글

Quip.com을 써보자.

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다양하게 벌어지는 일과 여기저기서 모아지는 정보들 그리고 그들을 적당히 연결시키고 활용하는 것이 일상이다.

일을 할 때 중요하게 생각하는 것이 좋은 결과를 내기 위해서는 과정을 잘 관리해야 한다는 것이다. 그래서 업무를 정의하고 프로세스를 관리하며 발생되는 여러 이벤트를 관리하는 유용한 방법을 항상 찾는다.

업무프로세스에 관한 나름의 여러 방법을 정리하다보면 끊임없이 새로운 방법이 생기고 더 나은 방법을 시도하고 적응해 보고 있다.

 

기업에서 자체적으로 구축한 업무 솔루션이 아니라 작은 기업이나 개인이 사용하기 좋은 업무솔루션을 무엇이 있을까?

업무관리의 핵심은 기록이다.

진행하는 프로젝트의 흐름과 내용을 기록하며 필요한 정보를 한자리에 모아  관련된 사람들에게 항상 공유하는 것이 중요하다.

프로젝트를 진행하면서 발생하는 다양한 형태의 정보와 기록물 관리를 위해 모두가 사용하는 MS Office나 Google Docs에서 부터 가벼운 메모용 툴, 일정과 할일관리를 위한 생산성 프로그램이 많다.

소기업이나 개인이라면 모두 유료프로그램을 사용한다는 것이 부담스럽다. 일정 범위에서만 무료러 사용하고 고급 기능이나 용량이 커지면 유료로 전환되는 프로그램들이 대부분이다. 잘 사용하던 프로그램도 회사의 정책이 변경되면서 애매해 지는 경우도 있다.

 

새롭게 써보고자 하는 프로그램은 Quip 이다. Salesforce가 인수해서 서비스 중인 비즈니스협업과 관리 등에 유용한 솔루션이다.

많이 사용하는 에버노트나 원노트와 유사한 형태로 폴더를 기반으로 파일을 관리하게 된다. 하나의 파일에 문서와 스프레드시트, 칸반보드, 달력, 이미지 등을 쉽게 구성할 수 있고 사용법도 어렵지 않다. 그리고 파일이나 폴더를 필요한 사람들에게 공유할 수 있으며 함께 수정 할 수 있고 수정 이력 관리가 가능하다.

파일 하나로 프로젝트 전체에 대한 기록을 모두 모아놓을수도 있다. 필요하다면 부서별 폴더를 만들고 폴어내에 진행하는 업무 파일을 만들어진행 사항을 업데이트하면서 프로젝트 공동관리가 가능하다.

팀원에게 업무를 할당하는 것도 가능하며 알람을 통해 메시징 기능으로 업무 메신저로의 역할도 할 수 있다.

 

개인프로젝트 관리를 하더라도 프로젝트별 폴더와 파일을 통해 진행 상황을 기록하고 일정을 관리하며 관련 정보를 모아두는 용도로 사용기에 간편하고 유용한  업무관리 솔루션이 될 듯하다.

OS별 App이 있어 웹이나 모바일 모두에서 사용할 수 있다. 편집기능에서 약간의 에러가 보이긴 하는데 크게 느끼지는 못하는 문제이다.

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설치형 프로젝트 관리 프로그램 qdPM

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프로젝트 관리 방법에 대하여 관심이 많다. 회사를 다니거나 자기 사업을 하거나 모든 것이 다양한 프로젝트의 연속이고 주어진 일을 어떻게 관리하고 결과를 만드는 가가 중요하다.

아마도 프로젝트 관리 도구나 솔루션의 시장이 계속 성장하는 이유일 것이다.

간단하게는 할일 관리에서 부터 역할 배분과 흐름관리까지 포함한 종합적인 프로젝트 관리 솔루션이 다양하다.

관심이 많은 분야다보니 다양한 업부관리 솔루션을 사용하고 있다.

참고 : 자유롭게 일하는 사람들의 업무관리 도구

우리 일의 대부분은 컨베이어벨트 식으로 할 수 없다고 생각한다. 동시에 여러가지 일이 벌어지고 관리해야 하고 기억할 것도 많고 처리할 것도 많다.

동시다발로 벌어지는 일을 노트에 적어 놓는 것만으로는 부족하다. 그래서 일정을 관리하고 관련된 사람들과 협업을 진행하며 그런 모든 것들을 기록해서 찾기 쉽게 만들어야 한다.

그동안 온라인으로 제공되는 다양한 솔루션을 사용해 보았다. 모두 장단점이 있고 개인이나 소규모로 일을 하기에는 무료의 범위에서 충분하고 지나치게 많은 기능을 갖고 있다.

그중 중심에서 사용하고 있는 프로그램은 PODIO 이며 할일과 일정관리로 구글과 연동되는 앱을 사용하고 있다. 업무관리의 부족함은 없으나 오래 사용하다보니 지루해지기도 하고 다른 것을 찾아보던 중에 눈에 들어온 것이 있다.

호스팅을 받고 있는 서버에 직접 설치해서 사용할 수 있는 오픈소스 프로그램을 있다.

qdPM™ Free Web-Based Project Management Software (PHP/MySql)

직접 설치해서 사용해야 하는 것이다보니 프로그램이나 서버에 대한 지식이 전혀 없는 나로서는 어려운 부분이 있기도 했지만 생각보다 설치나 사용이 어렵지는 않다.

설치할 때 프로그램을 다운 받아 서버에 FTP로 올리고 MySql DB를 하나 만들면 된다.

여타의 프로그램 관리 툴과 큰 차이 없이 프로젝트 리스트를 등록하고 각각의 태스크를 등록하면 된다. 각각의 프로젝트나 태스크를 등록할 떄 해당 항목의 상세 정보를 입력폼에 따라 입력하면 된다. 프로젝트의 상태나 종류 등은 이미 카테고리가 분류 되어 있지만 적절히 지우고 원하는 것을 설정하면 된다.

그리고 이미 만들어진 항목이 없다면 새롭게 필드를 구성할 수 있다.

한국어를 지원하기는 하지만 번역이 심각히 엉성하니 영어를 기본으로 하고 필요한 항목명을 한글로 추가하면 된다. 물론 모든 입력은 한글로 아무 문제없다.

등록한 태스크에 일정을 설정할 수 있으며 댓글을 남길 수 있어 업무의 흐름에 대한 기록이나 세부 항목을 설정할 수도 있다.

프로젝트 관리 프로그램이다 보니 여러 사람을 등록하고 업무를 할당하고 참여 시키는 것이 자유롭다.

또한 프로젝으를 진행하면서 각각의 태스크별 일정을 입력하면 간트차트 형태로 일정관리 그래프를 만들 수 있다.

화면의 구성은 복잡한 이미지 없이 간단한 텍스트 기반이라 속도도 빠르고 용량도 작다.

개인이나 소규모의 경우 무료의 범위에서 전혀 문제가 없다.

다만 최근의 프로그램 처럼 화려한 그래픽이나 부가 기능은 없다. 그렇지만 용량의 부담없이 외부에 가입해서 사용하는 것이 부담스럽다면 작접 설치해서 사용하기에 적절하다.

 

프로젝트 관리 솔루션의 기본 기능을 모두 갖춘 것이 장점이며 화려한 부가기능이 없는 것이 장점이자 단점이다.

그리고 설치해서 사용하는 것이므로 모바일용 전용앱은 없다

 

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티콜라(Tcolla)를 아십니까?

업무관리 분야에서 생산성을 위한 솔루션은 종류도 많고 경쟁도 치열한 분야이다.

누구나 자신만의 업무관리프로그램이 있고 늘 더 좋은 프로그램을 찾는 사람들이 많다.

 

그동안 꾸준하게 강조한 것이 업무프로세를 체계화하고 업무 히스토리를 관리에 적합한 자신만의 솔루션을 사용해야 한다는 것이다. 거기에는 업무일지를 기록하는 것과 프로젝트관리, 그리고 자신의 데이터베이스를 어떻게 관리해야 하는가를 포함하도 있다.

세상의 대부분의 일은 혼자하는 것이 아니다. 그렇기 때문에 함께 일하는 동료간의 표준화된 업무프로세스와 공유, 협업 프로그램은 매우 중요하다.

그런 것들을 일목요연하게 관리하여 과거의 기록과 경험을 바탕으로 업무의 효율을 높이는 솔루션이 많다.

 

많은 사람들이 사용하는 프로그램 중에 트렐로가 있다. 칸반보드 형태로 업무의 유형에 따라 해야할 일과 역할에 대한 일종의 게시판으로 쓰기에 좋은 프로그램이다.

나 역시 유형별 업무관리를 위해 많이 사용하고 있기도 하다. 그런데 이것이 좀 아쉬운 부분이 있다. 우선 영문으로 만들어진 것이 가장 큰 아쉬움이다. 영어라고 해도 그리 어렵지는 않지만 메뉴의 구조나 접근 방식이 약간 이질감을 느끼는 것이 사실이다. 세부 항목을 찾아들어가는 것이 의외로 쉽지는 않다.

 

트렐로와 유사한 개념을 갖고 있지만 아쉬운 점을 해결한 국내 솔루션이 있다.

티콜라(Tcolla)란 이름의 국내 프로그램으로 Team Collaboration을 줄여서 작명된 이름이다.

로그인 후 만나는 첫화면은 트렐로의 그것과 유사하지만 훨씬 단순한 메뉴체계를 가지고 있으면서 하나의 일(Task)에 대해서 필요한 정보를 입력과 확인이 쉽도록 구조화 되어 있다.

화면 구성과 배치도 편리하고 원하는 대로 공유와 업무 할당과 파일 저장, 히스토리, 코멘트가 되기 때문에 업무의 공유와 협업을 위한 좋은 솔루션으로 보인다.

업무별 아이콘이 다양하게 준비되어 있고 여러 색깔을 지정할 수 있어 업무 게시판(Dashboard)로 사용하기 적절하다.

그리고 사용법과 메뉴를 이해하기에 매우 쉽고 훨씬 직관적이다. 아직 시작한지 얼마되지 않은 서비스이지만 전혀 무리 없이 쓸 수 있고 운영 정책과 기능이 어떻게 발전할지 모르겠지만 대부분의 업무에서 무료로 아쉽지 않게 사용할 것 같다.

 

티콜라의 핵심적 특징을 요약하면

  • 쉽다. – 별도의 매뉴얼 없이 사용법을 익히는데 어려움이 없다.
  • 업무별, 프로젝트별 히스토리 관리가 잘된다.
  • 공유와 협업이 자유롭다.
  • 무료다.
  • 그리고 완전한 한글이다.

 

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자유롭게 일하는 사람들의 업무관리

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개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

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업무기록을 남겨야 한다면…

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일을 하는 과정과 결과를 기록으로 남겨야 한다.

우리가 하는 일은 대부분의 일은 과거의 것과 단절된 전혀 새로운 것은 많지 않다. 또, 전에 했던 일을 참고해서 일을 해야 할 때도 많다. 일을 하면서 얻은 경험은 우리의 몸과 기억속에 충분히 쌓이면서 특별한 기록이 없더라도 문제가 없는 경우도 많다.

대표적으로 업무의 결과를 기록하는 방법은 회사에 많이 쓰는 업무일지처럼 하루의 처리 업무를 기록하는 연대기식 기록하는 방법이고 일의 프로젝트 단위로 진행과 결과를 백서 형식으로 기록하는 것이다.

두가지 방법 모두 장단점이 있으므로 상황에 따라서 적절한 방법이 있다.

 

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그러나 두가지 방법을 함께 사용해야 기록의 효과를 제대로 볼 수 있다.

하루의 일과를 기록하다보면 여러가지 일을 처리한 그날의 활동 상황을 알 수 있다. 그러나 특정 프로젝트에 대해서는 시작에서 부터 지금까지 진행된 일의 진척이나 흐름을 파악 할 수 없다.

프로젝트 단위의 기록을 할 때는 프로젝트마다 일정한 속도로 진행 되는 것이 아니고 업무의 양이 달라 일의 배분이나 우선순위가 상대적으로 떨어지는 일의 관리가 안되기도 한다.

대부분 두가지 형태의 기록을 병행한다. 통상 일정한 주기(하루, 한주)의 기록을 기본으로 하고 특정 프로젝트는 마일스톤에 도달할 때 또는 종료되거나 중대 변화가 있을 때 보고서를 작성한다.

그렇지만 두가지 기록이 서로 연관성이 없는 일을 하는 것은 아니다. 단지 기록의 형태만 다를 뿐 같은 일이다.

그러므로 하나의 기록 방법으로 프로젝트별 진행 사항을 파악하고 일정별 업무를 연계할 수 있으면 좋다.

 

몇차례 소개한 PODIO를 통하여 일의 진행에 따라 일정, 자원의 활용, 과정과 결과의 보고, 계획과 이해 당사자들을 함께 기록 관리 할 수 있다.

초기에 프로세스와 연관 관리가 필요한 항목에 대한 구성만 잘하면 업무의 흐름을 빠뜨리지 않고 확인하고 진행 이력을 모두 확인 할 수 있다. 더구나 진행 과정에서 변경되고 추가 되는 업무가 있으면 얼마든지 구성을 변경 확장 할 수 있으므로 업무의 연결관리가 가능한 프로그램을 활용할 필요가 있다.

 

일을 잘 한다는 것은 단순히 지식이나 기능이 뛰어난 것을 말하는 것이 아니다. 반복되는 일이거나 새로운 일이거나 절차와 순서에 따라 정해진 단계를 거쳐야 하며 업무를 파악하기 쉽게 운영하고 기록하여 좋은 본보기를 만들어 다시 활용할 수 있는 자원을 확보하는 것들을 포함한다.

특히 나는 요즘 일을 잘한다는 것을 동료와 함께 일하는 능력이 뛰어나다는 것이라고 생각한다. 그러려면 동일한 언어로 의사소통하며 기록을 공유하고 이해할 수 있어야 한다.

업무기록을 잘하는 것은 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

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당신의 결정은 근거가 충분한가?

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PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

무턱대고 시작하는 일은 없다. 최소한 무엇을 할 것인가? 어떻게 할 것인가? 왜 하는 가 등 한가지 이유라도 있어야 일을 하는 것이다.

여기서 말한 한가지 이유가 본인이 결정한 의사결정 사항이다.

그래서 의사결정은 일의 성패를 좌우하는 가장 중요한 행동이기도 하고 일의 시작점이고 하다. 결정을 해야 일을 할 수 있기 때문이다.

 

그렇다면 우리는 아주 많은 의사결정을 한다는 뜻이다. 좋은 결정이라도 실행을 제대로 하지 않으면 무용지물이지만 의사결정이 잘되면 일의 결과가 좋을 수 있는 가능성이 아주 많아진다.

반대로 실행은 잘 하지만 의사결정이 제대로 이루어지지 않은 일은 엉뚱한 결과로 갈 수 밖에 없다.

의사결정의 일에서 가장 중요한 이유이다.

 

이렇게 중요한 의사결정을 우리는 어떤 근거로 하는가?

뛰어난 직관과 감으로 아무 거리낌없이 결정하는가? 그럴수도 있다. 그것이 더 정확할 수도 있고 일반적인 방법이기도 하다.

그렇지만 좀 복잡하고 중요하거나 개인의 일이 아닐 때는 누구도 쉽게 자신의 직관만으로 결정을 장담하기는 어렵다. 성공한 많은 사람들의 의사결정 행동을 보면 탁월한 직관과 선택으로 결단력있게 자신의 성공을 이룬 모습을 많이 본다. 그러다보니 리더의 통찰이 의사결정의 대부분으로 착각한다.

순간적이고 즉흥적으로 보이는 많은 탁월한 결정은 그들이 과거 쌓아온 경험과 지식에 근거하고 시대를 읽는 혜안이 있기때문에 가능한 것이다.

뛰어난 많은 결정은 과거에 확보된 근거가 충분한 것이다.

 

우리는 의사결정의 충분한 근거를 갖고 있을까?

누구나 일을 하면서 쌓아온 경험과 이력이 있다. 그동안 보고 듣고 실패하면서 여러사람과 같이 일해온 경험이 있다. 근거는 충분하게 갖고 있다.

그렇지만 단편적인 경험으로 남아있거나 확실하지 않은 기억으로 존재 하기가 일쑤이다.

그동안의 활동의 경험과 결과를 제대로 기록하지 않았기 때문이다. 기록했더라도 각각의 것들이 서로 연관 되어 있지 않고 단절되어 있기 때문이다.

과거 경험과 결과의 체계적인 기록은 큰 규모의 조직이나 기업만의 일이 아니다. 개인이라도 다양한 활동에 대한 연결 고리를 만들고 필요에 따라서 활용할 수 있는 기록을 해야 한다. 그것이 나중에 의사결정을 위한 근거로 활용될 수 있다.

개인이 과거 경험과 결과를 관리하는 좋은 방법으로 최근에 유용한 툴이 많이 소개되고 있다. 대부분 개인이 원하는 수준으로 활용하기에 무료로 충분한 것들이다.

나는 PODIO를 활용하여 일의 흐름을 파악하고 관리한다. 더불어 자료관리를 위해 Evernote, Airtable, Google Docs 등을 병행 사용하고 연결시켜 활용한다.

PODIO를 개인 업무 관제탑으로 사용하고 있는 셈이다. 관제탑의 지시에 따라 각각의 기능이 통제되고 활용된다.

이렇게 모여진 경험과 결과의 기록이 다음 의사결정에 근거로 작용한다.

 

그리고 결정된 일을 수행하는 과정 역시 PODIO를 통해 기록되고 추적된다. 많은 직원들의 방대한 업무 기록을 관리하는 시스템에 미치지 못하더라도 개인의 활동과 과거의 기록을 유지 관리 하기에는 더 없이 충분한 시스템이다.

여기서 전제 되어야 하는 것은 사용자가 의식적으로 정리하고 기록해야 한다.

의사결정의 근거를 확보하고 신뢰성을 높이기 위해서는 근거로 삼을 수 있는 기록이 절실하다.

괴거의 기록이 반드시 현재의 결정에 맞는 것은 아니지만 과거의 기록을 바탕으로 트랜드와 방향을 판단할 수 있는 통찰을 더한다면 좋은 의사결정이 될 가능성은 아주 높아진다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

 

Photo by Creative Ignition

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업무일지, 기록, 노트 이야기

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나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

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첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

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나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

Podio - Home Screen많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

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절차가 부실하면 신뢰를 잃는다.

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비즈니스에서는 신뢰가 생명이다.

한번 떨어진 신뢰를 회복하는 시간은 처음 신뢰 구축 때 들어간 시간의 10배 이상이 될 것이다. 그리고도 처음 상태로 되돌아가기 어렵다.

신뢰의 많은 부분을 차지하는 것인 약속을 지키는 것이다보니 서로의 약속에 대해서 아주 신경을 많이 쓴다.

만남의 약속도 그렇고 뭔가 제출 하기로 한 약속도 그렇다.

그런데 이렇게 신경쓰는 약속이 대부분 결과에 대한 약속이다.

중요한 것은 신뢰는 결과에 따라 결정 되기도 하지만 일이나 행동이 진행되는 절차가 부실하면 결과가 아무리 좋아도 의심을 가질 수 밖에 없다는 것이다.

모로가도 서울만 가면 된다는 발상은 한번은 통할 수 있어도 지켜야 할 과정과 밟아할 절차를 무시하고 포장된 결과만 만든다면 금방 실력이 없고 사기성이 있다는 것이 탄로난다.

어떻게 절차를 제대로 지킬것이며 어떻게 상대방에게 절차가 제대로 진행되고 있는지 알도록 할 것인가?

의외로 간단하다.

일이 진행 되는 과정에서 진행 상황을 공유하면 된다. 설령 실수가 있더라도 객관적이고 솔직하게 공유하면서 일하게 되면 절차를 지키고자 하는 노력을 인정 받게 된다.

우리가 택배를 통해 물건을 배송 받을 때 내 물건이 어디쯤 가고 있는지 모니터링이 가능하다면 정상적으로 진행되고 있다고 생각하지 않는가?

내가 일하는 내용을 모두 공개 할 수는 없다.

단지, 중요한 이벤트나 변곡점이 있을 때 현재의 사실만이라도 알려 주는 것이 핵심이다.

사람은 누구나 기다려 줄 수 있다. 내가 원하는 결과가 정상적으로 진행 되기만 한다면 약간의 늦어짐이나 기다림으로 신뢰를 깍아먹지는 않는다.

신뢰를 결정하는 것은 완성된 결과가 아니라 진행 과정과 절차임을 명심해야 한다.

일의 진행을 올바로 공개하고 공유하기 위해서는 자신의 일에 대한 체계적인 관리가 선행되어야 한다.

체계적인 관리를 위해서는 일하는 시스템을 제대로 갖추어야 할필요가 있다.

그래서 일하는 시스템, 업무프로세스가 중요한 것이다.

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일이 끝나면 함께 리뷰하라.

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한번의 행위로 끝나는 일도 별로 없지만 혼자만 관련된 일도 거의 없다.

특히, 비즈니스환경에서는 더욱 그럴 수 밖에 없다.

팀원들과 함께 일해야 하는 것은 당연하고 일의 상대방이 있고 다양한 이해당사자가 있다.

그러다 보니 일의 성공과 발전을 위해 협업을 중요하게 여긴다.

협업 효과를 높이기 위해 회의나 워크숍도 많고 다양한 방법을 교육하기도 한다.

지나치게 방법이 많다보니 서로 피로해지는 것이 현실이며, 거부감이 생겨 자연스럽게 협업이 이루어지지 않는 아이러니를 보인다.

무조건 강조한다고 되는 것이 아니다. 저절로 몸에 배도록 해야한다.

가장 필요하고 효과적이라고 생각하는 것은 “일을 마무리 한 뒤 함께 하는 리뷰 과정”을 반드시 갖는 것이다.

일이 끝난 뒤 보고서 한장으로 마무리 하는 것이 아니다.

함께 일한 팀원은 물론이고, 관련 이해 당사자가 꼭 참여해야 하며 거래처와 같은 상대방도 같이 할 수 있으면 좋다.

그렇다고 평가나 교훈, 훈시로 이어지면 안된다.

자유롭게 진행되어온 일을 상기하면서 과정의 에피소드를 나누고 당시의 감정이나 느낌을 공유하고 각자의 느낌과 깨달음을 펼처놓는 자리가 되어야 한다.

더불어, 일하면서 얻은 좋은 아이디어가 있다면 서로에게 정보를 제공해야 한다.

마지막으로, 리뷰한 것에대한 기록을 해둘 필요가 있다.

이과정을 의무감으로 하고 보고서를 만들어 상부의 승인이나, 평가용으로 하는 것이 아니라 당연히 모든 일이 끝나면 리뷰 하면서 서로 위로하고, 감정도 정리하고 휴식을 취하는 것이다.

매번 일이 끝나고 함계 리뷰하기를 반복하면 점차 협업마인드가 생기고 자연스럽게 일을 공유하게 된다.

시간은 좀 필요하긴 하지만 협업을 강제 하는 것이 아니라, 자신들이 참여한 일을 반복적으로 리뷰 함으로 인해 항상 함께 일한다는 의식이 생길 수밖에 없다.

일이 끝나면 함께 리뷰하라.

가능한 모든 이해당사자가 참여해야 한다.

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업무관리의 목적은 일을 줄이는 것!

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업무를 관리하는 것은 무엇을 한다는 것일까?

그동안 살펴본 업무관리 프로세스를 보면 무엇이 중요하고 어떻게 하는것이 좋다는 말을 많이 했다.

그렇다면 업무를 관리 한다는 것이 의미하는 것은 무엇일까?

나는 업무관리의 핵심 중 하나를 필요없는 일을 하지 않도록 하는 것이 있다고 생각한다.

우리는 늘 중요한 일을 빠뜨리지 않고 꼼꼼하게 챙기는 것이 목표이고 실수를 예방하고 원하는 결과를 얻는 것이라 생각해 왔다.

맞는 말이다. 그러나 돌려서 생각 생각하면 중요한 일을 제대로 하기 위해서 중요하지 않은 일이나 불필요한 일을 하지 말아야 한다.

누구나 당연한 이야기라고 할 것이다. 그렇지만 관리라는 단어를 보면 빈틈없이 모든 일을 다 챙겨야 하는 것으로 생각하게 된다.

업무관리는 하지 않아도 될 일을  지속적으로 찾아내서 없애 버리는 것이 중요하다는 것이다.

그래야 핵심에 집중할 시간도 생기게 되고 원칙을 따르게 된다.

아주 작은 모든 일을 완벽히 처리해야만 한다면 끊임없이 꼬리에 꼬리를 물고 생기는 일들의 늪에서 빠져 나올 수 없을 것이다.

큰 줄기를 따라가다보면 작은 일이 저절로 처리되는 경우가 많다.

작은 일을 무시한 것이나 실수를 고의로 덮어 버린 것이 아니라 지니고 보면 굳이 신경쓰지 않아도 될 일이었기 때문일 것이다.

우리는 틈 나는대로 TO-DO List를 작성하고 있다. 그리고 그것을 업무관리 프로그램에 반영시키기에 애쓰고 있다.

반대로 여유시간이 생기면 업무관리 프로그램에 등록된 일 중에서 시효가 자났거나 막연하게 써 놓은 일들을 검토해서 지워버려야 한다.

해야할 일의 양을 줄이고 범위를 좁혀갈 필요가 있다. 그러다 보면 핵심에 집중하고 더 큰 목표가 눈에 보일 것이다.

업무관리는 그런 것들을 찾아내고 정렬하는 과정이다.

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