12월이 시작 되었다. 한해를 마무리 하면서 2020년 계획을 이야기 하고 여러 준비를 한다.

내년 수첩을 마련해서 일정을 정리하고 목표를 세우며 마음을 다지기 좋은 때이다.

오래전에 (그 때도 12월 1일이었다) 다이어리 대신 노트를 쓰자는 글을 쓴 적이 있다. 더구나 일정관리에는 스마트폰을 쓰는 것이 현실인지라 더욱 그렇다.

그런데 노트도 여러가지다. 용도나 디자인이 셀 수 없이 많고 크기도 다양하다.

그 중에서 어느 것이 쓰기에 가장 적합할까? 학교를 다니며 공부하듯이 쓴다면 적당히 큰 것이 좋겠지만 지금은 아니다.

 

지금 가장 유용하게 쓰는 것이 A6 크기의 수첩이다. 전에는 주로 줄이 없는 무지 노트를 썼지만 A6 노트에서는 잘 안보인다.

A6가 좋은 이유는 크기가 휴대하기에 적당하다. 깨알같이 글을 쓰는 일이 별로 없으며 자유롭게 메모하고 낙서하며 기록하기를 좋아해서 너무 정형화된 것이 싫은 것도 있다. 더구나 A6노트는 펼치면 A5  크기이므로 크기가 작은 것도 아니다.

대신 스프링이 없고 실로 제본된 것으로 180도로 펼쳐지는 소프트 커버를 좋아한다. 물론 가격이 저렴한 것을 쓴다.

표지가 약하긴 하지만 가죽으로 커버를 만들어 쓰면 적당한 두께감과 고급스러움을 느낄 수 있으며 다 쓴 노트 속지만 갈면 계속 쓸 수 있다.

노트는 좋은 것을 써야 한다고 생각한다. 일년에 그렇게 많은 노트를 쓰지 않기 때문에 너무 아까워할 필요는 없다. 좋은 노트라고 꼭 비싼 것은 아니다.

그래서 A6 노트에 가죽커버를 만들어 쓰는 것을 좋아한다. 손때가 묻으면서 연륜도 쌓이고 매끄러워지면서 손에 잡히는 느낌이 좋다.

 

그리고 포스트잇을 메모용으로 많이 사용하지만 나는 오히려 불편할 때가 많다. 포스트잇이 잘 달라붙고 뗄 때 잘 떨어지지만 아무데나 들러붙는다. 오히려 그것이 불편하다. 포스트 잇은 책을 읽다가 중간에 표시하는 용도가 더 좋다.

메모용은 적당한 크기의 낱장 종이이다. 이 때도 A6 정도의 종이가 좋다. 너무 작은 종이에는 칸을 맞추어서 적어야하기 때문이다. 대충 되는대로 적어 놓기에 너무 작은 종이는 불편하다.

 

다이어리는 일정을 적기에 적당하게 칸이 나누어지고 날짜가 써 있어서 날짜에 맞추어 기록하기에 적당하다. 예전처럼 약속과 전화번호를 다이어리에 적어 놓지 않기 때문에 날짜에 해당하는 메모를 관리하기에는 좋다.

그런 목적 외에는 다이어리보다는 노트를 쓰는 것이 좋다.

그냥 생각이 나는대로 자유롭게 적는 것이다.  

언제나 변함없이 이맘때면 다이어리 광고가 넘처난다. 최근엔 스타벅스에서 주는 다이어리를 받기 위해 열심히 커피를 먹기도 한다.

한해를 마감하고 새해를 맞이하는 즐거움 중에 하나이고 새로운 각오를 다지기에 좋은 동기가 되는 것이다.

언제부터 이렇게 열심히 다이어리를 썼는지, 무엇 때문지 모르겠지만 이제는 익숙하다.

 

그렇지만 스마트폰이나 컴퓨터 때문에 다이어리에 대한 인기가 좀 다른 면이 있다.

과거처럼 약속을 적어 놓고 전화번호를 관리하는 것만이 아닌 것이다.

 

나는 다이어리 보다 공책(노트)를 쓰는 것이 더 중요하다고 얘기한다.

물론 약속을 잘 관리하고 할일을 챙기는 것이 중요하지만 그것은 스마트폰이 많이 해결해 주기 때문에 다이어리가 없어서 불편한 점은 크게 없다.

대신, 생각이나 정보를 기록하는 공책이 더 필요하다. 때때로 낙서도 하면서 느낌도 적어내려가고 중요한 메모도 하는 자유롭게 쓸 수 있는 공책을 써야 한다.

가능하면 좋은 공책을 쓰라고 권한다. 학생시절에 수업시간에 쓰는 공책이 아니라면 일년에 몇권 쓰기 쉽지 않다. 그렇기 때문에 좋은 공책을 써도 큰 돈이 들지는 않는다.

공책을 쓰면서 함부로 대하지 않고 항상 휴대하고 수시로 사용하기에 좋은 공책을 쓰는 것은 도움이 된다.

더구나 아무 줄도 없는 무지 공책을 쓰게 되면 어디에서 부터 시작할지 모르다보니 자유롭게 쓰게 된다. 이것이 단순한 낙서가 아니라 내 머리가 뭔가를 하고 있다는 것을 말한다.

이제 다이어리보다 노트를 쓰는 습관을 들여 보는 것이 좋다. 너무 일정에 쫒기는 것보다 생각을 키우는 활동을 할 수 있게된다.

약속관리는 이제 첨단 도구를 이용하자. 어차피 첨단 도구들은 생산성 향상에 최적화 되고 있지 않는가?

 

나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

wr

첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

IMG_20151118_082336

나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

Podio - Home Screen많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

bnbnb

누구에게나 똑같이 주어진 시간을 남보다 알차게 써야만 한다는 강박관념 속에서 다양한 시간관리 방법을 도입하고 적용하고자 애쓰고 있다.

지독한 경쟁속에서 살아남아야 하고 남보다 더 나은 성과를 얻어야만 성공할 수 있기 때문에 좀더 좋은 방법을 배우느라 여념이 없다.

학생들이나 직장인이나 시간이 부족하기에는 마찬가지이다.

시간을 관리하는 것에는 잘 드러나지 않는 함정이 있다.

모든 사람의 한시간이 동일하지 않고 우선순위가 다 다른데도 남들이 추천하는 방법을 써보려고 경쟁하듯이 매달린다.

우리가 생각하는 시간관리는 시간대별로 나누어 빈틈없이 일을 쪼개어 좀 더 많은 일을 하는데 집중하는 것이다.

그러면서, 효율적으로 일을 더 많이 해야 개인의 시간을 가질 수 있다고 역설한다.

실제로 그런가?

효율을 중시하면서 더 많은 일을 처리하기 위해 시간을 쪼개다 보면 여유 시간이 아까와서 잠시라도 여유를 부리면 시간을 낭비하는 듯한 불안감을 갖게 된다.

일의 양과 범위에 시간을 조정하는 것이 아니라 정해진 시간에 일을 배분하다보니 생기는 문제이다.

또, 우리가 쓰는 다이어리, 플래너, 스케줄러 모두 일정한 간격으로 시간을 나누어 놓았다.

시간이 흘러가는 속도는 일정하지만 일의 처리 속도는 규격화 되어있지 못하다.

어떤 한시간은 굉장히 많은 일을 하는 경우도 있고 또다른 한시간은 한발짝도 일이 진전 되지 않는 경우가 있다.

이런 경우를 동일한 간격으로 재단하다보니 불안해지고 시간을 낭비하는 듯한 죄책감에 시달리기도 한다.

예전의 약속을 잊지 않기 위한 시간관리에서 효율적으로 빈틈없는 시간 사용을 목적으로 하는 시간관리로 변질되면서 시간관리 능력이 발전할 수록 찌들리는 함정에 빠지는 것이다.

지금의 시간관리 방법은 정해진 약속을 잊지 않게 해주는 장점이 있지만 막상 그 관리방법이 일을 대신 해주지는 않는 것이다.

차라리 시간의 간격이 없는 템플릿으로 일의 처리 과정과 주요 단계, 일의 순서를 관리하는 편이 낫다.

예전에 썼던 다음의 내용를 참고해보라.

일정관리가 아니라 일관리다

다이어리 대신 노트를 쓰자

여유로운 노트에 일정한 시간의 간격이 아니라 일의 진척에 따라 시간을 배분하는노력이 필요하다.

정해진 목표 시간을 갖는 일을 하는 경우에는 뽀모도로 시간관리 방법을 쓰는 것도 나쁘지는 않다.

그러나 어쨌든 일은 내가 하는 것이다.

시간관리에서 언제까지 할 것인가도 중요하지만 언제 시작해야 하는 가에 집중하자.

 

일을 잘한다는 것은 무엇일까?

자신의 업무에 대한 정확한 인식과 파악, 그리고 원하는 결과를 위해서 정해진 방법으로 해야 할 일을 해 나가는 것 등 정의 할  수 있는 방법이 많다.

어쨌든 자기 업무를 잘 관리하고 성과를 내야 하는 것이다. 주어진 일이든, 스스로 만들어 낸 일이든 결과는 내가 만들어 가는 것이다.

그러기 위해서 가장 중요한 것은 무엇일까를 생각해 보자.

나는 좋은 도구를 가져야 한다고 생각한다.

좋은 도구란 내 손에 딱 맞고 일에 필요한 요소와 기능이 적절하게 구성되어 있어서 항상 필요할 때 사용할 수 있는 그런 것이다.

뛰어난 목수가 연장 탓을 하지 않는다고 하지만, 의미를 잘 이해해야 한다.

아무거나 써도 된다는 것이 아니다. 비싸고 좋은 것이 중요한 것이 아니라 내 몸에 딱 맞는 것이라는 의미이다.

그런 의미에서 일을 할 때 좋은 노트를 쓰라고 권한다.

일이나 도구와 노트가 무슨 상관일까?

우리가 하는 일의 거의 대부분은 한번 하고 잊혀지는 것이 아니라 하면 할 수록 경험과 지식이 쌓이고 발전해 가면서 수준을 올려 가는 일이다.

그 매개체로 활용하는 것이 노트이다.

요즘은 다양하고 스마트한 방법이 많이있지만, 과정에선 다양한 형태의 기록이 발생한다.

간단한 메모도 있고, 체계적인 정리나 자유로운 아이디어의 도출 등 정형화 되지 않은 방법으로 사용하게 되는 것이다.

그러다 보니 눈에 보이는 여분의 종이나 손에 잡히는 아무 노트를 쓰게 된다.

좋은 노트를 말하는 데는 몇가지 조건이 있다.

우선, 낙서를 하던 중요한 기록을 하던 하나의 노트를 쓰라는 것이다. 모든 노트를 항상 모셔두고 보존할 것이라고 생각하지 않는다. 그냥 한권의 노트가 다 찰 때까지 쓰라는 것이다.

그럼에도 좀 좋은 노트를 써야 한다. 쉽게 뜯어지지 않는 튼튼함과 자신의 취향에 맞는 조금 값나가는 노트가 좋다. 낙서를 하며서 써도 일년에 몇권 쓰지 못한다. 그러니 좀 좋은 노트를 사서 쓰는 것이 좋다.

그러면 노트를 항상 휴대하게 되고 내 몸의 일부분으로 생각하게 된다.

그렇게 항상 사용하는 한권의 노트에 모든 것을 형식에 구애 받지 않고 쓰는 것이다.

업무의 시작과 끝은 기록이다. 기록이 성과를 나타내고 수준을 결정하게 된다.

좋은 노트를 쓰면 노트를 아끼게 된다. 그 말은 노트에 기록되는 것들이 소중함을 의미하게 된다.

최근 메모나 기록 방법에 대한 많은 아이디어와 팁이 있지만 그 이전에,

좋은 노트를 마련하라. 그리고 자유롭게 사용하라.

그 안에서 방법과 길이 보인다.

[참고 글]

업무일지 기록하는 방법

업무를 효율화하는 뛰어난 방법 

Photo by Sunshine Lady !

지난번 다이어리 대신 노트를 쓰자에서 언급 한 내용을 좀더 보완하고자 한다.

우리는 약속의 중요성을 잘 알고 있다. 약속을 잘 지키던 그렇지 않던 정해진 약속을 항상 기록하고 관리한다.

달력에 빼곡히 일정을 적어 놓고 정해진 날을 잊어 버맂 않고자 애를 쓰고 약속도 잘지킨다.

그러다보니 매일 할일에 대한 달성 여부를 따져가며 일정관리를 한다.

회사에서도 매일 매주 업무일지를 작성한다.

업무일지에는 오늘 한일과 내일 할일에 대해서 자세하게 기록하고 일을 놓치지 않으려고 애쓴다.

그러면 하루의 일에 대한 처리는 완벽해 질 수 있지만 특정 일에 대한 흐름 관리가 안된다.

일이란 것은 단발성으로 끝나는 단순 행동도 있지만 그렇지 않은 경우가 더 많다. 단순행동이라면 오히려 일정 관리가 별 필요 없다.

문제는 여러단계를 거치고 다른 일과 얽혀서 시간을 갖고 진행하는 일을 달력에만 적어 놓고 순간순간의 행동에 집중하다 보면 뭔가 일은 많이 했지만 원하는 결과가 나오지 않게 된다.

하나의 일에 대해서 각각의 다른 일정과 흐름을 관리해야 하고 연관된 사람과 자원, 파생 사건에 대해서 이력관리도 필요하다.

단순한 일정 관리로 해결 할 수 없는 단계와 과정 관리가 필요한 프로젝트성 일이라는 것이다.podio

그러므로 날짜 중심의 일 관리가 아니라, 일을 중심으로 진행 날짜를 관리하는 것이 더 효과적이다.

지금의 다이어리나 플래너로는 쉽지 않지만 IT 기반의 좋은 툴이 많이 있다.

나는 몇번에 걸쳐서 소개하고 있는 PODIO를 이용한 프로젝트 관리방법을 이용하고 있다. 처음에 구조만 잘 세팅하면 일의 흐름과 과정을 관리하는 데 아주 유용한 툴이다.

어쩄든 일정이 중요하지만 일을 효과적으로 하고자 일정을 관리하는 것이라면 일의 흐름을 관리하자.

 

일정관리를 위해서 쓰는 다이어리는 참 쓸모있게 만들어졌다.

어쩌면 내가 원하는 것을 이렇게 잘 아는지 필요한 폼을 딱 갖추고 빈칸을 채우기 좋은 구조를 이루고 있다.

순서에 따라 습관적으로 다이어리를 쓰기 좋은 것은 오랜 연구를 통해 필요한 요소를 잘 찾아낸 것에다 마케팅이 더해졌으리라 생갓한다.

그렇지만 다이어리를 쓰기보다 노트를 쓰면 어떨까? 물론 다이어리를 완전히 쓰지 말라는 것이 아니라 일정관리의 기본 기능만 이용하자는 얘기다.81afd6329cbb2ff1d0d26a18_640_Scheduler

다이어리의 최대 장점이 필요한 것을 잘 기록하고 구성할 수 있도록 만들어진 디자인과 기능성이다.

그런데 그 최대의 장점이 단점이 되는 것이다. 다이어리의 좋은 기능에 갖혀서 다이어리가 시키는대로 유도하는대로 사용하게 만드는 결과를 초래한다.

반면 노트는 특별한 형식이 거의 없다. 최근 무지 노트도 많이 사용하다보니 더 그렇다.

익숙하진 않지만 정해진 형식에 구애받지 않고 내가 형식을 만들고 원하는 그림을 그릴 수 있다.

다이어리보다 노트의 가치를 우습게 생각하기도 한다.

나는 노트도 질 좋고 잘 만들어진 것을 사용하기를 권한다.

학생들처럼 수업내용을 필기하는 것이 아니라면 1년에 노트 몇권 쓰기 어렵다. 그러니 돈 좀 들여서 내손에 잘 맞고 폼이 좀 나고 적당히 튼튼해서 오랫동안 들고 다녀도 추해지지 않는 것을 선택하자.

지나고 보면 다이어리는 빈칸이 생기고 쓰다가 중단하면 쓸모 없게 되지만 노트는 마지막장까지 시간에 구애 받지 않고 쓸 수 있다.

더구나 노트를 쓰면 자유로운 상상을 바탕으로 일정이 아닌 일에 대한 기록을 제대로 할 수 있다.

다이어리는 일정을 관리하기에 참 좋은 도구이다. 그러나 일을 관리하기에는 생각에 제약과 부담을 준다.

11월이 중반으로 넘어가면서 2014년을 마감하면서 내년을 위한 여러가지 준비중에 가장 많이 하는 것이 내년도 달력을 마련하고 다이어리를 교체하는 것이다.

한떄는 전화번호 수첩을 위해서, 일정 관리를 위해서 사용하다가 플래너로 트랜드가 바뀌면서 좀더 전문적이고 고급스러운 것으로 포장되기 시작하던 수첩이 스마트폰 시대로 넘어오면서 많은 변화가 있지만 대부분의 사람들은 의례적으로 내년도 수첩에 관심을 갖게 된다.

일정관리를 우위해 수첩을 쓰지 않은지 오래되었고 늘 사용하는 수첩도 가급적이면 아무 양식이 없는 무지 노트를 즐겨 쓰고있다.

다이어리 또는 플래너를 어떤 용도로 사용할까?

한때는 과시용으로 들고 다니기도 했고, 뭔가 빽빽히 적어가며서 일기처럼 쓰는 사람도 있다.

날짜별로 시간별로 빈틈없이 약속과 할일을적어 놓고 처다보면서 하나씩 처리해 나가는 것이 일을 잘하는 것으로 생각하는 경우가 많다.

사실 일이 많은 사람의 경우 잘 적어 놓지않으면 실수하는 경우가 많으므로 당연한 것이다.

그렇지만 정작 내일의 약속을 챙기는 것에 익숙하지만 내가 가는 방향과 전략에 대해 다이어리를 통해서 관리하고 있을까?Scheduler photo

누구나 새해가 될 무렵 연간 계획을 세운다.

그리고, 수첩에 적어놓고 의지를 다진다. 좋은 일이다.

하지만, 눈앞의 일정을 지키기에 여념이 없어지면서 어느순간 연초에 세운 계획은 바빠서 못하는 일이 되어 버린다.

그것이 올바른 방법일까?

우리는 열심히 사는 것을 중요하게 생각한다.

그렇지만 중요하고, 계획에 따른 삶은 특별히 신경쓰지 못한다.

단순히 일정과 약속만 적어 놓는 다이어리를 벗어날 필요가 있다.

자신의 장기 계획이 있다면 계획에 대한 일정을 전개 해보자.

이때 중요한 것이 언제까지 할 것인가가 아니라 단위 일을 언제부터 시작할 것인가를 관리해야 한다. 더불어 단위 일에 대한 수행 방법을 늘 생각해야 한다.

Scheduler photo그러기 위해서는 일정만 적는 스케쥴러의 기능이 아니라 자신의 프로젝트를 진행시키고 관리하는 덩어리 업무의 관리 방법이 필요하다.

항상 계획을 머릿속에 넣고 있으면서 일처리 과정의 전과 후를 같이 살펴보아야 한다. 그리고 관련된 다른 업무, 다른 사람과의 관련성을 고려해야 한다.

이런 것들은 간단한 수첩만으로는 해결하기 어려울 것이다. 모두들 자신만의 노하우가 있을 것이다.

어쨋든 중요한 것은 단순히 일정을 지키는 것이 아니라 일의 전후과정을 함께 관리하며 개인의 결과를 완성해 나가는 것이다.

그러면 작은 약속에 시달리지 않고 시간적 여유도 생길 수 있다.