제 막 출발하는 작은 회사가 할 수 있는가?이다.

시간적 경제적 여유도 없고 미래의 상황을 정확히 예측할 수도 없으며 과거 경험이나 노하우도 부족하기 때문이다. 그럼에도 우리는 모든 것을 혼자 해결하려고 한다.

나는 일 잘하는 방법은 함께 일할 수 있는 능력이라고 생각한다.

부족한 부분은 다른 사람의 도움을 받아야 하고 함께 협력해야 한다. 자신의 핵심 기술이나 상품이 아니라면 더욱 그렇다.

각 분야별, 단계별로 많은 외부 자원이 많다. 함께 일할 수도 있고 사거나 빌려 쓸 수도 있다. 아니면 외부 하청을 줄 수도 있다.

물론 비용이 발생하고 약간의 시간과 노력은 들어가게 마련이다. 그럼에도 완전히 구축 되지 않더라도 실제 사용한 만큼 비용을 지급하는 것은 가장 적은 비용을 사용하는 것이고 손실을 줄이는 것이다. 그러는 과정에서 자신의 노하우가 쌓이고 비즈니스가 최적화 될 수 있다.

초기에 비용에 대한 부담이 있겠지만 좋은 파트너를 만나서 자신의 부족한 부분을 채울 수 있다면 적절한 비용으로 지불하는 것을 당연하게 생각해야 한다.

소모되는 비용으로 볼 것이 아니라 성장계획에 맞추어 투자로 생각해야 한다.

특히, 회사의 운영 부분은 처음부터 제대로 체계를 잡기 어렵다. 회사가 커지면 운영이 차지하는 비중이 커진다.

미리미리 생각하고 준비하는 것이 미래의 부담을 줄이고 회사 본연의 일에 집중 할 수 있도록 해준다는 것을 잊지 말자.

 

일 잘하는 사람을 보면 부럽다. 어떻게 하면 그들처럼 일을 잘할 수 있을까?

우리가 모르는 특별한 능력이 있는 듯하다. 그들이 하는 일은 성과도 잘나오고 남들에게 인정 받는다.

기업에서도 구성원의 업무 능력을 올리려고 갖은 애를 쓴다. 그리고 결국 느끼는 것은 좋은 사람을 뽑아야 한다는 것이다.

교육이나 훈련으로 쉽게 늘지않는 것이 업무 능력인가보다.

태어날 때부터 일 잘하는 사람으로 태어나는 것은 아닐텐데 업무능력을 키우는 것은 여간 어려운 일이 아니다.

 

우리는 어떤 행동을 하고 있나

업무능력을 키우기 위해 주로 하는 활동은 관련 분야의 지식을 늘리기 위해 공부하고 더 많은 경험을 해보려고 노력하며 반복훈련한다,

그렇게 하면 어느정도 결과가 나오기는 하지만 탁월한 성과를 내는 정도까지 도달하기는 어렵다.

나는 원인을 자신의 업무 지식을 늘리는 노력만 하는 것에서 찾는다. 사람의 능력은 컴퓨터처럼 계산의 속도로만 결정되는 것이 아니다.

예측할 수 없는 현실에서 대응능력이 중요하다. 물론 업무지식은 바탕이 된다. 그리고 과거의 경험도 중요하다.

그렇지만 좋은 재료를 모두 가지고 있지만 벌어지는 상황을 잘 파악하지 못하면 만족할 결과에 도달하지 못한다.

모든 일은 주변의 상황과 다른 사람들 사이에서 이루어진다. 그렇기 때문에 일의 배경과 흐름, 일과 관련이 있는 다른 사람들과 외부 상황에 대한 이해가 우선이다.

내가 해결하고 싶거나 요구되는 상황을 정확하게 이해해야 그 일을 할 수 있는 것이다.

그런데 불행하게도 상황에 대해서 내가 원하는 만큼 설명해주거나 시간을 무한히 주지 않는다.

그래서 제한된 정보와 시간 안에서 상황을 광범위하게 이해하는 능력이 중요하다.

이런 광범위한 이해력을 키우기 위해서는 업무외적인 지식과 경험, 활동이 필요하다. 폭넓은 지식과 사회활동, 경험과 노력이 바탕을 만든다.

 

상황을 이해하는 능력이 중요하다.

일을 잘하기 위해서는 흐름을 파악하는 것이 핵심이다. 파악한 흐름을 바탕으로 의사결정이 이루어져야 한다.

머리가 뛰어나지만 사회 경험이 적은 사람이 부족한 부분이다. 어느정도 시간이 지나가고 스스로 문제 해결을 위한 다양한 시도를 하는 과정에서 상황에 대한 이해와 판단 능력이 길러진다.

자연스럽게 체득된 이해력이  자신의 업무분야게 쓰이게 되면 드디어 업무능력을 인정 받는 것이다.

 

따라서 일을 잘하기 위해서는 평소 상황을 이해는 훈련이 필요하다. 주변에 생기는 일에 대해서 호기심을 갖고 원인을 찾아보고 배경지식을 학습하며 다른 방식의 해결책이 있는지 생각해보고 시도해 보는 활동을 해야한다.

관련된 책을 읽고 다른 사람들과 의견을 나누고 발전된 지식을 적용해보고 다른 방식으로 접근해 보는 다각적인 노력으 중요하다.

이런 훈련은바로 성과로 나오지 않기 때문에 실망할 수 있지만 기초체력을 키우는 연습이므로 게을리해서는 안된다.

 

업무성과는 이해력이 좌우한다.

 

개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

사람을 한자로 쓸 때 인간(人間) 이라고 씁니다. 간혹 비아냥 거릴 때 쓰기도 하지만 사람을 의미 그대로 한자로 표현하는 방법입니다.

인간을 풀어보면 사람 사이라는 말입니다. 다시 말해 사람은 독립적인 존재이기도 하지만 사람과 사람들의 관계까지 포함하는 것이 사람이라는 말일 수 있습니다. 사람들과의 관계가 없다면 사람으로서의 존재 의미가 없는 셈이지요.

우리가 살아가는 환경에 가장 많은 영향을 주는 것이 사람이고 다른 사람과의 관계입니다. 일의 성과를 내는 것도 결국 사람이 하는 것이고 만족과 실망도 사람 사이에서 생깁니다.

일을 하는 과정에서도 함께 일하는 사람에 따라 성공여부가 달라지게 됩니다.

이렇게 중요한 사람과 사람들과의 관계 때문에 많은 노력을 하고 있고 다양한 방법을 시도하고 있습니다. 더 좋은 사람을 만나고 좋은 사람들과 함께 뜻을 맞추어 살고 싶은 것이지요.

이러한 모든 과정에는 사람을 알아야 한다는 것이 전제입니다. 상대방을 알아야하고 다른 사람들의 생각이나 가치관 성향 등을 알아야 좋은 관계를 만들 수 있습니다. 많은 인맥관련 정보는 더 많은 사람을 만나고 관리하고 상생의 구조를 만드는 방법을 말하고 있습니다.

그렇지만 가장 중요한 것은 사람들을 이해하고 나와 다른 사람들의 소통을 해야 한다는 것입니다. 소통은 단순한 정보의 전달이 아닙니다. 소통의 기본은 이해와 존중, 인정이라고 생각합니다.

저는 요즘 집중하는 것이 다른 사람들과 공평하고 수평적인 대화입니다. 이미 잘 알고 있는 사람이던 처음 만나는 사람이던 상대방의 생각을 제대로 이해하고 차이를 인식하며 서로 동의하는 결론이 필요하다고 생각하기 때문입니다.

춘천에 이사온지 1년이 아직 되지 않았지만 춘천에서 공감대화마당을 만들어 운영하려고 애쓰고 있습니다. 특별한 것은 아닙니다. 누구나 참여해서 우리 일상의 주제에 대하여 비난과 반대 없이 서로의 생각을 말하고 듣고 토론 하는 것입니다.

더 발전해서 평소에 자유롭게 대화하고 의견을 나누는 토론 문화를 만들고자 합니다. 그동안 토론은 대결적인 자기 주장의 관철 방법으로 생각하는 사람들이 많았습니다. 자기가 옳다는 생각에서 상대방을 설득하는데 집중했습니다. 그것보다는 더 크게 모두의 생각을 포용하는 가치를 만들고자 합니다.

학생, 청소년들의 건강한 토론 문화를 만들어 미래 지향적인 인재로 키우고 동네 사람들과의 수평적 대화로 일상의 갈등을 줄이며 각 단체나

기관,  회사에서 모두 참여하는 의사결정을 할 수 있고 동의하는 결론을 내린다면 반대와 갈등보다는 통합과 성장 동력이 만들어지리라 생각합니다.

그 시작으로 우선 춘천 공감대화마당을 시작했습니다. 참석이 가능한 춘천 시민 모두가 대상이며 강요되는 주제나 제한은 없습니다. 평소에 고민하는 주제나 생각해봤으면 하는 주변의  일들을 중심으로 대화합니다.

의무사항이나 부담없이 매주 목요일 저녁 7시에 한 카페에서 모이기 때문에 자신의 음료값 정도만 있으면 됩니다.

더 많은 분들이 참여하길 바랍니다.

 

보고가 없으면 일이 끝난 것이 아니다.

모든 일에는 시작과 끝이 있다.

시작을 알리는 것도 보고이고 끝을 맺는 것도 보고이다. 그럼에도 우리는 보고를 대수롭지 않게 생각하고 무감각하다.

소통에 대한 관심이 많아지고 있지만 방법에 대해서는 다양한 목소리가 있으며 정답은 없을 것이다.

소통이 일상적인 잡담이 아니라 무엇인가 일이 진행되면서 결과를 알려주고 과정에 대한 정보를 공유하는 것이다. 그런데 우리는 보고의 습관이 되어 있지 않고 보고에 지나치게 인색하기 때문에 소통이 안된다고 말하는 것이다.

우리의 업무나 일상에서 보고는 매우 중요하다. 보고가 잘 되면 소통이 잘 되는 것이다.

그런데 보고에 대한 이해가 부족하다.

 

보고는 왜 필요할까?

일이 끝나면 보고를 해야 한다. 누군가 시켜서 한 일이라면 일의 결과를 알려주어야만 끝을 알 수 있다. 반드시 누가 시키지 않았더라도 일이 끝난 시점에 결과에 대한 정리가 없으면 계속 진행하고 있는 것이다. 스스로 만든 일이라하더라도 결괴에 대한 확인은 필요하기 때문이다.

보고는 단순히 끝을 알려 주기도 하지만 일을 하면서 나타난 사실과 처리 결과, 성공여부 등 다양한 정보를 포함하고 있다.

일을 끝내지 않고 다음 일을 시작하면 일이 누적되기만 하고 먼저 시작한 일을 흐지부지 만들게 된다.

일을 지시한 사람은 보고가 없으면 일이 아직 진행중으로 생각할 수 밖에 없다. 더구나 정해진 기한가지 보고가 없으면 일을 처리할 능력을 의심하게 된다.

 

보고는 누구에게 하는 것일까?

보통 보고는 일을 지시한 사람이나 윗사람에게 한다고 생각하기 쉽다.

그러나 보고는 위 아래와 상관 없이 일을 한 사람이 나머지 사람들에게 하는 것이다. 처음 만나면 안녕하세요 하듯이 지위나 나이 등의 구분이 없어야 한다.

그리고 반드시 지시한 사람에게만 하는 것은 아니다. 일과 관련이 있는 모든 이해 당사자에게 결과를 알려 주어야 한다. 일의 결과가 영향을 주게 되는 모든 사람이 알아야 하는 것이다.

보고를 하는 사람은 일의 책임자가 하는 것이 가장 좋다. 그것이 가장 신뢰 받는 방법이다.

 

보고의 형식은?

우리가 보고에 인색하게 된 이유 중 하나가 보고의 형식이다.

보고서의 형식이 따로 있다고 생각하고 문서의 형식을 만들고자 한다. 물론 성격에 따라 보고서의 형식을 갖추어야 하지만 대부분의 보고는 보고서의 형식을 가질 필요는 없다.

일의 결과를 간단히 말로 하는 것도 보고이며 대부분이 이런 형식이다. 누군가 무엇을 물어보면 대답을 하는 것도 하나의 보고 형식이다.

대답을 하는 순간 그 일을 끝나는 것이다.

그렇다면 크고 중요한 것만 보고하는 것이 아니란 뜻이 된다.

작은 일상 속에서 하는 일의 진행을 알려 주고 질문에 답하고 변화된 것이 있을 때 알려 주는 모든 것이 보고이다.

주변에서 벌어지는 작은 것들에 대한 결과나 진행 정보에 대해서는 중요하게 생각하지 않고 말하지 않는 습관이 되다 보니 보고에 인색하게 되는 것이다.

보고는 형식과 절차에 너무 얽매이지 말고 늘 결과를 알려주고 진행을 공유하는 것이 중요하다.

 

보고는 언제 하는 것일까?

우선 일을 시작할 때 시작한다는 사실을 알려주고 끝나면 결과를 알려주는 것이 기본이다.

그리고 중간에 일의 계획이 변경되거나 중단되면 반드시 알려 주어야 한다. 임의로 알아서 하다보면 나중에 보고를 제대로 안 했다는 소리를 들을 수밖에 없다.

또 일이 중간에 실패하게 되면 즉시 보고해야 한다. 그레야 책임이 적어진다.

일의 진행 기간이 길게 되면 중간 보고가 필요하다. 계획이 잘 짜여지고 기간이 충분히 길다면 처음 일을 시작할 때 보고 시점을 정해 놓고 시작해야 한다.

일의 중요도에 따라 최종 보고 전에 보고의 초안을 미리 만들어 협의할 필요가 있다.

 

보고가 없으면 일이 끝난 것이 아니다.

주어진 일을 잘 마무리 하고 일을 잘하는 방법은 보고를 해야할 때 제대로 보고하는 것이다.

 

세상을 살면서 전혀 규칙 위반 없이 사는 것은 불가능하다.

아무리 법을 잘지키고 윤리적일지라도 완전히 지켜내기에 불가능한 것이 규칙이다. 고의로 위반하는 것은 통제할 수 있다쳐도 자신도 모르게 위반하는 경우도 많고 어떤 규칙이 있는지 알지 못하는 때가 맣기 때문이다.

또한, 실수가 없는 사람은 없다. 간단하고 충분히 숙달된 일을 하더라도 실수하는 것이 사람인데 처음해 보는 일이나 난이도가 높은 일은 늘 실수 할 수밨에 없다.

실수를 통해서 배우고 발전하며, 규칙을 이해하고 정비하면서 세상이 발전할 수 있는 것이다.

 

그러나 실수나, 규칙 위반이 무거운 책임이 따르는 경우가 많다.

책임이 무겁지 않더라도 스스로 책임감을 느끼거나 자존심이 상하는 일이 있다.

고의로 하는 범죄는 정상을 참작할 여지가 없지만 자신도 모르게 벌어지거나 타인에 의해서 영향을 받는 사건은 고려해야할 것들이 많다.

이런 것들은 굳이 설명하지 않더라도 대부분의 사람이 이해하는 정서가 있다.

 

그런데 왜, 우리 주변에는 자신의 실수와 잘못에 대해서 거짓말로 변명하는 사람들이 많은가?

그리고 적당히 늘어놓는 거짓말을 이해하고 받아들이며 면죄부를 주는가?

 

거짓말이 범죄 중에 가장 용서 받기 어려운 것이어야 한다.

특히 우리는 힘이 있거나 지위가 높은 사람이 하는 거짓말은 더 쉽게 이해하고 양해해 준다. 그러다보니 거짓말에 대한 죄의식도 없고 무엇이 잘못인지 전혀 알지 못한다.

거짓말 하는 것을 알면서도 책임을 면제해 주는 일이 다반사이다.

그러다보니 큰 잘못을 저질러 놓고는 거짓말로 오히려 더 잘났다고 큰소리 친다.

 

분명 우리는 범죄를 저지르면 합당한 처벌을 받는다는 것을 알고 있다. 그러나 거짓말로 범죄의 사실을 덮으면 그냥 인정하고 넘어가는 것은 잘못된 정서이다.

거짓말에 무감각해지고 거짓말은 일하다 보면 있을 수 있는 일 정도 넘어가 주면 우리 사회는 발전이 없다. 그런 환경에서는 결국 피해는 나에게 되돌아 오게된다.

거짓말에 엄격한 나라일수록 선진국임을 보면 거짓말을 쉽게 용인해서는 않된다.

거짓말 없이 투명하고 솔직하고 대신 이해할 수 있는 실수에 관용을 베푸는 것이 중요하다.

우리가 지금보다 나은 세상에서 살고자 한다면 지금의 거짓말들을 용인하지 말자.

신입사원의 의견은 듣지 않아도 되나요? 신입사원의 생각은 많이 부족한가요?

의사결정 과정에서 많은 회의를 하고 조사를 하면서 경력이 낮은 직원의 의견을 얼마나 들을까?

수습 기간도 지나서 자기 일을 맡았지만 아직 경험이 없고 조직의 생리를 잘 이해하지 못하기 때문에 방향을 결정하고 방법을 선택하는 과정에서 대부분의 의견이 무시되기 일쑤이다.

아무래도 중요도가 높을수록 경험이 중요하다고 생각하는 것이다.

 

그런데 결정된 사항을 실행에 옮기고 행동을 해야하는 사람은 대부분 경력이 낮은 사람일 수밖에 없다.

실제로 일을 하는 사람의 의견이 사전에 반영 되지 않는 것이 현실이다.

 

경력이 낮은 사람들의 의견을 듣고 같이 논의하기에는 정말로 시간 낭비일까?

그렇게 생각하지 않는다.

경력과 위치에 따라 공개할 수 없는 정보가 있다면 모를까 그렇지 않다면 동등한 수준의 대화가 필요하다. 발생한 일이나 결정해야할 내용에 대해서 실무를 담당해야 할 사람들의 의견이 더 중요할 때가 많다.

함께 의논하면서 단순히 듣기만하고 무시해서는 안된다. 그중에 쓸만한 내용은 반영해야 하고 반영하기 어렵거나 잘못 알고 있는 것이 있다면 분명하게 이유를 설명할 수 있어야 한다.

직원이 이해하지 못하는 일은 제대로 실행 될 수 없다.

지시만으로 모든 직원이 행동을 하지는 않는다. 자신이 이해하는 것이 중요하다.

 

함께 의논 할 수 없다면 최소한 결정사항이나 배경에 대해서 이해하고 동의하는 수준까지 설명해야한다.

많은 리더는 직원에게 일의 내용을 설명하는 과정을 생략한다.

하나는 그 정도의 일이면 스스로 알겠지 하는 생각이 있고 두번째는 자신도 정확하게 설명하지 못하기 때문이다. 이것은 스스로도 정확한 이유와 배경, 목적 등을 알지 못한다는 것이다.

마지막으로 아랫사람이므로 시키는 일만 하면 된다는 사고가 지배하고 있을 때이다.

 

세가지 어느 경우나 문제이다.

첫번째와 두번째의 이유라면 더구나 직원과 함께 의논하며 일의 개념과 정의를 확실히 할 필요가 있다. 그리고 공동의 목표를 정확하게 설정해야 한다. 그래야 직원의 참여가 높아진다.

세번째의 이유는 시대의 흐름을 읽지 못하는 것이다.

경험이 적을 수록 일을 정확하게 예측하고 예상되는 문제점을 알지 못하겠지만 순수한 생각으로 기본에 충실하고 새로운 아이디어를 낼 가능성이 많다. 더구나 시대의 변화를 적용하기에 유리하다.

 

이때 경험이 낮은 직원 역시 선배들에게 자신의 생각을 이해 시키는 노력을 해야한다. 단순한 주장이 이나라 근거와 자료를 바탕으로 대안을 제시하는 훈련을 해 나가는 것이다.

반복되는 이견 교환과 논의를 하면서 자연스럽게 회사의 분위기나 정책, 철학 등을 이해할 수 있다.

별도의 과정으로 직원을 교육하기 보다는 회사에서 하는 일 중심의 사고와 논의를 통해 역량을 높여갈 수 있다.

그동안 직원들과 논의하는 습관이 잘 되어 있지 않다. 일방적인 보고 전달식의 회의와 지시에 익숙하기 때문에 경영자들이 의지를 갖고 꾸준히 시도해야 한다.

더불어 직원들이 논의하고 다른 의견을 내는 기회를 많이 만들고 훈련 시켜 스스로 참여하는 문화를 만들어야 한다.

 

한 두번의 노력으로 되지는 않지만 대화와 토론을 통해 의견을 모을고 참여를 만드는 방법은 많이 있다.

 

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직원이 자기 몫을 다하고 갖고 있는 능력을 최대한 발휘할 수 있다면 얼마나 좋을까?

조직을 운영하는 많은 사람들의 공통된 고민이고 다양한 방법을 시도해보고 있다.

인사관리에서 가장 많은 이론이 있고 주목 받는 분야가 리더십과 더불어 동기부여일 것이다. 이 두가지는 별개의 것이 아니라 직원을 동기부여 시키는 능력의 리더십의 중요한 요소이므로 같은 영역이라고 볼 수도 있다.

방법은 잘 모르지만 동기부여가 필요하다고 생각한다. 그래서 고민하는 것이다.

직원에게 즐거움을 주기도 하고 보상에 대해 고민하고 근무환경을 개선하며 스스로 희망을 갖고 적극적으로 자기 일을 잘해 주기 바라고 있다.

시대가 바뀌면서 동기부여의 대상과 함께 관점이 바뀌고 있다.

 

동기부여가 의미하는 것은 일하는 이유를 깨닫고 자신의 가치를 일에 부여하는 것이다.

자신이 가치 있다고 생각하는 일에 몰두하는 것이 최근의 경향이다. 시키는 일을 하는 시대는 지나가고 있으며 리더 역시 스스로 알아서 해주길 바라고 있다.

그렇다면 스스로 알아서 할 일이 있어야 한다.

 

자신의 회사가 어떤 회사인지는 알고 있다. 그리고 자신이 무엇을 해야 하는지도 알지만 그 일이 나의 일처럼 느껴지지 않기 때문에 알아서 하기 어려운 것이다.

아이러니하게도 사람은 남이 시키는 것에 대해서 흥미를 잃는다. 그러면서 알아서 하지도 않는다. 어쩌면 이것이 조직에서 가장 큰 고민이다.

이유는 무엇일까?

해야하는 일을 스스로 결정하지 않았기 때문이다. 내가 무엇을 왜 해야 하는지 어떻게 할 계획인지 스스로 결정하지 않았기 때문이다.

흔히 알아서 하라고 하지만 목표와 결과를 정의해 놓고 알아서 책임을 지라는 형식으로 넘겨 주는 일이 대부분이다.

 

 

직원이 성과를 내기 바란다면 그 들이 직접 결정하게 해야 한다.

목표를 만들고 결과를 결정하며 방법을 계획하는 과정에서 자신의 의견이 충분히 반영되면 남이 시킨 일이 아니라 자신의 일이 되고 누가 주문하지 않아도 자기 책임을 느끼게 된다.

사람은 스스로 참여한 일에 대해서 더 많은 애착을 가질 수밖에 없다. 그리고 더 열심히 일할 가능성이 많아진다.

직접 결정한 일이라고 알아서 하는 것은 아니다. 직원의 참여로 결정된 일을 추진하고 관리하는 것은 회사의 역할이 중요하다. 적절한 규제도 필요하며 보상 체계도 갖추어야 하고 자원의 효율적인 배분도 해야 한다.

스스로 의사결정을 한 일에 대한 규제와 책임, 역할 등을 스스로 이해하고 공유하게 되면 자기 일로 인식하게 된다.

 

직원 스스로 결정하도록 하는 것이 가장 중요한 동기부여 요소인 것이다.

회사의 의사결정 과정에 직원이 참여하는 구조를 만들어야 한다.

 

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리더는 많은 의사결정이 필요하고 늘 의사결정의 연속이다.

 

나는 “결정이 곧 실행이다”라고 생각한다. 사람들이 결정이 확실하지 않기 때문에 움직이지 않는다는 것이다. 개인 뿐 아니라 기업이나 조직에서도 마찬가지이다.

아마도 기업의 경우에는 결정되지 않는 것을 실행하는 것은 불가능할 것이다.

그렇다면 어떻게 결정을 해야 하는가?

 

당신의 결정은 근거가 충분한가?

 

이미 살펴본 것처럼 결정을 위한 근거는 반드시 필요하다. 과거의 경험과 지식을 기반으로 새로운 결정을 할 수 있다.

그런데 단지 과거의 경험만으로는 새로움에 대한 예측이나 추정은 쉽지 않다.

 

우리에게는 많은 동료가 있다. 만일 기업이나 조직의 대표라면 아랫사람이 많을 것이다.

새롭게 해야 하는 일이라면 함께 일을 하는 동료가 의사결정의 중요한 요소이며 그들의 판단과 지혜를 모아야 한다.

누구나 다른 사람의 의견을 충분히 듣고 결정하겠다고 한다. 그러면서 자신에게 다른 생각이나 쓴소리라도 많이 해 달라고 한다. 당연한 이야기이다.

조직의 리더 역할을 하면서 다른 사람의 다양한 의견에 귀 기울이겠다고 하는 것이다.

그렇지만 우리가 생각하지 못하는 것이 있다. 늘 다른 사람들의 의견을 듣기는 하지만 듣기만 한다는 것이다.

 

예를 들자면 직원의 의견을 듣겠다며 여러 사람들로부터 냉정한 평가를 받고 겸허하게 수용하겠다고 하는 리더가 있다. 이 리더에게 많은 사람들은 자신의 의견을 정리해서 전달하고 리더는 그 의견을 잘 살펴보고 타당한 의견을 수용하기로 결정한다.

이런 모습이 좋은 의사결정의 모습이기는 하지만 진짜 의사결정으로 보기에는 부족한 면이 있다.

다른 사람의 의견을 바탕으로 자신의 의견과 비교하고 토론을 통해 해당 의견의 타당성과 장,단점을 따져 보지 않는다. 그러면 좋은 의견을 듣기는 했지만 내 마음속에서 완전히 동의가 되는지 상대방이 말한 것이 정확하게 어떤 의미인지 파악하기가 쉽지 않다.

토론이나 논쟁을 통해 합의 되지 않은 의사결정을 선언적인 의미는 갖지만 실제 이해당사자가 모두 동의하며 실행에 옮기는 동력을 갖지 못한다.

 

다른 사람으로부터 받은 좋은 의견이든 나쁜 의견이든 단순한 목록으로 끝나지 않으려면 결정권자는 주어진 의견을 소재로 토론을 해야 한다.

토론이 일상화 되어야 의견을 검증하고 오류를 줄이며 많은 사람들이 동의하는 공동의 주장이 만들어진다.

사람들은 자신의 의지가 반영된 주장이 결정될 때 더 열심히 실행에 옮길 것이다.

 

토론이 없다면 리더조차 자신이 결정한 것에 회의를 품고 실행에 최선의 노력을 하지 않는 것을 종종 볼 수 있다.

 

리더라면 자신과 함께 일하는 사람과 많은 대화를 해야한다. 최종 결정을 하기 전에 동료로부터 듣는 좋은 정보와 판단을 근거로 논쟁을 하며 의견을 수렴하고 모두가 따를 수 있는 의사결정을 할 수 있다면 불확실한 미래라도 따라주는 사람이 많을 것이다.

또한, 리더가 토론을 일상화 한다면 동료들은 리더가 자신을 의사결정의 파트너로 여긴다고 생각하게 된다. 이는 한마음 한 뜻으로 조직의 정렬에 많은 도움을 준다.

 

의사결정을 위한 중요한 요소가 토론이지만 토론은 더 많은 이익을 가져다 준다.

 

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