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비대면이 일상이 되고 있다.

학교가 수업을 온라인으로 하고 있으며 기업에는 재택근무 바람이 불고 있다.

규모가 작던 크던 비대면으로 공동의 업무를 진행해야 하는 일이 많아질 것이다.

비대면이 아니라 이전에도 협업은 늘 고민거리였다. 생산성을 높여야 하는 기업 문화에서 눈에 보이는 결과와 성과에 대한 평가까지 고려한다면 더 쉽지 않은 일이다.

이미 시스템이나 도구는 충분히 발달되어었고 준비되어 있다. 그렇기에 이제는 기술만의 문제로 볼 수는 없고 비대면이라해도 달라지지 않는다.

 

그동안 지휘자의 감독아래에서 일하고 일하는 모습을 보여야만 의무를 다했다고 믿는 문화에 익숙하다면 요즘의 비대면 상황은 적응하기 어려울 것이다. 그렇지만 비대면으로 협업이 필요하다면 무엇이 중요할까?

 

첫째, 신뢰가 필요하다. 협업이란 일을 나누어 하기도 하고 연결하기도 한다. 함께 일하는 동료와 직원에 대한 신뢰가 없다면 상대방 일의 결과를 바로 수요할 수 없다. 반복해서 확인한다 해도 얼굴을 맞대고 시시콜콜 따지지 않는다면 믿을 수 없다.

비대면 사회에서 이전과 같이 큰 문제없이 업무가 진행되려면 신뢰는 필수적이다.

우리가 배달앱을 통한 음식의 주문도 결국 신뢰를 바탕으로 하는 것이다. 신뢰는 협업을 위한 필수 조건이다.

두번째로 공유와 공개이다. 협업의 핵심요소가 공유다. 더구나 비대면이라면 원할한 공유가 더 없이 중요하다. 업무의 결과와 의견을 공유하는 것은 단지 완성된 결과물만 공유해서 않된다. 업무의 진행 과정을 공유하는 것이 중요하다. 진행 단계와 일정, 결과물이 만들어지는 과정을 공유하는 것이 신뢰를 유지하는 비결이다.

과정의 공유와 함께 공개해야할 것도 많다. 개인의 프라이버시가 아니라면 업무상 얻어진 경험이나 지식 등을 누구나 활용할 수 있도록 공개하는 노력도 필요하다. 업무상 비밀이 아닌 이상 빠르게 공개하고 전달하는 것이 공유의 한 방법이다.

 

세번째로 유연성과 자율성이다. 비대면의 경우 함께 일하는 사람들의 상황을 제대로 알기 어렵다. 개인의 일처리에 대한 자율성을 부여하고 경직된 기준으로 평가해서는 않된다. 일하는 담당자는 자율적인 업무 진행이 필요하고 그것을 보장하는 유연성을 발휘해야 한다.

과거의 기준으로 평가하고 규정을 고집한다면 변하는 환경에 대응할 수 없기도 하고 전보다 생산성이 더욱 낮아지는 결과를 가져올 수 있다.

 

비대면 환경의 시대에서는 시스템과 발전된 도구 뿐 아니라 시대의 변화에 맞는 문화적  토대가 필요하다.

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생산성은 우리의 경제 시스템에서 아주 중요하다. 특히, 기업은 생산성에 목을 매고 있다고 볼 수 있다.

내외부의 영향으로 급격히 변하는 경제 상황에서 생산성을 높일 수 있다면 무슨 수라도 쓰려고 한다. 당연하다.

 

생산성은 단위기간당 투자되는 자원(자금, 인력, 에너지 등등) 대비 얻어지는 결과의 비율이다. 그렇기에 기업이 매출과 수익을 높이려고 애쓰는 것과 더불어 투입되는 자원은 줄이고자 하는 것이다. 그러다 보니 잠시라도 한눈을 팔거나 쉴틈이 없는 것이다. 경쟁이 치열하면 더욱 그렇다.

기업이 이토록 생산성 향상에 모든 노력을 다한다면 개인은 어떠할까?

시대 상황이 점차로 끝없는 경쟁에 몰리다보니 아무리 워라밸을 주장하더라도 스스로의 생산성을 높이기 위해 많은 노력을 하고 있다.

실제로 개인의 역량이 높아지고 효율적인 관리가 진행될 수록 기업의 생산성에 도움이 되기는 한다.

 

그렇지만 개인이 기업과 같은 생산성 향상에 매진하는 것이 올바른 것일까? 

개인이 기업을 구성하기는 하지만 기업과 개인이 동일한 목적과 기능을 하지는 않는다.

개인이 기업의 성장을 위해서 존재하기도 하고 기업이 개인의 행복을 위해서 존재하기 때문이다. 어느것이 우선일까를 따지는 것은 무의미하다.

또한, 개인과 기업의 생산성에 대한 기준이 다르고 경쟁의 구조와 환경이 다르다.

사람의 삶은 속도와 수치의 경쟁 외에 다른 가치가 존재한다. 삶의 철학이 다르기 때문이다.

기업에 대한 평가는 나타난 무리적 결과로 평가하지만 개인은 살아가는 과정과 타인과의 관계, 스스로의 만족과 행복감 등의 정서적이며 수치로 표현할 수 없는 요소들로 평가한다.

 

결국 개인에 대한 생산성의 정의를 달리해야 하는 것이다.

일을 잘하는 개인에 대해 생산성이 높다고 말하는 것은 업무능력이나 경제활동에 대한 결과를 말하는 것 뿐이다.

사람은 누구나 자신의 속도와 삶의 방식이 있다. 좀 더 여유를 가지고 느리게 살아가는 사람이 생산성이 낮은 사람이 아니다.

사람들에게 개인의 목표를 정하고 달성을 위해 노력하는 것이 반드시 성공과 행복을 보장하는 것처럼 몰아가는 것은 위험하다.

개인의 삶에서 생산성이라는 단어는 쓸모가 없다. 

누구나 자신의 열매를 맺을 수 있는 위한 자기만의 영역을 가지고 있으며 그 안에서 자기 삶을 살아가는 것 아닐까?

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기업에서 결재하는 단계중 보류 항목이 있을 때가 있다. 과거에는 임원의 책상에 기결 미결 보류의 결재함이 있기도 하였지만 요즘은 잘 안보이는 것 같다. 아마도 컴퓨터가 발달하면서 전자결재가 일반화된 이유도 있을 것이다.

늘 의아했던 것이 보류 항목에 들어간 결재 서류는 어떻게 되는가? 무슨 특별한 방법이 있는가? 였다.
회사의 업무 중에 결재의 과정이 꼭 있게 마련이다.

업무 생산성에 영향을 주는 하나의 요인으로 결재 과정을 살펴보자. 결재는 자신의 생각이나 일의 결과 등을 윗사람 또는 결정권자에게 승인 받는 과정이다.
승인권자는 결재항목에 동의 하거나 거절할 수 있다. 그런데 보류는 무슨 의미일까? 나중에 보자는 것이다. 동의도 아니고 거절도 아니고…

계획이 실행으로 옮겨가고 결과를 만들기 위해서는 이사결정이 중요하다. 잘못된 의사결정도 문제이지만 어떠한 결정도 하지 않는 것이 더 큰 문제를 만들기도 한다

보류한다는 것은 판단을 미루는 것이다. 판단을 위한 정보가 부족하다면 보완을 해야 하지 결정을 미루어서는 않된다. 충분한 정보가 확보되면 승인과 거절을 결정해야 한다. 그래야 다음일로 진행된다.

또한 보류하는 것은 승인권자의 무책임이기도 하고 횡포이기도 하다.

 

나는 결정이 곧 실행이다라고 생각한다.

확실한 결정이 내려지고 그 결정에 동의하면 사람들은 움직인다, 일을 한다.

의사결정이 빠르고 불확실성이 제거되면 생산성이 올라갈 수 있다. 간혹 잘못된 결정이 있을 수도 있지만 막연히 결정을 미루는 것으로 해결할 수는 없다.

무엇인가 결정해야 한다면 승인이나 거절하는 훈련이 필요하다.

판단이 어렵다면 보완 지시를 하거나 거절하고 수정해야한다.

때를 놓치지 말고 즉시 판단해야 한다.

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기업이 목숨처럼 매달리는 것이 생산성이다.

교육이며 훈련을 마다하지 않고 앞선 방법을 배우기 위해 끝없이 노력한다. 그럼에도 생산성이 쉽게 오르지는 않는다.

그런데 같은 분야에 있는 서양의 앞선 기업 생산성을 보면 우리보다 훨씬 높은 경우가 많다. 그렇다고 우리가 그들보다 열심히 노력하지 않는 것도 아니다. 우리는 지식이나 기술이 부족하지도 않고  근면하며 열정을 중요하게 생각하고 더 오랫동안 일한다.

 

우리들에게만 특별한 문제가 있는 것일까?

원인을 따져보면 여러가지가 있겠지만 우리의 관습과 문화에 대해서 생각해 볼필요가 있다.

생산성이란 결과를 만들어 내는 과정에서 얼마나 효율적인가 하는 것이다.

전통적으로 우리의 문화는 관계 중심의 문화이다. 과거로부터 형성된 사람 사이의 관계와 정서, 그리고 그것을 뒷받침하기 위한 체면과 예의 등이 있다.

문제를 해결하거나 목표 달성을 위해 일을 처리할 때 일의 본질보다는 일과 관련된 이해당사자 들에 대한 관계를 우선 고려한다. 서로의 이익보다 체면이 더 중요하고 과도한 예의와 과시, 허영 등이 의사결정에 더 영향을 미친다.

그러다보니 일을 성공시키기 위한 핵심에 상대방과의 관계와 의리, 예의 등이 자리잡고 있다. 상대방의 심기를 건드리지 않고 적당한 선에서 예의를 갖추고 표면적으로 웃으면서 악수하고 합의하며 선언하는 것으로 일의 성과를 포장한다.

 

나는 정(情)이라는 단어를 좋아하지 않는다. 일이 하면서 단계적으로 일의 성과를 내기보다 문제를 해결하는 방법으로 서로간의 정을 내세우고 적당히 덮어버리고 결론을 내려 버린다.

또, 싫어하는 단어가 그래도 라는 말이다. 문제를 끄집어내고 따지면 그래도 그런게 아니다. 너무하지 않느냐며 대충 넘어간다.

참 좋은 말임에도 무책임하게 빠져나가는 용도로 사용되는 단어가 그래도인 것이다.

 

생산성을 높인다는 것은 정의된 목표를 가장 효율적으로 달성한다는 것이다. 그럼에도 모호한 개념과 관계로 어려운 부분을 건너 뛰고 외형만 성공한 것으로 치장하고 스스로 만족하는 앞뒤가 맞지 않는 행동을 한다.

결국 생산성을 위해서는 체면과 허영, 예의로 포장된 관계중심의 문화를 바꿔야 한다.

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Bluma Zeigarnik

Bluma Zeigarnik

자이가르닉(Bluma Zeigarnik) 효과를 알고 계신가요?

일을 완벽하고 깔끔하게 마무리 하는 것이 효율적이라고 생각한다. 대체로 맞는 말이기는 하다.

그럼에도 깔끔하게 일을 끝내고 새로운 일을 시작하는 것이 쉽지 않다. 더구나 퇴근하기 전에 하던 일을 완벽히 마무리하고 내일은 새로운 일을 시작하는 것이 생각대로 잘되지 않는다.

첫째는 오늘이 끝나기 전에 일을 마무리 하기가 쉽지 않다. 이것은 물리적으로 일의 양이 많고 바쁘기 때문에 강제 하기란 쉽지 않다.

그런데 두번째로 어제의 일이 마무리 되어 오늘은 새로운 일을 시작하는 것이 쉽지 않을 때가 있다. 시작하기 전에 미적 거리기도 하고 약간의 워밍업이 필요하기도 한다.

자이가르닉 효과는 미완성된 일에 더 적극적인 경향을 말한다.

쉽게 말하면 어제 하다 남은 일이 있을 때 오늘 출근해서 바로 남은 일을 처리 하는데 쉽게 시작하게 된다.

보통은 그날의 일을 완벽히 끝내고 퇴근하는 사람이 생산성이 높고 시간 관리를 잘하는 것으로 보인다.

좀더 효율적이지만 전체적인 일의 성과를 보게 되면, 반드시 효과적으로만 볼 수는 없다.

하던 일을 마무리 하지않고 남겨 두어서 다음번에 다시 하게 되면 별도의 준비나 미적거림이 없어진다. 그렇게 일을 끝내고 다음 일을 시작하면 일하던 관성에 따라 별도의 워밍업 없이 바로 시작할 수 있다.

일을 오늘 끝내겠다는 생산성의 강박관념에 시달리는 사람이나 그렇지 못해서 좌절하는 사람이 새겨 볼만한 개념이다.

세상 일에 너무 효율과 생산성에 잡착할 필요는 없다.

자신에게 굳어진 일하는 방법에 대해 무조건 개선하고 모범답안을 따라 가려고 하는 것은 현대인의 또 하나의 스트레스인 경우가 많다.

 

Photo by h.koppdelaney

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[김철호의 일터생각]

지난번 업무일지를 기록하는 방법에서 실제 써왔던 세가지(구글 드라이브, 원노트, 에버노트)를 설명하였다.

이번에는 앞서 말한 세가지 말고 현재 사용하는 아주 만족스럽게 사용하는 솔루션을 설명하고자 한다.

지난 글에서 언급한 세가지 방법은 대부분이 쉽게 사용하고 별로 대수롭지 않게 여기는 툴일 수 있다.

그동안 위의 솔루션을 사용하면서 뭔가 계속 불만족스럽게 느껴졌다.

그림1이유를 공곰히 생각해보니 시간과 업무 처리의 순서에 따라 충실하게 기록을 하긴 하였지만 진행하는 일의 연관관계나 흐름을 파악하기 어렵다는 것을 발견 하였다.

우리의 일은 순차적으로 생기고 순서대로 처리되지 않는다. 일의 발생과 진행을 온전히 내가 통제할 수만은 없다.

다시 말하면 동시에 여러일이 생기기도 하고 보류되고 중단되었다가 어느순간 진행 되기도 한다.

이런 다양한 일을시간의 순서만으로 기록한다는 것은 기록에 의미가 있을 뿐 나중의 검색이나 활용에는 별도의 수고가 없으면 지나간 추억으로 남기 십상이다.

그래서 개개의 일이 진행되는 흐름을 관리할 수 있는 업무일지가 필요하게 된다.

지금 소개하는 PODIO가 바로 그것을 가능하게 만드는 뛰어난 솔루션이다.podio

내가 맡아서 처리하는 일은 다양한 형태로 연결되어 있어 공통의 자원을 이용하기도 하고 서로 결과에 영향을 주기도 한다.

결국 일과 자원, 결과 모두 관계형 데이터베이스가 필요한 형태가 되어 버린다.

이런 것을 간단히 설명하기는 어렵다.

그런 업무의 초보자나 시스템이 구축되어 있지 않은 작은 조직과 개인이 스스로 연결 고리를 만들 수 있고 업무의 흐름을 파악하기 쉽도록 구성해 주는 솔루션이다.

우리는 진행 되는 과정을 입력하면 된다. 일이 진행되면서 과거의 일의 경험과 자원 테이블에서 무엇을 사용하였는지 연결만 시키면 되는 것이다.

즉, 이번 일을 처리하기 위해 누구와 연락하였고 어떤 결과를 만들었는지, 다음 일정과 해야 할일을 무엇인지 등에 대하여 기록하고 정의하는 것으로 업무의 흐름이 기록된다.

물론, 이 시스템이 자동으로 이루어지기 위해서는 사전에 업무 환경과 구조, 자원, 인력 등을 관리 할 수 있는 프로세스는 구축해 놓아야 한다.

약간의 작업이 들어가지만 솔루션의 개념만 이해한다면 누구나 할 수 있는 수준이다.

처음에 기본 구조(데이터베이스 필드 항목 수준)만 정의하면 사용하면서 점차 DB가 채워지는 형태이다.

자세한 PODIO 솔루션에 대해서는 차근차근 연재해 나갈 생각이다.

더불어 아래의 오프라인 교육을 통해서도 단순기록이 아닌 진화된 업무관리 방법을 교육 하고 있다. 교육에 참석 한다면 남보다 좀 더 빠르고 쉽게 적용 할 수 있을 것이다.

smart-solution

bnbnb

 

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