언제나 변함없이 이맘때면 다이어리 광고가 넘처난다. 최근엔 스타벅스에서 주는 다이어리를 받기 위해 열심히 커피를 먹기도 한다.

한해를 마감하고 새해를 맞이하는 즐거움 중에 하나이고 새로운 각오를 다지기에 좋은 동기가 되는 것이다.

언제부터 이렇게 열심히 다이어리를 썼는지, 무엇 때문지 모르겠지만 이제는 익숙하다.

 

그렇지만 스마트폰이나 컴퓨터 때문에 다이어리에 대한 인기가 좀 다른 면이 있다.

과거처럼 약속을 적어 놓고 전화번호를 관리하는 것만이 아닌 것이다.

 

나는 다이어리 보다 공책(노트)를 쓰는 것이 더 중요하다고 얘기한다.

물론 약속을 잘 관리하고 할일을 챙기는 것이 중요하지만 그것은 스마트폰이 많이 해결해 주기 때문에 다이어리가 없어서 불편한 점은 크게 없다.

대신, 생각이나 정보를 기록하는 공책이 더 필요하다. 때때로 낙서도 하면서 느낌도 적어내려가고 중요한 메모도 하는 자유롭게 쓸 수 있는 공책을 써야 한다.

가능하면 좋은 공책을 쓰라고 권한다. 학생시절에 수업시간에 쓰는 공책이 아니라면 일년에 몇권 쓰기 쉽지 않다. 그렇기 때문에 좋은 공책을 써도 큰 돈이 들지는 않는다.

공책을 쓰면서 함부로 대하지 않고 항상 휴대하고 수시로 사용하기에 좋은 공책을 쓰는 것은 도움이 된다.

더구나 아무 줄도 없는 무지 공책을 쓰게 되면 어디에서 부터 시작할지 모르다보니 자유롭게 쓰게 된다. 이것이 단순한 낙서가 아니라 내 머리가 뭔가를 하고 있다는 것을 말한다.

이제 다이어리보다 노트를 쓰는 습관을 들여 보는 것이 좋다. 너무 일정에 쫒기는 것보다 생각을 키우는 활동을 할 수 있게된다.

약속관리는 이제 첨단 도구를 이용하자. 어차피 첨단 도구들은 생산성 향상에 최적화 되고 있지 않는가?

 

모든 일은 끝이 있고 끝을 향해 움직인다.

일을 잘한다는 것은 좋은 결과 만들고 기대보다 뛰어난 성과를 만드는 것으로 볼 수 있으며 일하는 과정에서 얼마나 문제 없이 잘 되었는지가 중요하다.

 

그로나 진짜로 일을 잘하기 위해서는 검토를 제대로 해야 한다. 충실하고 냉정한 검토를 할 수 있어야 하고 받아 들일 수 있어야 한다.

일은 끝났다. 그런데 그것으로 끝이 아니다.

검토 결과까지 만들어 내어야 한다. 검토 결과는 다음 일에 다시 영향을 줄 것이다.

검토를 완벽하게 한다면 다음 일에서는 더 나은 결과를 얻을 수 있다.

 

검토를 위해서는 사실에 대한 빠짐 없는 기록과 기억이 필요하고 판단과 느낌이 있어야 한다. 그리고 벌어진 사건의 원인을 알아야 하고 결과에 대한 인과 관계를 발견해야 한다.

검토를 완벽하게 했다고 해서 다음일이 반드시 잘 되는 것은 아니다.

그러나 일이 마무리 될 때 마다 검토를 충실히 하게 되면 일의 경험이 쌓이면서 새로운 일이 자연스러워 질 것이다.

대신 경계해야 할 것이 있다. 과거의 경험이 풍부해서 일이 자연스러워 지면서 익숙한 방법에 물들다 보면 새로운 시도와 변화를 망각할 수 있다.

 

과거 일에 대한 검토는 새로운 시도를 위한 자신감이 되어야 하며 아직 도전하지 않은 일들을 찾아내는 도구가 되어야 한다.

 

2016년이 끝났다.

언제나 처럼 한해를 둘러보면서 회상하고 아쉬워하며 추억할 것이다.

이제는 2016년을 검토하고 새로운 시도를 해야 할 것이나 하고 싶은 것들을 찾아내야 한다.

2017년에는 다른 방법으로 다른 일을 해보자!

 

문제에 대한 답을 찾을 때 우리는 어떤 방법으로 찾을까?

이미 충분한 경험과 학습을 통해 가장 빠른 시간에 적절한 답을 찾는 효율적인 방법을 나름 알고 있다. 이미 알고 있는 방법에 대해서는 더 이상 고민하지 않고 적용하는 것이 당연하다.

더구나 숙달되면 될 수록 속도도 더 빨라진다. 그래서 가장 좋은 해결책으로 인정한다.

 

그러나 이미 알고 있는 해결책이 최선이 아닐 수 있다는 의심과 다른 방법이 있다는 생각을 하기도 한다.

그리고 누군가 정의 해 놓은 눈 앞에 있는 가장 효율적으로 보이는 방법이 내 취향에 맞지 않을 수 있다.

사람들은 준비된 해결책을 주저없이 선택하는 것이 효율에 도움울 준다고 생각하지만 그러면 그럴수록 더 나은 방법을 찾아낼 수 있는 가능성은 줄어든다.

 

이미 알고 있는 길이 아니라 다른 길로 가야 새로운 것을 볼 수 있고, 나만의 경로를 만들 기회가 많아진다. 대신 구축한 효율과 단기 생산성은 약간 포기해야 한다.

다른 길로 가기를 반복하면 새로운 길에 쉽게 적응하고 돌발적인 상황에 대한 대처 능력도 좋아진다. 늘어난 순발력과 적응력이 결국은 독창적인 해결책을 만들고 효율을 올려 생산성도 향상시키는 결과를 낳는다.

 

경험해 보지 않은 다른 길로 가는 것이 가장 효과적이다.

 

현실에서 실천하고 연습 하는 방법은 있을까?

우선 생각을 달리 하는 것이다. 이것은 상당히 의도적인 노력이 필요하다. 늘 하던 것, 보던 것, 과거의 경험이 우리의 사고를 지배하고 있기 때문에 대부분 과거에 익숙한 것을 선택하고 적용한다.

몇가지 규칙을 만들어 놓고 다른 생각을 할 수 밖에 없는 상황을 만들어야 한다.

프리젠테이션용 자료나 보고서 등의 문서를 만드는 일이 많다. 그럴 때 스스로 정한 규칙은 매번 기존의 템플릿을 사용하지 않는다는 것이다. 새로운 문서를 만들 때 기존의 템플릿을 열어 필요한 내용만 바꾸면 작업의 속도는 훨씬 빨라지고 일관성 까지 있어 보인다.

그러나 항상 백지에서 시작하기로 마음 먹었다면 새 문서에 어울리는 형식을 디자인 해야 하기 때문에 생각을 할 수 밖에 없다. 부담이 되고 속도가 느려지지만 새로운 결과에 대한 기쁨은 얻을 수 있다. 물론 이 때도 과거의 경험에 의해 익숙한 손놀림이 따라가기는 하지만 조금 더 잘해보고자 한다면 다른 선택을 하는 것이 가능하다.

스스로 새로운 상황에 자신을 대입하는 것이다. 이처럼 기존의 경험을 의도적으로 따라가지 않으려는 훈련을 해야한다.

 

그리고 행동할 때도 매번 다르게 해 보는 노력이다. 점심을 먹기 위해 식당을 찾을 때 항상 어디로 갈까 고민이 되니까 구내식당이 가장 편하다는 사람들이 많다. 그럴 수 있다. 새로운 식당을 찾아 움직이는 것이 불편하고 귀찮은 일이겠지만 자연스럽게 새로운 경험을 하게 되는 장점이 있다. 걸어다니면서 산책도 하고 다른 사람들의 생활 패턴도 관찰하는 장점이 있다.

 

어쨌든 이전의 익숙한 길을 벗어나 다른 길을 가보려는 의식적 노력이 효과적으로 사고를 확대하고 더 많은 기회를 만날 수 있게 해준다.

단기적 효율보다는 목적하는 결과를 얻는 더 효과적인 방법을 찾아보자.

나는 호기심이라는 말을 좋아한다. 호기심이라는 단어에 호기심이 있기도하다.

모든 발전의 근원 중 하나가 호기심이라고 생각한다.

잘 모르는 것이나 새로운 것을 보면 궁금해진다. 그러다 보면 궁리하게 되고 빠져 들게 된다.

지난 달 부터 리더피아에 주니어 리더십 부문 중 미래리더의 생각수업을 주제로 연재 하고 있다.

이번 달의 주제가 호기심이다.

리더피아 2016년 2월호

갈수록 생각을 하지 않는 시대가 되고 있다. 생각 보다는 검색이 편하고 검색해서 나오지 않으면 포기한다.

호기심은 청소년에게만 필요한 것이 아니다. 어른이 더 필요하다. 어른에게는 가르쳐 주는 사람이 상대적으로 적다. 호기심을 바탕으로 스스로 탐구하고 학습해야 한다.

검색으로 알 수 있는 것은 누구나 다 아는 것이다. 물론 남들이 모르는 절대 비밀을 알아내라는 말은 아니다.

그럼에도 사회생활을 하면서 학습하는 능력, 탐구하는 자세는 더욱 필요하다.

경쟁은 심화되고 확실한 것은 보이지 않고 안정된 것은 없어지는 세상이다.

생각하는 능력이 미래를 만들게 된다.

호기심을 가져야 하는 이유이다.

 

사람은 아주 어릴 때부터 친구를 만나고, 학교를 다니면서 사회활동을 하게된다. 관계를 증진시키고 원하는 결과를 얻기 위해서는 다른 사람들과의 상호작용이 필수이다.

다른 사람들과 교류하려면 대화가 기본이다. 대화는 상호간의 이해를 공유하고 간격을 좁히며 더 나은 결론을 얻기 위한 방법이다.

대화를 하려면 내 생각을 만들고, 전달을 효과적으로 해야 하며 상대방의 말을 잘 알아 듣는 것이 전부이다.

특히 직장에서는 의사소통이 업무결과에 직접적인 영향을 미친다.

잘 조직화된 회사라 할지라도 시스템과 프로세스만으로는 동료를 이해시키고 원하는 것을 얻기가 쉽지않다.

결국 사람대 사람의 대화가 중요하다. 그래서 직장인은 자기 생각을 말하는 능력이 중요하다.

말하는 대상에 따라 시점과 방법이 다르고 내용도 바뀌게 된다. 나의 성격과 지위에 따라서 말하는 방법이 달라져야 하는 것도 물론이다.

물론, 가장 중요한 것은 말하고자 하는 생각이 있어야 한다.

생각을 갖고 있다면 잘 말하기 위해 중요한 것은 무엇일까?

 

첫번째로 시점(타이밍)이다.

상대방의 기분이나 상황에 따라 말하기 적당한 기회를 만들어야 하지만 쉽지 않다.

말하기 좋은 때는 항상 지금이다.

내 생각이 정리가 잘 되어 있다면 지금이 가장 좋은 시점이다.

내가 상대방의 상황을 미리 알 수 없으므로 더 좋은 시점을 찾는 것은 불가능하다.

다만, 평소에 말을 잘 안하던 사람 사이라면 함부로 말하기 어려울 수 있다. 그래서 심각하지 않은 가벼운 대화나 행동으로 평상시 대화의 거부감을 없애 놓는 것이 필요하다.

평소에 직장에서 지나치게 심각한 대화나 업무중심적인 관계만 유지 한다면 내 생각을 말하는 것이 어려워진다.

직장에서 업무에만 집중하게 되면 점차 업무를 잘하지 못하게 되는 아이러니가 발생하는 것이다.

생각을 말하기의 두번째는 다음글에 추가로……

Photo by erix!

컴퓨터로 작업을 많이 하는 시간이 많고 대부분의 일이 온라인화 되어 있지만 노트를 사용하는 것은 많은 장점이 있다.

나는 요즘 말하는 문구에 대한 덕후(?)는 아니지만 몇 개의 만년필을 사용한다. 대부분 몇 만원 하지 않는 평범한 것이고 그중 가장 많이 쓰는 것이 10년도 훨씬 넘은 워터맨으로 당시 저가 모델이다.

메모에 대하여 특별한 노하우나 사용법을 말할 정도는 아니면서도 노트를 사용하는 것을 많이 강조하는 편이다.

좋은 노트를 써라!

노트와 더불어 반드시 필요한 것이 필기구이다. 학생들처럼 일목요연하게 정리하거나 하지는 않는다.

주로 낙서하듯이 생각나는 것이나 정리해야 할 것을 줄도 없는 무지 공책에 자유롭게 적어 가는 스타일이다.

그런데 이럴 때 주로 만년필을 쓴다.

만년필이 불편한 점도 분명히 있다. 잉크를 넣어야 하고, 번지거나 굳어 버리는 것에 신경 써야한다.

더구나 글을 쓸 때는 볼펜처럼 부드럽기만 하지는 않다. 마구 휘갈겨 쓰다보면 종이에 따라 걸리기도 한다.

그런 불편함에도 만년필이 주는 즐거움은 역설적으로 글을 쓸 때 함부로 쓰지 못한다는 것이다. 그러다보니 너무 급하게 쓰지 않게 되고 생각의 속도와 보조를 맞추기 좋다.

그렇다고 글씨를 잘 쓰지는 못한다. 겨우 내가 알아볼 수준이지만 큼직하게 글을 쓰는 편이라 만년필이 흘러가는 느낌이 좋다.

중요한 것은 만년필이나 노트가 아니라 내용이겠지만 내용에 가치를 담는 방법 중 하나로 어떻게 쓰느냐도 무시할 수 없다.

생각이 복잡해서 정리가 안될 때, 아이디어가 궁할 때 등 고민이 많을 때 맑은 노트를 펴 놓고 만년필로 끄적거리는 것 또한 생각 전환에 아주 효과가 좋다.

이렇듯 손에 익은 작은 도구가 나를 즐겁게 한다.

 

나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

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첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

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나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

Podio - Home Screen많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

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아침 시간에 여유가가 생기면서 회사 앞의 스타벅스에 커피를 마시게 된다.

특별히 스타벅스를 좋아 하는 것이 아니라 아침 일찍 문 열어 주는 곳이 생각보다 많지 않다.

더구나 회사 바로 앞이라 편하기도 하고, 아침에는 2층 넓은 홀에 사람들이 거의 없다.

대부분 출근 시간에 딱 맞추는 것이 일상화되다 보니 아침에 여유를 부리는 사람은 드물다.

주로 마시는 커피는 아메리카노나 오늘의 커피 이다.

메뉴에는 없지만 숏 사이즈가 가격도 맞고 용량도 적절하다.

오늘의 커피가 가장 싸면서 숏사이즈로 3,300원이다.

거기다 증정품으로 받은 개인 텀블러를 사용하면 300원 할인, 3,000원에 아침 커피를 마신다.

그리고 한시간 정도 방해 받지 않는 시간을 확보하는 것.

사람에 따라 시간과 공간을 사용하는 방식은 다르지만 어쨌든 스스로 시간과 공간을 확보해야만 한다.

내가 확보 할 수 있는 이시간의 활용이 중요하다.

 

[ratings]

 

회사에서 해야 하는 일 중에서 생각이 차지하는 비중이 높다.

그렇다면 생각을 도와 주는 도구는 무엇이 있을까?

도구라고 한다면 유행하는 생각관리 프로그램이나 브레인스토밍 같은 프로세스를 떠올린다.

좀 다른 것으로 사람의 생각을 활성화 시키고 다양한 생각이 자유롭게 펼처질 수 있도록 하는 방법은 여러가지가 있다.

사람은 생각할 시간이 필요하다. 생각에 별도의 시간이 있을까? 라는 의문이 있을 수는 있겠지만 우리의 뇌는 순간순간 독립된 생각의 시간이 필요하다.

바쁜 가운데에서도 생각은 계속 발전하고 펼쳐진다.

그러나 더 좋은 생각과 방법, 판단 등을 위해서는 적절하고 신선한 자극과 여유가 있어야 한다.

바쁜 업무로부터 떨어져서 그 일을 바라볼  여유와 다른 시각이 필요하다.

다른 시각과 의심을 용인하지 않으면 더 좋은 생각은 떠오르지 않는다.

생각은 이미 알고 있는 것거나 하고 있는 일과 다른 것을 말한다고 볼 수 있다.

지금과 다른 것을 원한다면 다른 시각이 필요하고, 다른 시각을 자유롭게 하게 위해서는 여유를 가져야 하며 신선한 자극이 필수이다.

내가 생각하는 신선한 자극이란 생각하는 것과 상관 없어 보이지만 다양한 활동을 하는 것이다.

몸이나 손을 많이 움직이면 의외로 상상력이 풍부해지기도 하고 새로운 생각이 떠오르기 쉽다.

휴식과 자극의 반복, 새로운 정보의 입력이 있을 때 생각이 커지게 되는 것이다.

아마 이런 행동을 비 효율적인 활동이라고 생각 할 수 있을지 모르겠다. 그러나 장기적으로 전체를 본다면 효과는 더욱 올라갈 것이다.

몰입을 하는 것은 좋은 것이지만 주변을 살펴보고 가끔 일을 멈추는 것이 필요한 이유이다.

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회사의 업무에는 여러 분야가 있다.

명칭만으로는 다 이해가 되지는 않지만 하는 일이 확실한 분야도 있다.

생산팀을 제품 생산 업무를 할 것이고, 영업팀은 영업을 한다.

그런데 우리가 흔히 말하는 회사원(사무직)은 무슨 일을 할까?

매일 문서만 작성하고 있다? 회의하는 것이 일인가?

윗사람의 지시에 따라서 뭔가를 하곤 하는데 어떤 지시가 있고 무슨 일을 하는지 잘 모르겠다.

그런데 왜 바쁠까? 정해진 시간내에 결과를 만들어 내야 하기 때문일텐데 대부분의 경우 결과물은 무엇일까?

아마도 어떤 보고서나, 문서, 조사자료 등일 것이다.

그렇다면 그런 것들이 지시를 받으면 바로 만들어지는 것인가?

지시 받자마자 바로 만들어 내는 그런 일은 없다.

회사에서 원하는 결과는 주문과 동시에 나오는 패스트푸드가 아니다.

그렇다면 하루의 업무 시간에 주로 하는 일은 무엇일까?

아이디어를 만들고 생각을 다듬어서 새로운 방법을 만들고 더 나은 형태로 결과물을 만들어야 하는 일이다.

결국 대부분의 일은 생각을 많이 해야 하는 일이다. 그리고 나서 자신의 생각을 표현하는 약간의 작업이 필요하다.

생각하는 시간이 필요한 지금의 직장인이지만 일이 바쁘다고만 한다.

실력의 차이 일 수도 있고 업무량이 많을 수도 있다.

생각은 지시를 받아야만 하는 것이 아니다. 자기가 맡은 일에 대한 생각하는 시간이 결과의 수준을 결정한다.

그런데 회사에서 하는 것이 생각하는 일이라고 여기는 사람이 별로 없어 보인다.

특히 윗사람들은 더욱 그렇다.

그럼에도 우리는 생각하는 것을 멈추면 안되고 생각을 잘 할 수 있는 환경을 만들고 시스템을 구축하는 것이 업무 효율을 높이는 것이다.

재택근무가 늘어나고 자유롭게 시간을 활용하는 사람들이 많아지는 이유이다.

우리 스스로가 회사일을 생각하는 일로 정의하지 않으면 기계처럼 단순 업무만 하는 사람으로 전락하게된다.

 

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