지난번 다이어리 대신 노트를 쓰자에서 언급 한 내용을 좀더 보완하고자 한다.

우리는 약속의 중요성을 잘 알고 있다. 약속을 잘 지키던 그렇지 않던 정해진 약속을 항상 기록하고 관리한다.

달력에 빼곡히 일정을 적어 놓고 정해진 날을 잊어 버맂 않고자 애를 쓰고 약속도 잘지킨다.

그러다보니 매일 할일에 대한 달성 여부를 따져가며 일정관리를 한다.

회사에서도 매일 매주 업무일지를 작성한다.

업무일지에는 오늘 한일과 내일 할일에 대해서 자세하게 기록하고 일을 놓치지 않으려고 애쓴다.

그러면 하루의 일에 대한 처리는 완벽해 질 수 있지만 특정 일에 대한 흐름 관리가 안된다.

일이란 것은 단발성으로 끝나는 단순 행동도 있지만 그렇지 않은 경우가 더 많다. 단순행동이라면 오히려 일정 관리가 별 필요 없다.

문제는 여러단계를 거치고 다른 일과 얽혀서 시간을 갖고 진행하는 일을 달력에만 적어 놓고 순간순간의 행동에 집중하다 보면 뭔가 일은 많이 했지만 원하는 결과가 나오지 않게 된다.

하나의 일에 대해서 각각의 다른 일정과 흐름을 관리해야 하고 연관된 사람과 자원, 파생 사건에 대해서 이력관리도 필요하다.

단순한 일정 관리로 해결 할 수 없는 단계와 과정 관리가 필요한 프로젝트성 일이라는 것이다.podio

그러므로 날짜 중심의 일 관리가 아니라, 일을 중심으로 진행 날짜를 관리하는 것이 더 효과적이다.

지금의 다이어리나 플래너로는 쉽지 않지만 IT 기반의 좋은 툴이 많이 있다.

나는 몇번에 걸쳐서 소개하고 있는 PODIO를 이용한 프로젝트 관리방법을 이용하고 있다. 처음에 구조만 잘 세팅하면 일의 흐름과 과정을 관리하는 데 아주 유용한 툴이다.

어쩄든 일정이 중요하지만 일을 효과적으로 하고자 일정을 관리하는 것이라면 일의 흐름을 관리하자.

 

[김철호의 일터 생각]

스마트워크 열풍이다.

스마트워크가 미래의 모습이고, 반드시 구축해야만 시대에 뒤떨어지지 않는 것으로 생각하고 있다.convsersation photo

틀린 말은 아니지만 스마트워크를 이해하는 정도에 따라 본질에서 벗어나서 엉뚱한 에너지를 쓰면서 효과를 보지 못하는 경우도 많다.

어떤 때는 스마트워크가 불편하다. 이말은 스마크워크를 제대로 하지 않기 때문일 수도 있다.

그러나 만나는 사람마다 스마트워크를 부르짓고, 교육하며, 잘난척하기 바뿐 것이 현재의 상황이다.

스마트워크에 대하여 정의를 제대로 내리거나 이상적인 모습을 주장하기에는 능력이 모자라지만 요즘의 스마트워크가 불편한 점을 말할 수 있을 듯하다.

대부분 스마트워크를 하면 업무의 효율이 높아지고 생산성이 올라가는 것으로 인식하기 때문에 좀더 일을 잘 할 수 있는 구조를 꿈꾼다.

그러다보니 일의 실수와 오류를 방지하고 최소한의 노력으로 결과를 얻고자 한다.

맞는 말이다. 일은 최소한의 노력으로 결과를 얻는 것이다. 그렇지만 일을 하는 것은 사람이 하는 것이다.

사람이 일을 한다는 것은 기계와 다르게 정해지고 주어진 일만 하는 것이 아니라 좀더 나은 결과를 위해 생각하고 발전하는 것이다.

그런데 스마트워크만 부르짓다보면 지금의 일에서 벗어나 다른 생각을 하거나 다른 사람과 대화를 하고 의견을 공유하는 것이 시간 낭비로 여겨기는 경우가 있다.

특히, 동료와 일을하면서 서로 대화하거나 토론과 논쟁을 통해 새로운 결론을 찾아내는 과정을 가장 비생산적인 일로 치부하면서 작자 자신의 일의 성과를 공유하거나 전달하고 통보하는 것으로 일을 마무리 하는 경우가 많다.

그렇게 하는 것이 일 잘하는 것처럼 보인다.

정말 그럴까?

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스마트워크를 하라는 것은 일 속에서 헤메지 말고 효과적으로 끝내고 동료들과 더 많은 토론과 유대관계를 갇게 만들고 발전 방향에 대해서 함께 고민할 시간과 여유를 확보하기 위함은 아닐까?

사람들과 더 많은 대화를 하고 전략을 세우고 의사결정할 수 있는 시간을 갖기 위해 스마트워크를 해야하지 않을까?

더 나아가 개인의 여유시간과 휴식을 더 많이 확보하기 위한 것은 아닐까?

단지 더 많은 일을 하기 위한 스마트워크는 점점 불편할 수 밖에 없다.

Photo by plantronicsgermany

 

 

지난번에 PODIO의 기본 기능과 특징에 대해서 살펴 보았다.

이번에는 PODIO의 사용 방법을 알아보기 전에  PODIO의 Data 구조와 관리에 대해서 잠시 설명 하고자 한다.

IT 업계에 종사 하거나  학교에서 전공하지 않았기 때문에 전문용어에 대한 이해가 부족하기에 용어에 대한 설명이 이상할 수도 있지만 오히려 비전문가가 이해 하기에 쉬울 수도 있다.

우리가 생각하는 Database의 다양한 자료 특성은 거의 모두 사용 사용 가능하다고 보면 된다.

일을 하면서 생기는 각종 기록거리 들은 문자, 숫자, 그림, 파일, 연락처, 지도, 금액 등 다양하다.DB

지난번에 말한 것처럼 Workspace 안에 App을 설치하게 되면 각각의 App을 구성 할 수 있는 Data의 항목을 정해주게 된다. 예를 들면 주소록을 만들고자 할 경우 포함되어야 할 항목이 이름, 전화번호, 주소, 우편번호, 생년월일 등 여러가지 유형의 Date가 들어간다.

이렇듯 원하는 업무 관리 형태에 따라 App의 구성을 만들 수 있다. 이렇게 만드 App 안에 Item을 추가 하게되면 같은 구성을 갖는 여러개의 정보를 갖게 되는 것이다.

그 구성은 오른쪽에보이는 그림처럼 다양한 구성을 갖고 있다. 그림에서는 아래 부분이 잘려져서 다 나오지 않았지만 중요한 항목을 볼 수 있다.

특징적인 것을 몇가지 살펴 보면

  • Text는 말 그대로 문자를 입력하는 Data filed 이다. 짧은 제목이나 긴 메모형이나 같은 텍스트로 정의 하면 된다. 저의 할 때는 Text 버튼을 마우스로 집어서 왼쪽에 옮겨 놓으면 Text 필드를 하나 구성한 것이다. 그리고 입력 화면에서 필수로 입력을 받아야 하는지, 한줄로 입력을 받을지 아니면 메모형으로 여러줄 입력을 받을지 선택할 수 있다. 다른 모든 항목들도 이렇게 필요한 항목을 오른쪽으로 옮겨 놓고 추가 옵션을 선택 해주면 된다.
  • 다음 Category 항목은 해당 자료의 분류가 어떻게 되는지 미리 분류 항목을 만들어 놓고 선택하도록 하는 형태이다. 예를 들면 일이 긴급, 보통, 느림 세가지가 있다면 세개의 버튼을 만들어 놓고 선택해서 해당 자료의 분류에 따라 검색이나 소팅이 가능하도록 하는 것이다.
  • batch_processRelationship은 PODIO를 사용하는데 가장 중요한 데이터 항목이다. 대부분의 Database 프로그램이야 이 기능이 기본이지만 개인이 프로젝트 관리하면서 자료 관리하는 경우에 새로 Database를 만들고 구성하는 것은 쉬운일이 아니다. 이 항목은 Data가 연결 되어지는 다른 App이나, 연락처, 등 PODIO내에서 관리 되는 다른 자료와 연결시켜준다. 예를 들면 고객서비스 App에 Relation이 대상 항목으로 구매고객 App을 연결시텨 놓았다면 고객서비스 발생시 Relationship 항목에서 자동으로 불러오는 구매고객 App의 데이터중 필요한 고객을 선택하면 된다. 그러면 나중에 구매고객 App에서 특정 고객을 선택 했을 때 다른  App에 연결 되었던 이력이 모두 나열 되므로 업무의 진행에 대한 통합관리가 가능하다.
  • Link는 참고가 필요한 웹사이트 주소를 입력하면 해당 주소의 간단한 이미지와 Description이 연결되어 다음에 바로 접속할 수 있다.
  • Map은 주소나 특정 건물을 입력하면 자동으로 구글지도가 캡쳐되어 삽입된다.
  • Money는 하폐의 선택 단위를 포함해서 비용을 입력하는 것이다.
  • Progress는 진행률을 마그래프 형식으로 입력하는 것으로 수동으로 슬라이딩 입력해야 한다.
  • Calculation은 단가에 수량을 곱하여 총계를 내듯이 숫자나 금액으로 된 부분의 계산식을 일벽해 놓으면 자동으로 계산되어진다. 간이 엑셀처럼…
  • 그리고 추가로 Star RatingCustomer Voting 기능이 있어 관리자나 다른 사람의 평가, 선택 결과를 받는 방법으로 이용할 수 있다.
  • Tag를 부여 할 수 있고 Task를 입력할 수 있도록 되어 있어 Todo리스트 관리에 활용할 수 있고 Due date를 적고 Calendar와 더불어 통합 관리도 가능하다.
  • File 첨부 기능은 Google Drive, Dropbox, Box, Onedrive 등과 연동시켜 파일을 첨부 할 수 있도록 되어 있어 자체 저장 공간을 이용하지 않고 대규모의 파일을 첨부할 수 있다.

다른 구조적 특징은 다음 기회에 살펴 보기로 하자.

Podio App For Android Animation

프로젝트관리와 업무 관리용으로 사용하는 PODIO에 대해서 정리하고 있다.

많은 프로젝트 관리 툴 중에서 개인이나 소규모 조직에 특별히 추천하는 이유와 특징을 살펴보고자 한다.

대부분의 프로젝트 관리 툴은 뛰어난 기능과 잘 잡혀 있는 프로젝트 개념과 더불어 전문가가 사용하기 어렵다는 점과 비용의 부담을 동반한다.

그렇다고 PODIO가 간단한 것만 가능한 저가 프로그램은 아니지만 사용하는 대상과 수준에 따라 최적화된 기능을 이용할 수 있다. 유. 무료의 기능 차이도 거의 없다.

PODIO의 매력은 어디에 있나?

첫째로 간단한 가입과 사용이 쉽다는 것이다.podio_price

무료 가입자의 경우 내부직원 5명과 외부직원 5명까지의 제한과 몇가지 추가 서비스 이외에는 기능상의 제한이 거의 없다는 것이다.

더구나 업무상 발생하는 파일의 저장 공간에 대해서도 다양한 클라우드 서비스(dropbox, onedrive, box, google drive, evernote 등)를 기본으로 활용하므로 전혀 차등을 두고 있지 않다.

또한 설치형 프로그램이 아니라 웹베이스의 프로그램이며 스마트폰과 태블릿에서만 앱을 설치하면 어떤 환경에서든 동일한 작업환경을 유지할 수 있으며 협업과 공유가 편리하게 구성되어 있어 인터넷이 되기만 한다면  언제 어디서나 효과적인 스마트워크가 가능하다는 점이다.

두번째로 구성 체계를 살펴 보자

The Podio Structure GraphicPODIO는 상위의 개념으로 Organization을 정의 하고 있다. 자신이 속한 회사나 최상위의 조직이다. 하나의 계정 안에 여러개의 Organization을 가질 수 있으므로 여러 회사의 일을 관리하거나 회사와 개인을 나누어 관리 할 수도 있다.

다음으로 Workspace를 정의하고 있는데 단순히 회사내의 부서로 볼 수도 있지만 자신이 하고 있는 영역을 정의할 수도 있으며 갯수의 제한은 없지만 관리가 가능한 정도로 설정 하면 좋을 것이다.

Workspce 아래에 App을 설치 할 수 있다. 이부분의 PODIO의 뛰어난 장점으로 볼 수 있는 것으로 자기 업무 카테고리를 구분하여 관리 단위를 설정하는 것이다.

예를 들면, 영업 담당이라면 고객의 연락처 관리하는 App을 하나 설치하고, 고객들에게 제출하는 제안서를 관리하는 App을 설치하며, 미팅약속을 관리하는 Schedule App을 설치하는 식이다.

더불어 강력하고 핵심적인 기능은 서로 다른 App에 등록된 Data를 서로 연동시켜 유기적으로 변경되는 업무 진행이 자동으로 기록 된다는 것이다.

마지막으로 각각의 App에 Item이 추가 된다. 예를 들면 프로젝트를 관리하는 App을 설치 했다면 새로 생긴 프로젝트, 진행중인 프로젝트들이 여러개가 있으니 그것들을 추가 하게 됩니다. 그렇게 추가 된 것이 Item이고 각각의 App별로 Database field를 자유롭게 설정하므로 Item 별로 필요한 내용과 이력을 관리 할 수 있다

그리고 모든 Item에 Task와 Comments를 입력 할 수 있으며 Data Field에 따라 파일 첨부등이 가능하다.

PODIO에서 구성되는 Data Field에 대해서는 다음번에 알아보기로 하자

PODIO에 대한 강좌를 10월 29일에 진행 하고자 합니다. 더욱 자세한 관심과 세팅 활용을 원하면 많은도움이 될 것입니다.

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