다양하게 벌어지는 일과 여기저기서 모아지는 정보들 그리고 그들을 적당히 연결시키고 활용하는 것이 일상이다.

일을 할 때 중요하게 생각하는 것이 좋은 결과를 내기 위해서는 과정을 잘 관리해야 한다는 것이다. 그래서 업무를 정의하고 프로세스를 관리하며 발생되는 여러 이벤트를 관리하는 유용한 방법을 항상 찾는다.

업무프로세스에 관한 나름의 여러 방법을 정리하다보면 끊임없이 새로운 방법이 생기고 더 나은 방법을 시도하고 적응해 보고 있다.

 

기업에서 자체적으로 구축한 업무 솔루션이 아니라 작은 기업이나 개인이 사용하기 좋은 업무솔루션을 무엇이 있을까?

업무관리의 핵심은 기록이다.

진행하는 프로젝트의 흐름과 내용을 기록하며 필요한 정보를 한자리에 모아  관련된 사람들에게 항상 공유하는 것이 중요하다.

프로젝트를 진행하면서 발생하는 다양한 형태의 정보와 기록물 관리를 위해 모두가 사용하는 MS Office나 Google Docs에서 부터 가벼운 메모용 툴, 일정과 할일관리를 위한 생산성 프로그램이 많다.

소기업이나 개인이라면 모두 유료프로그램을 사용한다는 것이 부담스럽다. 일정 범위에서만 무료러 사용하고 고급 기능이나 용량이 커지면 유료로 전환되는 프로그램들이 대부분이다. 잘 사용하던 프로그램도 회사의 정책이 변경되면서 애매해 지는 경우도 있다.

 

새롭게 써보고자 하는 프로그램은 Quip 이다. Salesforce가 인수해서 서비스 중인 비즈니스협업과 관리 등에 유용한 솔루션이다.

많이 사용하는 에버노트나 원노트와 유사한 형태로 폴더를 기반으로 파일을 관리하게 된다. 하나의 파일에 문서와 스프레드시트, 칸반보드, 달력, 이미지 등을 쉽게 구성할 수 있고 사용법도 어렵지 않다. 그리고 파일이나 폴더를 필요한 사람들에게 공유할 수 있으며 함께 수정 할 수 있고 수정 이력 관리가 가능하다.

파일 하나로 프로젝트 전체에 대한 기록을 모두 모아놓을수도 있다. 필요하다면 부서별 폴더를 만들고 폴어내에 진행하는 업무 파일을 만들어진행 사항을 업데이트하면서 프로젝트 공동관리가 가능하다.

팀원에게 업무를 할당하는 것도 가능하며 알람을 통해 메시징 기능으로 업무 메신저로의 역할도 할 수 있다.

 

개인프로젝트 관리를 하더라도 프로젝트별 폴더와 파일을 통해 진행 상황을 기록하고 일정을 관리하며 관련 정보를 모아두는 용도로 사용기에 간편하고 유용한  업무관리 솔루션이 될 듯하다.

OS별 App이 있어 웹이나 모바일 모두에서 사용할 수 있다. 편집기능에서 약간의 에러가 보이긴 하는데 크게 느끼지는 못하는 문제이다.

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