너무 형식을 따져서 내용은 없고 비현실적이며 고리타분하다. 요즘 흔히 하는 말이다.

맞는 말이다. 그동안 형식과 의전, 예의 등의 핑계로 전혀 현실을 반영하지 못하는 일들이 비일비재 했으니 그렇게 느낄 수 밖에 없다.

그런데 일을 하다보면 그렇게 형식만 따진다고 불평하던 사람도 형식이 중요하다고 한다. 단순히 해오던 습관이나 타성 때문에 그런 것일까?

아니다, 의외로 형식이 아주 중요하다.

 

우리가 형식을 잘못 이해하고 있기 때문에 지금까지의 형식에 대해서 불만이 생기는 것이다.

우리가 갖는 불만의 대부분은 형식을 만들고 형식에 맞추어 채워 넣기 바쁜 일을 하다보니 생긴 것이다. 그렇다면 불만을 가질 수밖에 없다.

형식과 내용의 중요성을 놓고 보면 내용이 더 중요하다는데 대부분 이의는 없는 듯하다. 그렇지만 일은 형식에 맞추는 것이 필요하다. 형식을 제대로 만들고 필요할 때 활용해야 한다.

 

형식에 맞게 내용을 만드는 것이 아니라 내용을 만들면 형식이 만들어져야 하는 것이다.

형식에 맞는 내용을 만드는 것이이 아니라 만들어진 내용을 보고 활용하기 좋은 형식으로 바꾸어야 하는 것이다.

그동안 이미 만들어 놓은 정해진 틀에 새롭게 생기는 결과는 맞추느라 힘들었다. 형식이 먼저였기 때문이다. 채우기 위한 형식이 아니라 내용을 꺼내보기 쉬운 형식이어야 한다.

일을 하는 사람들은 최선을 다해 결과와 내용을 만들어 내면 된다. 대신 어떤 프로세스나 시스템에서 만들어진 내용을 활용하기 좋은 다양한 형태로 만들어 줄 수 있다면 저절로 형식화 된다.

이렇게 형식화 되면 내용과 정보를 활용하기 쉬워지고 다음 일에 유용한 자원이 된다.

 

그래서 우리가 사전에 만들어야 하는 것은 형식이나 틀이 아니라 내용과 결과, 정보가 어떻게 활용되어질 수 있는지, 누가 사용하게 되는지 등을 기획하고 상황에 맞게 가공 될 수 있는 체계를 만들어 구성하는 것이다.

최근에 이런 필요성에 따라 다양한 솔루션이 존재한다. 업무에서 가장 늘 사용하는 각종 컴퓨터 프로그램들이 그런 역할을 한다. 계속 새로운 것이 만들어지고 상황에 맞게 변하고 있기 때문에 조금만 노력을 기울여도 효과를 극대화 할 수 있다.

예를 들어 단순히 회의 일정을 하나 정하면 관련자들에게 자동으로 통보되기도 하고 상대방의 일정에 자리잡아 놓치지 않고 중복되는 것을 막아 줄 수 도 있다. 더불어 회의 주제를 선정하면 관련 자료를 함께 연계해서 정리해 주는 체계를 만들수도 있다. 이렇게 형식을 만드는 것은 컴푸터 같은 자동화된 시스템을 이용하는 것이 좋다. 대신 사람들은 생각하며 내용의 질을 높이고 더 좋은 활용방법을 찾아내는 일을 해야 한다.

 

좋은 내용은 적절한 형식이 있을 때 빛을 발하고 가치를 얻게 된다. 형식을 무시하면 안된다. 경우에 따라서는 형식을 염두에 두고 내용을 충실하게 만들 수도 있다. 그렇다고 고정된 형식에 발목 잡혀서 변화와 발전을 무시해서는 안된다.

형식은 시대와 상황에 따라 변한다. 그러나 형식을 채우는 내용은 변하는 것이 아니다. 계속 늘어나면서 더 좋은 내용이 인정 받는 것이다.

형식을 위한 내용이 아니라 내용을 활용하기 좋은 형식을 끊임없이 개발할 필요가 있다.

 

내가 다양한 형태의 업무자동화에 관심을 갖는 이유이다. 단순 업무, 반복 업무 형식에 맞추어 일하지 않고 내가 만들고 얻어내는 다양한 내용이 자동으로 분류되고 연결되어 필요한 형식대로 정리 되고 처리 된다면 사람들은 더 창의적이고 발전적인 일을 할 수 있다.

업무 자동화를 위한 시스템에 관심을 갖고 활용하자. 일잘하는 조직이 필요하다.

bnbnb

 

일을 하는 과정과 결과를 기록으로 남겨야 한다.

우리가 하는 일은 대부분의 일은 과거의 것과 단절된 전혀 새로운 것은 많지 않다. 또, 전에 했던 일을 참고해서 일을 해야 할 때도 많다. 일을 하면서 얻은 경험은 우리의 몸과 기억속에 충분히 쌓이면서 특별한 기록이 없더라도 문제가 없는 경우도 많다.

대표적으로 업무의 결과를 기록하는 방법은 회사에 많이 쓰는 업무일지처럼 하루의 처리 업무를 기록하는 연대기식 기록하는 방법이고 일의 프로젝트 단위로 진행과 결과를 백서 형식으로 기록하는 것이다.

두가지 방법 모두 장단점이 있으므로 상황에 따라서 적절한 방법이 있다.

 

wr

 

 

그러나 두가지 방법을 함께 사용해야 기록의 효과를 제대로 볼 수 있다.

하루의 일과를 기록하다보면 여러가지 일을 처리한 그날의 활동 상황을 알 수 있다. 그러나 특정 프로젝트에 대해서는 시작에서 부터 지금까지 진행된 일의 진척이나 흐름을 파악 할 수 없다.

프로젝트 단위의 기록을 할 때는 프로젝트마다 일정한 속도로 진행 되는 것이 아니고 업무의 양이 달라 일의 배분이나 우선순위가 상대적으로 떨어지는 일의 관리가 안되기도 한다.

대부분 두가지 형태의 기록을 병행한다. 통상 일정한 주기(하루, 한주)의 기록을 기본으로 하고 특정 프로젝트는 마일스톤에 도달할 때 또는 종료되거나 중대 변화가 있을 때 보고서를 작성한다.

그렇지만 두가지 기록이 서로 연관성이 없는 일을 하는 것은 아니다. 단지 기록의 형태만 다를 뿐 같은 일이다.

그러므로 하나의 기록 방법으로 프로젝트별 진행 사항을 파악하고 일정별 업무를 연계할 수 있으면 좋다.

 

몇차례 소개한 PODIO를 통하여 일의 진행에 따라 일정, 자원의 활용, 과정과 결과의 보고, 계획과 이해 당사자들을 함께 기록 관리 할 수 있다.

초기에 프로세스와 연관 관리가 필요한 항목에 대한 구성만 잘하면 업무의 흐름을 빠뜨리지 않고 확인하고 진행 이력을 모두 확인 할 수 있다. 더구나 진행 과정에서 변경되고 추가 되는 업무가 있으면 얼마든지 구성을 변경 확장 할 수 있으므로 업무의 연결관리가 가능한 프로그램을 활용할 필요가 있다.

 

일을 잘 한다는 것은 단순히 지식이나 기능이 뛰어난 것을 말하는 것이 아니다. 반복되는 일이거나 새로운 일이거나 절차와 순서에 따라 정해진 단계를 거쳐야 하며 업무를 파악하기 쉽게 운영하고 기록하여 좋은 본보기를 만들어 다시 활용할 수 있는 자원을 확보하는 것들을 포함한다.

특히 나는 요즘 일을 잘한다는 것을 동료와 함께 일하는 능력이 뛰어나다는 것이라고 생각한다. 그러려면 동일한 언어로 의사소통하며 기록을 공유하고 이해할 수 있어야 한다.

업무기록을 잘하는 것은 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

무턱대고 시작하는 일은 없다. 최소한 무엇을 할 것인가? 어떻게 할 것인가? 왜 하는 가 등 한가지 이유라도 있어야 일을 하는 것이다.

여기서 말한 한가지 이유가 본인이 결정한 의사결정 사항이다.

그래서 의사결정은 일의 성패를 좌우하는 가장 중요한 행동이기도 하고 일의 시작점이고 하다. 결정을 해야 일을 할 수 있기 때문이다.

 

그렇다면 우리는 아주 많은 의사결정을 한다는 뜻이다. 좋은 결정이라도 실행을 제대로 하지 않으면 무용지물이지만 의사결정이 잘되면 일의 결과가 좋을 수 있는 가능성이 아주 많아진다.

반대로 실행은 잘 하지만 의사결정이 제대로 이루어지지 않은 일은 엉뚱한 결과로 갈 수 밖에 없다.

의사결정의 일에서 가장 중요한 이유이다.

 

이렇게 중요한 의사결정을 우리는 어떤 근거로 하는가?

뛰어난 직관과 감으로 아무 거리낌없이 결정하는가? 그럴수도 있다. 그것이 더 정확할 수도 있고 일반적인 방법이기도 하다.

그렇지만 좀 복잡하고 중요하거나 개인의 일이 아닐 때는 누구도 쉽게 자신의 직관만으로 결정을 장담하기는 어렵다. 성공한 많은 사람들의 의사결정 행동을 보면 탁월한 직관과 선택으로 결단력있게 자신의 성공을 이룬 모습을 많이 본다. 그러다보니 리더의 통찰이 의사결정의 대부분으로 착각한다.

순간적이고 즉흥적으로 보이는 많은 탁월한 결정은 그들이 과거 쌓아온 경험과 지식에 근거하고 시대를 읽는 혜안이 있기때문에 가능한 것이다.

뛰어난 많은 결정은 과거에 확보된 근거가 충분한 것이다.

 

우리는 의사결정의 충분한 근거를 갖고 있을까?

누구나 일을 하면서 쌓아온 경험과 이력이 있다. 그동안 보고 듣고 실패하면서 여러사람과 같이 일해온 경험이 있다. 근거는 충분하게 갖고 있다.

그렇지만 단편적인 경험으로 남아있거나 확실하지 않은 기억으로 존재 하기가 일쑤이다.

그동안의 활동의 경험과 결과를 제대로 기록하지 않았기 때문이다. 기록했더라도 각각의 것들이 서로 연관 되어 있지 않고 단절되어 있기 때문이다.

과거 경험과 결과의 체계적인 기록은 큰 규모의 조직이나 기업만의 일이 아니다. 개인이라도 다양한 활동에 대한 연결 고리를 만들고 필요에 따라서 활용할 수 있는 기록을 해야 한다. 그것이 나중에 의사결정을 위한 근거로 활용될 수 있다.

개인이 과거 경험과 결과를 관리하는 좋은 방법으로 최근에 유용한 툴이 많이 소개되고 있다. 대부분 개인이 원하는 수준으로 활용하기에 무료로 충분한 것들이다.

나는 PODIO를 활용하여 일의 흐름을 파악하고 관리한다. 더불어 자료관리를 위해 Evernote, Airtable, Google Docs 등을 병행 사용하고 연결시켜 활용한다.

PODIO를 개인 업무 관제탑으로 사용하고 있는 셈이다. 관제탑의 지시에 따라 각각의 기능이 통제되고 활용된다.

이렇게 모여진 경험과 결과의 기록이 다음 의사결정에 근거로 작용한다.

 

그리고 결정된 일을 수행하는 과정 역시 PODIO를 통해 기록되고 추적된다. 많은 직원들의 방대한 업무 기록을 관리하는 시스템에 미치지 못하더라도 개인의 활동과 과거의 기록을 유지 관리 하기에는 더 없이 충분한 시스템이다.

여기서 전제 되어야 하는 것은 사용자가 의식적으로 정리하고 기록해야 한다.

의사결정의 근거를 확보하고 신뢰성을 높이기 위해서는 근거로 삼을 수 있는 기록이 절실하다.

괴거의 기록이 반드시 현재의 결정에 맞는 것은 아니지만 과거의 기록을 바탕으로 트랜드와 방향을 판단할 수 있는 통찰을 더한다면 좋은 의사결정이 될 가능성은 아주 높아진다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

 

Photo by Creative Ignition