일을 하는 과정과 결과를 기록으로 남겨야 한다.

우리가 하는 일은 대부분의 일은 과거의 것과 단절된 전혀 새로운 것은 많지 않다. 또, 전에 했던 일을 참고해서 일을 해야 할 때도 많다. 일을 하면서 얻은 경험은 우리의 몸과 기억속에 충분히 쌓이면서 특별한 기록이 없더라도 문제가 없는 경우도 많다.

대표적으로 업무의 결과를 기록하는 방법은 회사에 많이 쓰는 업무일지처럼 하루의 처리 업무를 기록하는 연대기식 기록하는 방법이고 일의 프로젝트 단위로 진행과 결과를 백서 형식으로 기록하는 것이다.

두가지 방법 모두 장단점이 있으므로 상황에 따라서 적절한 방법이 있다.

 

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그러나 두가지 방법을 함께 사용해야 기록의 효과를 제대로 볼 수 있다.

하루의 일과를 기록하다보면 여러가지 일을 처리한 그날의 활동 상황을 알 수 있다. 그러나 특정 프로젝트에 대해서는 시작에서 부터 지금까지 진행된 일의 진척이나 흐름을 파악 할 수 없다.

프로젝트 단위의 기록을 할 때는 프로젝트마다 일정한 속도로 진행 되는 것이 아니고 업무의 양이 달라 일의 배분이나 우선순위가 상대적으로 떨어지는 일의 관리가 안되기도 한다.

대부분 두가지 형태의 기록을 병행한다. 통상 일정한 주기(하루, 한주)의 기록을 기본으로 하고 특정 프로젝트는 마일스톤에 도달할 때 또는 종료되거나 중대 변화가 있을 때 보고서를 작성한다.

그렇지만 두가지 기록이 서로 연관성이 없는 일을 하는 것은 아니다. 단지 기록의 형태만 다를 뿐 같은 일이다.

그러므로 하나의 기록 방법으로 프로젝트별 진행 사항을 파악하고 일정별 업무를 연계할 수 있으면 좋다.

 

몇차례 소개한 PODIO를 통하여 일의 진행에 따라 일정, 자원의 활용, 과정과 결과의 보고, 계획과 이해 당사자들을 함께 기록 관리 할 수 있다.

초기에 프로세스와 연관 관리가 필요한 항목에 대한 구성만 잘하면 업무의 흐름을 빠뜨리지 않고 확인하고 진행 이력을 모두 확인 할 수 있다. 더구나 진행 과정에서 변경되고 추가 되는 업무가 있으면 얼마든지 구성을 변경 확장 할 수 있으므로 업무의 연결관리가 가능한 프로그램을 활용할 필요가 있다.

 

일을 잘 한다는 것은 단순히 지식이나 기능이 뛰어난 것을 말하는 것이 아니다. 반복되는 일이거나 새로운 일이거나 절차와 순서에 따라 정해진 단계를 거쳐야 하며 업무를 파악하기 쉽게 운영하고 기록하여 좋은 본보기를 만들어 다시 활용할 수 있는 자원을 확보하는 것들을 포함한다.

특히 나는 요즘 일을 잘한다는 것을 동료와 함께 일하는 능력이 뛰어나다는 것이라고 생각한다. 그러려면 동일한 언어로 의사소통하며 기록을 공유하고 이해할 수 있어야 한다.

업무기록을 잘하는 것은 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

[ratings]

비즈니스에서는 신뢰가 생명이다.

한번 떨어진 신뢰를 회복하는 시간은 처음 신뢰 구축 때 들어간 시간의 10배 이상이 될 것이다. 그리고도 처음 상태로 되돌아가기 어렵다.

신뢰의 많은 부분을 차지하는 것인 약속을 지키는 것이다보니 서로의 약속에 대해서 아주 신경을 많이 쓴다.

만남의 약속도 그렇고 뭔가 제출 하기로 한 약속도 그렇다.

그런데 이렇게 신경쓰는 약속이 대부분 결과에 대한 약속이다.

중요한 것은 신뢰는 결과에 따라 결정 되기도 하지만 일이나 행동이 진행되는 절차가 부실하면 결과가 아무리 좋아도 의심을 가질 수 밖에 없다는 것이다.

모로가도 서울만 가면 된다는 발상은 한번은 통할 수 있어도 지켜야 할 과정과 밟아할 절차를 무시하고 포장된 결과만 만든다면 금방 실력이 없고 사기성이 있다는 것이 탄로난다.

어떻게 절차를 제대로 지킬것이며 어떻게 상대방에게 절차가 제대로 진행되고 있는지 알도록 할 것인가?

의외로 간단하다.

일이 진행 되는 과정에서 진행 상황을 공유하면 된다. 설령 실수가 있더라도 객관적이고 솔직하게 공유하면서 일하게 되면 절차를 지키고자 하는 노력을 인정 받게 된다.

우리가 택배를 통해 물건을 배송 받을 때 내 물건이 어디쯤 가고 있는지 모니터링이 가능하다면 정상적으로 진행되고 있다고 생각하지 않는가?

내가 일하는 내용을 모두 공개 할 수는 없다.

단지, 중요한 이벤트나 변곡점이 있을 때 현재의 사실만이라도 알려 주는 것이 핵심이다.

사람은 누구나 기다려 줄 수 있다. 내가 원하는 결과가 정상적으로 진행 되기만 한다면 약간의 늦어짐이나 기다림으로 신뢰를 깍아먹지는 않는다.

신뢰를 결정하는 것은 완성된 결과가 아니라 진행 과정과 절차임을 명심해야 한다.

일의 진행을 올바로 공개하고 공유하기 위해서는 자신의 일에 대한 체계적인 관리가 선행되어야 한다.

체계적인 관리를 위해서는 일하는 시스템을 제대로 갖추어야 할필요가 있다.

그래서 일하는 시스템, 업무프로세스가 중요한 것이다.

[김철호의 사람 이야기]

미래의 성공을 위해 반드시 갖추면 좋을 것들이 무엇일까?

많은 자기계발서들에서나 각종 특강에서 성공하기 위해서 우리가 노력하고 가져야 할 기본적인 것으로 열정과 꿈 등을 이야기 한다.

당연한 이야기 이기는 하지만, 진짜 성공을 위해서 우리가 준비해야 할 것들을 잘 설명하고 있지는 않다.

세상의 모든 일이 마음 먹은대로만 되는 것이 아니므로 차근차근 준비하고 쉼없이 갈고 닦아야 하는 것이있다.

그것이 무엇인지 그동안의 경험과 느낌에 대해서 밀해 본다면,

세가지로 분야로 능력(Ability), 기술(Skill), 기본(Basis)으로 나누어 보고자 한다.83aaed26942f31989cca1d36_640_success

첫번째로 이해 능력이 필요한다. 이것을 세분화 하면 상황 이해 능력, 정보 이해 능력, 사람 이해 능력이다.

자기 분야에 필요한 능력은 당연한 것이겠지만 분야를 가리지 않고 목표에 도달하고 리더로 성장하고자 한다면 반드시 필요한 능력의 첫번째라고 생각되며 가장 강력한 능력이라고 여겨진다.

두번째로 필요한 기술은 IT 활용 기술과, 영어 기술이다. 특히 현대의발전 방향에서 보면 두가지 기술은 모든 부분에 영향을 주는 핵심기술이다.

세번째로 갖추어야할 기본은 체력과 도덕성이다. 궁극적인 성공은 체력이 뒷받침 되어야만 가능하고 도덕성이 없으면 사기꾼으로 전락하기 쉽다.

자신이 속한 분야의 핵심 지식과 능력 등은 모두 다르고 다른 사람과 비교할 수 없지만 이 세가지는 비교도 가능하며 분야와 상관없이 노력으로 향상 시킬 수도 있다.

 

Photo by seeveeaar

[김철호의 사람 이야기]

최근 우리나라에서 발생한 엄청나고 반복적인 사고와 재앙을 보고 많은 사람들은 말한다.

나라의 각 부서에 사고가 발생할 때 대응하는 매뉴얼하나 제대로 갖추지 못하고 있다, 또는 예전에 만들어 둔 매뉴얼 조차 폐기 하고 사용하지 않았다.

사실 그렇다. 나라 뿐 아니라 기업에서도 어떤 일이 발생하면 우왕좌왕하면서 매뉴얼대로 일하지 않는다, 절차를 모른다, 남의 일 하듯 한다 등 질책의 목소리가 쏟아진다.

그러면 그동안 반복적으로 과거의 사건 사고를 거치면서 아무런 일도 하지 않았다는 말인가? 아마 그렇지는 않을 것이다. 이번 세월호 사건 이후에도 뭔가를 하긴 할 것이다.

기업에서도 살펴 보면 잘 만들어진 규정과 규칙, 절차는 대부분 보유 하고 있다. 직원들 역시 규정을 알고 있다. 그러면서도 막상 필요할 때는 써먹지 않고 있다.

왜, 그럴까? 매뉴얼이나 규정이 잘못되어서 그럴까? 아니면 너무 어려워서 그럴까?

관점을 달리 해서 보면, 지금 우리가 갖고 있는 매뉴얼이나 규정은 누군가 만들어 놓은 것이다. 아마 유능한 사람이 만들어 놓았을 것이다.

그러나 정작 매뉴얼을 사용해야 할 사람은 매뉴얼을 만드는 과정에 참여 한 적이 없다. 더구나 동의 한 적도 없다. 물론 이미 만들어진 법에 동의를 굳이 해야 하느냐 반문 할 것이다.

그럴 필요는 당연히 없고 그럴 수도 없다. 그러나 매뉴얼을 사용하고 규정을 지켜야 할 사람들의 의견이 반영되어야 하고, 지속적으로 반복 점검 하고 논의 하는 과정이 필요하다. 항상 담당자는 바뀌고 시대가 바뀌고 상황이 달라진다. 그렇기 때문에 새롭게 만들지는 않더라도 당사자들은 항상 재 검토 해야 한다. 이과정에서 동의 되지 않는 사실은 따져 묻고 이해를 해야 한다는 것이다.

결국 최종 매뉴얼이나 규정에는 자신의 의견이 반영 되어 있어야 자기 것이 된다는 것이다.

직접 참여하여 수정하고 동의 한 것은 결국 자신이 만든 것과 동일한 의미가 되고 자기가 주인인 것이다.

우리는 늘 주인의식을 강조한다.

그러나 주인이 반드시 해야 하는 일은 누군가 대신 해놓고 의식만 강조한다.

사람들은 자신이 참여 하지 않은 것은 동의하지 않고 아무리 옳바른 일이라도 적극적으로 수용하지 않는다.

목소리만 키워서 누군가를 탓할 것이 아니라, 논의의 과정에 당사자를 참여시켜야 갈등도 줄고 추진력도 생긴다.

잘 만들어진 완벽한 매뉴얼이나 규정이 중요한 것이 아니라 당사자 들이 참여 했느냐가 더 중요한 것이다.