업무관리 분야에서 생산성을 위한 솔루션은 종류도 많고 경쟁도 치열한 분야이다.

누구나 자신만의 업무관리프로그램이 있고 늘 더 좋은 프로그램을 찾는 사람들이 많다.

 

그동안 꾸준하게 강조한 것이 업무프로세를 체계화하고 업무 히스토리를 관리에 적합한 자신만의 솔루션을 사용해야 한다는 것이다. 거기에는 업무일지를 기록하는 것과 프로젝트관리, 그리고 자신의 데이터베이스를 어떻게 관리해야 하는가를 포함하도 있다.

세상의 대부분의 일은 혼자하는 것이 아니다. 그렇기 때문에 함께 일하는 동료간의 표준화된 업무프로세스와 공유, 협업 프로그램은 매우 중요하다.

그런 것들을 일목요연하게 관리하여 과거의 기록과 경험을 바탕으로 업무의 효율을 높이는 솔루션이 많다.

 

많은 사람들이 사용하는 프로그램 중에 트렐로가 있다. 칸반보드 형태로 업무의 유형에 따라 해야할 일과 역할에 대한 일종의 게시판으로 쓰기에 좋은 프로그램이다.

나 역시 유형별 업무관리를 위해 많이 사용하고 있기도 하다. 그런데 이것이 좀 아쉬운 부분이 있다. 우선 영문으로 만들어진 것이 가장 큰 아쉬움이다. 영어라고 해도 그리 어렵지는 않지만 메뉴의 구조나 접근 방식이 약간 이질감을 느끼는 것이 사실이다. 세부 항목을 찾아들어가는 것이 의외로 쉽지는 않다.

 

트렐로와 유사한 개념을 갖고 있지만 아쉬운 점을 해결한 국내 솔루션이 있다.

티콜라(Tcolla)란 이름의 국내 프로그램으로 Team Collaboration을 줄여서 작명된 이름이다.

로그인 후 만나는 첫화면은 트렐로의 그것과 유사하지만 훨씬 단순한 메뉴체계를 가지고 있으면서 하나의 일(Task)에 대해서 필요한 정보를 입력과 확인이 쉽도록 구조화 되어 있다.

화면 구성과 배치도 편리하고 원하는 대로 공유와 업무 할당과 파일 저장, 히스토리, 코멘트가 되기 때문에 업무의 공유와 협업을 위한 좋은 솔루션으로 보인다.

업무별 아이콘이 다양하게 준비되어 있고 여러 색깔을 지정할 수 있어 업무 게시판(Dashboard)로 사용하기 적절하다.

그리고 사용법과 메뉴를 이해하기에 매우 쉽고 훨씬 직관적이다. 아직 시작한지 얼마되지 않은 서비스이지만 전혀 무리 없이 쓸 수 있고 운영 정책과 기능이 어떻게 발전할지 모르겠지만 대부분의 업무에서 무료로 아쉽지 않게 사용할 것 같다.

 

티콜라의 핵심적 특징을 요약하면

  • 쉽다. – 별도의 매뉴얼 없이 사용법을 익히는데 어려움이 없다.
  • 업무별, 프로젝트별 히스토리 관리가 잘된다.
  • 공유와 협업이 자유롭다.
  • 무료다.
  • 그리고 완전한 한글이다.

 

언제나 변함없이 이맘때면 다이어리 광고가 넘처난다. 최근엔 스타벅스에서 주는 다이어리를 받기 위해 열심히 커피를 먹기도 한다.

한해를 마감하고 새해를 맞이하는 즐거움 중에 하나이고 새로운 각오를 다지기에 좋은 동기가 되는 것이다.

언제부터 이렇게 열심히 다이어리를 썼는지, 무엇 때문지 모르겠지만 이제는 익숙하다.

 

그렇지만 스마트폰이나 컴퓨터 때문에 다이어리에 대한 인기가 좀 다른 면이 있다.

과거처럼 약속을 적어 놓고 전화번호를 관리하는 것만이 아닌 것이다.

 

나는 다이어리 보다 공책(노트)를 쓰는 것이 더 중요하다고 얘기한다.

물론 약속을 잘 관리하고 할일을 챙기는 것이 중요하지만 그것은 스마트폰이 많이 해결해 주기 때문에 다이어리가 없어서 불편한 점은 크게 없다.

대신, 생각이나 정보를 기록하는 공책이 더 필요하다. 때때로 낙서도 하면서 느낌도 적어내려가고 중요한 메모도 하는 자유롭게 쓸 수 있는 공책을 써야 한다.

가능하면 좋은 공책을 쓰라고 권한다. 학생시절에 수업시간에 쓰는 공책이 아니라면 일년에 몇권 쓰기 쉽지 않다. 그렇기 때문에 좋은 공책을 써도 큰 돈이 들지는 않는다.

공책을 쓰면서 함부로 대하지 않고 항상 휴대하고 수시로 사용하기에 좋은 공책을 쓰는 것은 도움이 된다.

더구나 아무 줄도 없는 무지 공책을 쓰게 되면 어디에서 부터 시작할지 모르다보니 자유롭게 쓰게 된다. 이것이 단순한 낙서가 아니라 내 머리가 뭔가를 하고 있다는 것을 말한다.

이제 다이어리보다 노트를 쓰는 습관을 들여 보는 것이 좋다. 너무 일정에 쫒기는 것보다 생각을 키우는 활동을 할 수 있게된다.

약속관리는 이제 첨단 도구를 이용하자. 어차피 첨단 도구들은 생산성 향상에 최적화 되고 있지 않는가?

 

신입사원의 의견은 듣지 않아도 되나요? 신입사원의 생각은 많이 부족한가요?

의사결정 과정에서 많은 회의를 하고 조사를 하면서 경력이 낮은 직원의 의견을 얼마나 들을까?

수습 기간도 지나서 자기 일을 맡았지만 아직 경험이 없고 조직의 생리를 잘 이해하지 못하기 때문에 방향을 결정하고 방법을 선택하는 과정에서 대부분의 의견이 무시되기 일쑤이다.

아무래도 중요도가 높을수록 경험이 중요하다고 생각하는 것이다.

 

그런데 결정된 사항을 실행에 옮기고 행동을 해야하는 사람은 대부분 경력이 낮은 사람일 수밖에 없다.

실제로 일을 하는 사람의 의견이 사전에 반영 되지 않는 것이 현실이다.

 

경력이 낮은 사람들의 의견을 듣고 같이 논의하기에는 정말로 시간 낭비일까?

그렇게 생각하지 않는다.

경력과 위치에 따라 공개할 수 없는 정보가 있다면 모를까 그렇지 않다면 동등한 수준의 대화가 필요하다. 발생한 일이나 결정해야할 내용에 대해서 실무를 담당해야 할 사람들의 의견이 더 중요할 때가 많다.

함께 의논하면서 단순히 듣기만하고 무시해서는 안된다. 그중에 쓸만한 내용은 반영해야 하고 반영하기 어렵거나 잘못 알고 있는 것이 있다면 분명하게 이유를 설명할 수 있어야 한다.

직원이 이해하지 못하는 일은 제대로 실행 될 수 없다.

지시만으로 모든 직원이 행동을 하지는 않는다. 자신이 이해하는 것이 중요하다.

 

함께 의논 할 수 없다면 최소한 결정사항이나 배경에 대해서 이해하고 동의하는 수준까지 설명해야한다.

많은 리더는 직원에게 일의 내용을 설명하는 과정을 생략한다.

하나는 그 정도의 일이면 스스로 알겠지 하는 생각이 있고 두번째는 자신도 정확하게 설명하지 못하기 때문이다. 이것은 스스로도 정확한 이유와 배경, 목적 등을 알지 못한다는 것이다.

마지막으로 아랫사람이므로 시키는 일만 하면 된다는 사고가 지배하고 있을 때이다.

 

세가지 어느 경우나 문제이다.

첫번째와 두번째의 이유라면 더구나 직원과 함께 의논하며 일의 개념과 정의를 확실히 할 필요가 있다. 그리고 공동의 목표를 정확하게 설정해야 한다. 그래야 직원의 참여가 높아진다.

세번째의 이유는 시대의 흐름을 읽지 못하는 것이다.

경험이 적을 수록 일을 정확하게 예측하고 예상되는 문제점을 알지 못하겠지만 순수한 생각으로 기본에 충실하고 새로운 아이디어를 낼 가능성이 많다. 더구나 시대의 변화를 적용하기에 유리하다.

 

이때 경험이 낮은 직원 역시 선배들에게 자신의 생각을 이해 시키는 노력을 해야한다. 단순한 주장이 이나라 근거와 자료를 바탕으로 대안을 제시하는 훈련을 해 나가는 것이다.

반복되는 이견 교환과 논의를 하면서 자연스럽게 회사의 분위기나 정책, 철학 등을 이해할 수 있다.

별도의 과정으로 직원을 교육하기 보다는 회사에서 하는 일 중심의 사고와 논의를 통해 역량을 높여갈 수 있다.

그동안 직원들과 논의하는 습관이 잘 되어 있지 않다. 일방적인 보고 전달식의 회의와 지시에 익숙하기 때문에 경영자들이 의지를 갖고 꾸준히 시도해야 한다.

더불어 직원들이 논의하고 다른 의견을 내는 기회를 많이 만들고 훈련 시켜 스스로 참여하는 문화를 만들어야 한다.

 

한 두번의 노력으로 되지는 않지만 대화와 토론을 통해 의견을 모을고 참여를 만드는 방법은 많이 있다.

 

DIAMOND METHOD

특강사내 인스트럭터 양성과정을 진행합니다.

스스로 결정하게 하고, 의견을 반영하며, 역할을 나누는 것이 참여를 만듭니다.

말보다는 행동이 중요하다고 합니다. 실행력이 중요합니다. 생각만 하면 이루어지는 것은 없습니다.

무엇이든 시작해야 결과를 얻을 수 있습니다.

개인이나 조직이나 실천이 뒤따르지 않아 목표를 이루지 못하는 일이 많습니다.

이유는 무엇일까요?

여러가지 원인을 찾을 수 있겠지만 그중에 하나는 의사결정이 올바르지 않아서 입니다.

단순히 의사결정 과정이 아니라 결정 사항에 완전희 동의 하지 않기 때문에 실행을 주저 한다는 의미입니다.

물론, 의사결정과정에서 완전한 동의와 합의를 만들어 낼 수 있다면 아무 문제가 없겠지요.

 

그동안 고민하고 생각하던 의사결정 과정에 대한 교육 프로그램을 만들었습니다.

 

조직내에서 구성원의 실행을 이끌어 내기 위해 목표를 이해하고 방향과 방법에 동의를 만들어 내기 위한 의사결정 과정입니다.

개념에 대한 특강이나 설명도 필요하고, 조직내에서 리더로 성장하는 사람들을 위한 Instructor 과정을 진행하고자 합니다.

 

Decision is Action (DiAmond Method, 결정이 실행이다) 입니다.

의사결정에 대한 다양한 이론이 있고 방법이 있지만 중요한 것은 구성원이 동의하고 참여할 수 있도록 만드는가입니다.

소규모 조직이라면 리더가 생각하고 결정한 것을 지시해서 따르도록 하고 있으며 대부분 수긍하고 동의하기는 합니다.

그러나 좀더 높은 목표를 이루고 발전하기를 원한다면 구성원의 아이디어와 참여, 노력이 가장 중요합니다.

구성원이 스스로 결정하고 자신들의 의견이 반영되며 역할이 주어진다면 참여율은 훨씬 높아집니다.

 

의사결정 과정에 참여하도록하기 위해서는 토론하는 문화가 필요합니다. 단순히 지시와 보고를 위한 회의가 아니라 토론을 통해 의견을 나누고 이해를 높이며 인식을 공유하는 환경이 조성되어야 합니다.

DiAmond Method 에서는 주제를 정의하고 이해하며 토론을 통해 근거와 주장을 정리하고 합의에 이르는 과정을 함께 진행합니다.

절차와 방법을 제대로 구성하고 체계가 잘 갖추어진 과정을 통해 의미있는 결정을 만드는 능력을 갖추시기 바랍니다.

교육 요청과 관련 문의 바랍니다.

DIAMOND METHOD

특강사내 인스트럭터 양성과정을 진행합니다.

스스로 결정하게 하고, 의견을 반영하며, 역할을 나누는 것이 참여를 만듭니다.

 

 

문제에 대한 답을 찾을 때 우리는 어떤 방법으로 찾을까?

이미 충분한 경험과 학습을 통해 가장 빠른 시간에 적절한 답을 찾는 효율적인 방법을 나름 알고 있다. 이미 알고 있는 방법에 대해서는 더 이상 고민하지 않고 적용하는 것이 당연하다.

더구나 숙달되면 될 수록 속도도 더 빨라진다. 그래서 가장 좋은 해결책으로 인정한다.

 

그러나 이미 알고 있는 해결책이 최선이 아닐 수 있다는 의심과 다른 방법이 있다는 생각을 하기도 한다.

그리고 누군가 정의 해 놓은 눈 앞에 있는 가장 효율적으로 보이는 방법이 내 취향에 맞지 않을 수 있다.

사람들은 준비된 해결책을 주저없이 선택하는 것이 효율에 도움울 준다고 생각하지만 그러면 그럴수록 더 나은 방법을 찾아낼 수 있는 가능성은 줄어든다.

 

이미 알고 있는 길이 아니라 다른 길로 가야 새로운 것을 볼 수 있고, 나만의 경로를 만들 기회가 많아진다. 대신 구축한 효율과 단기 생산성은 약간 포기해야 한다.

다른 길로 가기를 반복하면 새로운 길에 쉽게 적응하고 돌발적인 상황에 대한 대처 능력도 좋아진다. 늘어난 순발력과 적응력이 결국은 독창적인 해결책을 만들고 효율을 올려 생산성도 향상시키는 결과를 낳는다.

 

경험해 보지 않은 다른 길로 가는 것이 가장 효과적이다.

 

현실에서 실천하고 연습 하는 방법은 있을까?

우선 생각을 달리 하는 것이다. 이것은 상당히 의도적인 노력이 필요하다. 늘 하던 것, 보던 것, 과거의 경험이 우리의 사고를 지배하고 있기 때문에 대부분 과거에 익숙한 것을 선택하고 적용한다.

몇가지 규칙을 만들어 놓고 다른 생각을 할 수 밖에 없는 상황을 만들어야 한다.

프리젠테이션용 자료나 보고서 등의 문서를 만드는 일이 많다. 그럴 때 스스로 정한 규칙은 매번 기존의 템플릿을 사용하지 않는다는 것이다. 새로운 문서를 만들 때 기존의 템플릿을 열어 필요한 내용만 바꾸면 작업의 속도는 훨씬 빨라지고 일관성 까지 있어 보인다.

그러나 항상 백지에서 시작하기로 마음 먹었다면 새 문서에 어울리는 형식을 디자인 해야 하기 때문에 생각을 할 수 밖에 없다. 부담이 되고 속도가 느려지지만 새로운 결과에 대한 기쁨은 얻을 수 있다. 물론 이 때도 과거의 경험에 의해 익숙한 손놀림이 따라가기는 하지만 조금 더 잘해보고자 한다면 다른 선택을 하는 것이 가능하다.

스스로 새로운 상황에 자신을 대입하는 것이다. 이처럼 기존의 경험을 의도적으로 따라가지 않으려는 훈련을 해야한다.

 

그리고 행동할 때도 매번 다르게 해 보는 노력이다. 점심을 먹기 위해 식당을 찾을 때 항상 어디로 갈까 고민이 되니까 구내식당이 가장 편하다는 사람들이 많다. 그럴 수 있다. 새로운 식당을 찾아 움직이는 것이 불편하고 귀찮은 일이겠지만 자연스럽게 새로운 경험을 하게 되는 장점이 있다. 걸어다니면서 산책도 하고 다른 사람들의 생활 패턴도 관찰하는 장점이 있다.

 

어쨌든 이전의 익숙한 길을 벗어나 다른 길을 가보려는 의식적 노력이 효과적으로 사고를 확대하고 더 많은 기회를 만날 수 있게 해준다.

단기적 효율보다는 목적하는 결과를 얻는 더 효과적인 방법을 찾아보자.

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

무턱대고 시작하는 일은 없다. 최소한 무엇을 할 것인가? 어떻게 할 것인가? 왜 하는 가 등 한가지 이유라도 있어야 일을 하는 것이다.

여기서 말한 한가지 이유가 본인이 결정한 의사결정 사항이다.

그래서 의사결정은 일의 성패를 좌우하는 가장 중요한 행동이기도 하고 일의 시작점이고 하다. 결정을 해야 일을 할 수 있기 때문이다.

 

그렇다면 우리는 아주 많은 의사결정을 한다는 뜻이다. 좋은 결정이라도 실행을 제대로 하지 않으면 무용지물이지만 의사결정이 잘되면 일의 결과가 좋을 수 있는 가능성이 아주 많아진다.

반대로 실행은 잘 하지만 의사결정이 제대로 이루어지지 않은 일은 엉뚱한 결과로 갈 수 밖에 없다.

의사결정의 일에서 가장 중요한 이유이다.

 

이렇게 중요한 의사결정을 우리는 어떤 근거로 하는가?

뛰어난 직관과 감으로 아무 거리낌없이 결정하는가? 그럴수도 있다. 그것이 더 정확할 수도 있고 일반적인 방법이기도 하다.

그렇지만 좀 복잡하고 중요하거나 개인의 일이 아닐 때는 누구도 쉽게 자신의 직관만으로 결정을 장담하기는 어렵다. 성공한 많은 사람들의 의사결정 행동을 보면 탁월한 직관과 선택으로 결단력있게 자신의 성공을 이룬 모습을 많이 본다. 그러다보니 리더의 통찰이 의사결정의 대부분으로 착각한다.

순간적이고 즉흥적으로 보이는 많은 탁월한 결정은 그들이 과거 쌓아온 경험과 지식에 근거하고 시대를 읽는 혜안이 있기때문에 가능한 것이다.

뛰어난 많은 결정은 과거에 확보된 근거가 충분한 것이다.

 

우리는 의사결정의 충분한 근거를 갖고 있을까?

누구나 일을 하면서 쌓아온 경험과 이력이 있다. 그동안 보고 듣고 실패하면서 여러사람과 같이 일해온 경험이 있다. 근거는 충분하게 갖고 있다.

그렇지만 단편적인 경험으로 남아있거나 확실하지 않은 기억으로 존재 하기가 일쑤이다.

그동안의 활동의 경험과 결과를 제대로 기록하지 않았기 때문이다. 기록했더라도 각각의 것들이 서로 연관 되어 있지 않고 단절되어 있기 때문이다.

과거 경험과 결과의 체계적인 기록은 큰 규모의 조직이나 기업만의 일이 아니다. 개인이라도 다양한 활동에 대한 연결 고리를 만들고 필요에 따라서 활용할 수 있는 기록을 해야 한다. 그것이 나중에 의사결정을 위한 근거로 활용될 수 있다.

개인이 과거 경험과 결과를 관리하는 좋은 방법으로 최근에 유용한 툴이 많이 소개되고 있다. 대부분 개인이 원하는 수준으로 활용하기에 무료로 충분한 것들이다.

나는 PODIO를 활용하여 일의 흐름을 파악하고 관리한다. 더불어 자료관리를 위해 Evernote, Airtable, Google Docs 등을 병행 사용하고 연결시켜 활용한다.

PODIO를 개인 업무 관제탑으로 사용하고 있는 셈이다. 관제탑의 지시에 따라 각각의 기능이 통제되고 활용된다.

이렇게 모여진 경험과 결과의 기록이 다음 의사결정에 근거로 작용한다.

 

그리고 결정된 일을 수행하는 과정 역시 PODIO를 통해 기록되고 추적된다. 많은 직원들의 방대한 업무 기록을 관리하는 시스템에 미치지 못하더라도 개인의 활동과 과거의 기록을 유지 관리 하기에는 더 없이 충분한 시스템이다.

여기서 전제 되어야 하는 것은 사용자가 의식적으로 정리하고 기록해야 한다.

의사결정의 근거를 확보하고 신뢰성을 높이기 위해서는 근거로 삼을 수 있는 기록이 절실하다.

괴거의 기록이 반드시 현재의 결정에 맞는 것은 아니지만 과거의 기록을 바탕으로 트랜드와 방향을 판단할 수 있는 통찰을 더한다면 좋은 의사결정이 될 가능성은 아주 높아진다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

 

 

Photo by Creative Ignition

내 업무의 콘트롤 타워 – PODIO

일을 하다보면 관리해야 할 것들도 많고 보관해야 할 정보도 많다.

많은 관리 대상들 중에는 주기적으로 업데이트를 해야하고, 반복해서 늘어나는 자료를 관리하며 여러 사람이 함께 사용해야하는 것들이 있다.

개인이나 소규모 조직에서 사용하기 좋은 업무용 관리 툴로 PODIO를 소개해 왔다.

PODIO는 업무의 대시보드 처럼 전체 일의 종합 관제탑 같은 역할을 한다.

관제 시스템과 더불어 필요한 것이 데이터베이스이다. 워낙 좋은 소프트웨어가 많고 구글 같은 곳에서 다양하게 지원하는 기능이 많다보니 별도의 데이터베이스가 필요 없을 수도 있지만 업무 과정에서는 목록을 관리하고 저장된 정보를 활용 가능하도록 가공할 필요가 있다.

항상 그렇지만 내 입에 딱 맞는 것은 없다. 그래서 MS Office의 Access를 바탕으로 필요한 것을 만들고 구성해서 사용해 왔지만 DB를 구성하고 여러사람이 사용하기에 간단하지 않다.

 

이번에 소개하는 Airtable은 클라우드 형태로 쉽게 사용할 수 있는 툴이다.

물론 일정 범위 이상은 유료이지만 무료 범위만으로드 충분한 역할을 한다.

더구나 Airtable은 관계형 데이터베이스 구조이다. 구성하기에 따라서 필요한 정보를 서로 연결시켜 원하는 정보를 뽑아내고 관리할 수 있다.

사용은 https://airtable.com/로 들어가 회원가입하면 쉽게 사용한다. 외국의 대부분이 그렇듯이 회원가입도 간단하다.

무료 회원의 경우 Base(데이터베이스)당 1,200Low의 제한과 2GB의 첨부파일 제한이 있지만 Base는  무제한 생성이 가능하다.캡처

그리고 Dropbox 같은 다른 클라우드 서비스와 연동하여 파일을 업로드 할 수도 있다.

 

사용법은 기본 제공하는 템플릿을 보면 매우 쉽고 대부분의 필드 타입이 가능하므로 다양한 데이터베이스 툴로 활용이 충분하고 팀원과 공유해서 사용하기에도 좋다.

현재 모바일용 앱은 IOS 용이 나와있고 Android 용은 베타테스트 중이지만 별 문제 없이 사용할 수 있다.

작은 조직에서 인사정보를 관리하거나, 판매점에서 카타로그 대용으로 활용할 수도 있으며, CRM 툴의 기능으로도 훌륭하다. 데이터를 관리하는 대부분에서 사용할 수 있다

 

좀더 자세한 사용방법은 다음 기회에~~

충동적으로 해서 좋은 것은 별로 없다. 그렇지만 충동적 책읽기는 나쁘다고 볼 수 없다.

책을 읽는 방법에 대해서 전문가들이 효과적이라고 하는다양한 방법이 존재 한다. 책읽는 방법을 설명하는 책이 잘 팔리기도 하는 것을 보면 알 수 있다.

나는 전문가들 처럼 좋은 방법을 알지 못하지만 사람마다 읽고 싶은 대로 읽고, 자신만의 습성대로 읽는 것이 가장 좋다고 생각한다.

논문을 쓰거나 전문적인 저술활동을 하는 사람들은 체계가 잡히고 효율적인 책읽는 방법이 있을 것이다.

그런데 일년에 책 몇 권 읽지 않는 일반인들이 체계적인 방법을 숙달하는 것이 어디 쉬운가?

 

book photo충동적으로 책읽는다는 것은 갑자기 책이 읽고 싶어졌을 때, 뭔가 궁금한 것이 있을 때 등 어떤 계기가 있을 때 읽는다는 것이다.

주제도 미리 정해놓고 계획하는 것이 아니다.

어느날 책을 통해 읽고 싶은 것이 생기면 편집 잘되고 읽기 편한 것을 선택해서 읽는 것이다.

그러다 책 속에서 연결된 다른 정보가 궁금해거나 소개된 다른 책이 있으면 꼬리에 꼬리를 물고 따라가면서 읽어 보는 것이다.

책을 읽다 보면 내용이 부실해서 재미가 없기도 하지만 관련 주제에 호기심이 생기면 좀더 내 마음에 드는 책을 찾아가면서 읽어 보는 것이다. 꼭 모든 책을 꼼꼼하게 읽지 않아도 된다. 그냥 내가 궁금한 것을 해결하고 호기심을 충족하면 되는 것이다.

 

특별한 목적을 갖고 책을 읽어야하는 사람들은 시간과 주제별 계획을 세우고 읽어야 할 것이다.

그렇지만 대부분의 사람들은 책이 즐거워야 하고 다양한 정보를 얻을 수 있어야 하며, 부담스럽지 않아야 한다.

이렇게 읽는 정도의 책값은 생각보다 싸다. 물론, 읽지 않고 책장에 꽂혀 있는 것을 보면 후회하기도 하지만 그래봐야 일년 동안 책값으로 쓴 돈을 생각해보면 이유없이 낭비한 돈보다 많지는 않을 것이다.

필요에 따라서는 근처 도서관을 활용할 수도 있다.

책 읽는 것에 부담을 느끼지 않고 즐겁게 읽는 것이 가능하다면 방법이야 어떻든 되는 대로 읽으면 될 것이다.

직장에서 자기 생각을 제대로 표현하는 것은 아주 중요한 능력이다. 생각을 말하는 것의 첫번째 중요한 것이 적절한 타이밍을 들었다.

직장인에게 필요한 능력 – 생각 말하기 (1)

시간을 너무 고르느라 때를 놓쳐서는 안된다. 지금보다 더 나은 때가 있는지는 누구도 알 수 없다. 그래서 가장 좋은 때는 지금이라고 말했다. 적절한 시점을 선택했다면 또 한가지 필요한 것이 있다.

 

두번째 중요한 것이 말할 수 있는 환경이다.

대화는 상대방이 있다. 물리적인 주변 환경도 중요하지만 상대방이 대화를 할 수 있는 상태가 되어야 원하는 대화가 이루어진다. 그렇지만 상대방의 상태를 미리 짐작 할 수 없다. 그러다보니 때를 놓치게 되는 것이다.

적절한 시점을 파악하기 어렵다면 대화할 수 있는 상태를 만들어야 한다. 두가지 절차가 필요하다.

먼저 사전에 대화의 의사가 있음을 알려 주어야 한다. 정기적인 이벤트라면 공식적으로  통지하면 된다. 이때 간단한 주제와 필요한 시간을 함께 알려 주어서 필요한 준비를 할 수 있도록 배려해 주어야 한다.

그렇지만 예정에 없던 대화가 필요한 경우에는 무조건 통지하게 되면 상대방이 당황하게 된다. 그래서 적절한 시그널을 주어야 하는데 사람에 따라 신호를 알아 듣지 못하는 경우가 많다. 그러므로 대화의 주제에 관한 정보를 자연스러운 형태로 전달해 줄 필요가 있다.

정보를 전달하며 이 내용에 대해 아는 것이 있는지 가벼운 질문을 한다. 대답을 강요해서는 안된다. 대신 시간이 될 때 그 주제에 관해 잠깐 얘기를 나누자고 의견을 물어 보는 것이다. 상대방은 준비가 될 때를 알려 줄 것이다.

이런식으로 환경을 만들려면 한가지 더 갖추어져야 하는 조건이 있다.

평소에 여러가지 주제로 대화를 많이 하는 습관이 필요하다. 그래야 어떤 얘기를 하자고 해도 부담스러워하지 않는다는 것이다.

언제나 중요하고 심각한 일로만 대화하던 사람이 얘기하자고 하면 긴장하게 된다. 평소에 가볍고 다양한 화제로 대화의 연결 고리를 만들어 놓아야 한다.

지극히 당연한 말이지만 내가 갖고 있는 생각을 잘 말하려면 평소에 좋은 관계를 유지하고, 다양한 의견 교환을 하는 노력이 필요하다.

나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

wr

첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

IMG_20151118_082336

나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

Podio - Home Screen많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

bnbnb