freedcamp로 혼자하는 사업관리

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일하는 데 도구가 중요한 것은 아니지만 가끔 새로운 도구를 사용한다는 것은 작은 설렘과 호기심이 있게 마련이다.

이미 쓰고 있는 도구로 충분하지만 뭔가 새로운 도구를 접한다는 것은 내가 모르는 새로운 세계를 탐험하는 즐거움이 있다.

개인 비즈니스에서 생산성을 지나치게 따지면 피곤해 진다.  그러다 보니 조직의 업무가 아닌 혼자 하는 사업은 아무래도 체계나 효율과는 좀 거리가 먼 형태로 일하는 단점이 있다.

그러나 혼자하는 사업일수록 관리의 중요성이 더 크다. 나 아니면 아무도 내 사업을 챙겨주지 않기 때문이다. 그래서 사업관리를 위한 도구를 찾는 이유이다.

Freedcamp는 꽤 유명한 사업관리 프로그램이다. 개인용이 아니라 팀을 이루어서 일을 하는 조직에서 더욱 유용한 협업관리 도구이다. 대부분의 솔루션이 그렇지만 이것도 유.무료가 함께 제공된다.

혼자하는 사업관리의 범위는 무료범위에서 크게 모자람이 없다. 무료 프로그램에서도 5명까지는 함께 사용할 수도 있다. 그 이상은 유료로 전환 된다.

물론, 무료의 범위에선 약간의 제한이 있기는 하지만 불편은 크게 없다.

 

freedcamp를 쓰게 되면 원하는 만큼 Project를 등록할 수 있으며 각각의 프로젝트에서 Task, Discussion, Time, Milestone, Calendar, File 기능을 무료로 이용할 수 있다.  이정도의 범주면 사업을 진행하는 과정에서 발생하는 대부분을 관리할 수 있다.

여기서 아쉬운 점은 프로젝트별 Description을 자세히 정리 놓을 수가 없기는 하다. 그래서 Discussion을 이용해서 사업을 요약해 놓고 그 항목을 Sticky  on 해 놓는 것으로 활용하고 있다.

또 하나 아쉬운 것은 구글이나 Dropbox와 연동 되는 것이 무료버전에서는 제공되지 않는다. 그렇지만 자체적인 파일 저장 기능이 있으므로프로젝트에서 발생하는 간단한 파일 저장은 가능하다.

Task 관리에서 각각의 Task별 Description을 기록할 수 있고 Sub-Task 등록이 가능하며 리스트형태나 Kanban 형태로 볼 수도 있다.

여러 프로젝트를 동시에 관리해야 하기 때문에 첫화면에서 일정과 할일을 통합관리 할 수 있고 필요하다면 함께 일하는 동료에게 업무를 할당할 수도 있다.

 

하나의 프로젝트에서 발생하는 이벤트와 할일 마일스톤을 캘린더에 등록해서 관리하며 발생하는 이력을 Discussion에 기록하고 캘린더에 등록한 일정 각각에 설명을 붙일 수도 있으며 필요한 파일은 업로드하여 관리할 수 있다는 얘기이다.

 

또한 필요한 내용은 출력하거나 엑셀로 내보내기 할 수 있다.

IOS나 Android 앱도 있이 있어 모바일 환경에서도 쓸 수 있다. 그러나 앱은 별로 특별하지는 않다.

 

업무의 이력을 관리하고 계획을 세우며 해야 할 일을 놓치지 않도록 도와주고 전체 구조를 살펴볼 수 있는 프로그램으로 충분하다.

 

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Quip.com을 써보자.

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다양하게 벌어지는 일과 여기저기서 모아지는 정보들 그리고 그들을 적당히 연결시키고 활용하는 것이 일상이다.

일을 할 때 중요하게 생각하는 것이 좋은 결과를 내기 위해서는 과정을 잘 관리해야 한다는 것이다. 그래서 업무를 정의하고 프로세스를 관리하며 발생되는 여러 이벤트를 관리하는 유용한 방법을 항상 찾는다.

업무프로세스에 관한 나름의 여러 방법을 정리하다보면 끊임없이 새로운 방법이 생기고 더 나은 방법을 시도하고 적응해 보고 있다.

 

기업에서 자체적으로 구축한 업무 솔루션이 아니라 작은 기업이나 개인이 사용하기 좋은 업무솔루션을 무엇이 있을까?

업무관리의 핵심은 기록이다.

진행하는 프로젝트의 흐름과 내용을 기록하며 필요한 정보를 한자리에 모아  관련된 사람들에게 항상 공유하는 것이 중요하다.

프로젝트를 진행하면서 발생하는 다양한 형태의 정보와 기록물 관리를 위해 모두가 사용하는 MS Office나 Google Docs에서 부터 가벼운 메모용 툴, 일정과 할일관리를 위한 생산성 프로그램이 많다.

소기업이나 개인이라면 모두 유료프로그램을 사용한다는 것이 부담스럽다. 일정 범위에서만 무료러 사용하고 고급 기능이나 용량이 커지면 유료로 전환되는 프로그램들이 대부분이다. 잘 사용하던 프로그램도 회사의 정책이 변경되면서 애매해 지는 경우도 있다.

 

새롭게 써보고자 하는 프로그램은 Quip 이다. Salesforce가 인수해서 서비스 중인 비즈니스협업과 관리 등에 유용한 솔루션이다.

많이 사용하는 에버노트나 원노트와 유사한 형태로 폴더를 기반으로 파일을 관리하게 된다. 하나의 파일에 문서와 스프레드시트, 칸반보드, 달력, 이미지 등을 쉽게 구성할 수 있고 사용법도 어렵지 않다. 그리고 파일이나 폴더를 필요한 사람들에게 공유할 수 있으며 함께 수정 할 수 있고 수정 이력 관리가 가능하다.

파일 하나로 프로젝트 전체에 대한 기록을 모두 모아놓을수도 있다. 필요하다면 부서별 폴더를 만들고 폴어내에 진행하는 업무 파일을 만들어진행 사항을 업데이트하면서 프로젝트 공동관리가 가능하다.

팀원에게 업무를 할당하는 것도 가능하며 알람을 통해 메시징 기능으로 업무 메신저로의 역할도 할 수 있다.

 

개인프로젝트 관리를 하더라도 프로젝트별 폴더와 파일을 통해 진행 상황을 기록하고 일정을 관리하며 관련 정보를 모아두는 용도로 사용기에 간편하고 유용한  업무관리 솔루션이 될 듯하다.

OS별 App이 있어 웹이나 모바일 모두에서 사용할 수 있다. 편집기능에서 약간의 에러가 보이긴 하는데 크게 느끼지는 못하는 문제이다.

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설치형 프로젝트 관리 프로그램 qdPM

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프로젝트 관리 방법에 대하여 관심이 많다. 회사를 다니거나 자기 사업을 하거나 모든 것이 다양한 프로젝트의 연속이고 주어진 일을 어떻게 관리하고 결과를 만드는 가가 중요하다.

아마도 프로젝트 관리 도구나 솔루션의 시장이 계속 성장하는 이유일 것이다.

간단하게는 할일 관리에서 부터 역할 배분과 흐름관리까지 포함한 종합적인 프로젝트 관리 솔루션이 다양하다.

관심이 많은 분야다보니 다양한 업부관리 솔루션을 사용하고 있다.

참고 : 자유롭게 일하는 사람들의 업무관리 도구

우리 일의 대부분은 컨베이어벨트 식으로 할 수 없다고 생각한다. 동시에 여러가지 일이 벌어지고 관리해야 하고 기억할 것도 많고 처리할 것도 많다.

동시다발로 벌어지는 일을 노트에 적어 놓는 것만으로는 부족하다. 그래서 일정을 관리하고 관련된 사람들과 협업을 진행하며 그런 모든 것들을 기록해서 찾기 쉽게 만들어야 한다.

그동안 온라인으로 제공되는 다양한 솔루션을 사용해 보았다. 모두 장단점이 있고 개인이나 소규모로 일을 하기에는 무료의 범위에서 충분하고 지나치게 많은 기능을 갖고 있다.

그중 중심에서 사용하고 있는 프로그램은 PODIO 이며 할일과 일정관리로 구글과 연동되는 앱을 사용하고 있다. 업무관리의 부족함은 없으나 오래 사용하다보니 지루해지기도 하고 다른 것을 찾아보던 중에 눈에 들어온 것이 있다.

호스팅을 받고 있는 서버에 직접 설치해서 사용할 수 있는 오픈소스 프로그램을 있다.

qdPM™ Free Web-Based Project Management Software (PHP/MySql)

직접 설치해서 사용해야 하는 것이다보니 프로그램이나 서버에 대한 지식이 전혀 없는 나로서는 어려운 부분이 있기도 했지만 생각보다 설치나 사용이 어렵지는 않다.

설치할 때 프로그램을 다운 받아 서버에 FTP로 올리고 MySql DB를 하나 만들면 된다.

여타의 프로그램 관리 툴과 큰 차이 없이 프로젝트 리스트를 등록하고 각각의 태스크를 등록하면 된다. 각각의 프로젝트나 태스크를 등록할 떄 해당 항목의 상세 정보를 입력폼에 따라 입력하면 된다. 프로젝트의 상태나 종류 등은 이미 카테고리가 분류 되어 있지만 적절히 지우고 원하는 것을 설정하면 된다.

그리고 이미 만들어진 항목이 없다면 새롭게 필드를 구성할 수 있다.

한국어를 지원하기는 하지만 번역이 심각히 엉성하니 영어를 기본으로 하고 필요한 항목명을 한글로 추가하면 된다. 물론 모든 입력은 한글로 아무 문제없다.

등록한 태스크에 일정을 설정할 수 있으며 댓글을 남길 수 있어 업무의 흐름에 대한 기록이나 세부 항목을 설정할 수도 있다.

프로젝트 관리 프로그램이다 보니 여러 사람을 등록하고 업무를 할당하고 참여 시키는 것이 자유롭다.

또한 프로젝으를 진행하면서 각각의 태스크별 일정을 입력하면 간트차트 형태로 일정관리 그래프를 만들 수 있다.

화면의 구성은 복잡한 이미지 없이 간단한 텍스트 기반이라 속도도 빠르고 용량도 작다.

개인이나 소규모의 경우 무료의 범위에서 전혀 문제가 없다.

다만 최근의 프로그램 처럼 화려한 그래픽이나 부가 기능은 없다. 그렇지만 용량의 부담없이 외부에 가입해서 사용하는 것이 부담스럽다면 작접 설치해서 사용하기에 적절하다.

 

프로젝트 관리 솔루션의 기본 기능을 모두 갖춘 것이 장점이며 화려한 부가기능이 없는 것이 장점이자 단점이다.

그리고 설치해서 사용하는 것이므로 모바일용 전용앱은 없다

 

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작은 조직은 어떻게 시스템을 갖추어야 하나?

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처음부터 잘 갖추어진 시스템으로 출발하는 조직은 없다. 비록, 완벽해 보이는 조직이라도 뚜껑을 열기 전에  긴 시간 동안 시스템을 갖춘 결과이다.

우리는 드러난 모습만으로 판단하고 열광하며 아쉬워한다. 누구나 출발할 때는 부실한 시스템을 갖고 시작해서 원하는 모습을 만들어 가는 것이다. 그러니 어쩌면 부러워할 것도 없고 주눅 들 필요도 없다. 내가 만드는 조직도 그렇게 만들면 된다.

남보다 빠르게 조직을 정비하고 체계를 구축한 회사는 어떻게 했을까?

 

대부분의 초기 회사는 자신들의 기술과 상품 등의 장점을 극대화하고 부각 시키기 위해 노력한다. 혁신과 창의성이 강조되는 요즘은 더욱 기술개발과 아이디어에 몰입한다. 그래야 성공하는 것이 맞다.

그러나 그 이후는 어떻게 준비하고 있을까?

우리의 비즈니스는 컨베이어 벨트 처럼 돌아가지 않는다. 하나의 단계가 끝난 후 다른 단계를 진행하는 것이 아니다. 제품 개발 끝낸 후 판매 시스템 구축하고 영업사원 모집하고 AS 체계 갖추는 식의 순서대로 진행 할 수 없다는 것이다. 동시에 진행해야 할 일이 있고 사전 준비와 연습이 필여한 일도 있다.

성장의 속도에 걸맞는 체계가 필요하고 단계별로 필요한 상황을 예측하고 미리 준비할 필요가 있다.

 

문제는 이제 막 출발하는 작은 회사가 할 수 있는가?이다.

시간적 경제적 여유도 없고 미래의 상황을 정확히 예측할 수도 없으며 과거 경험이나 노하우도 부족하기 때문이다. 그럼에도 우리는 모든 것을 혼자 해결하려고 한다.

나는 일 잘하는 방법은 함께 일할 수 있는 능력이라고 생각한다.

부족한 부분은 다른 사람의 도움을 받아야 하고 함께 협력해야 한다. 자신의 핵심 기술이나 상품이 아니라면 더욱 그렇다.

각 분야별, 단계별로 많은 외부 자원이 많다. 함께 일할 수도 있고 사거나 빌려 쓸 수도 있다. 아니면 외부 하청을 줄 수도 있다.

물론 비용이 발생하고 약간의 시간과 노력은 들어가게 마련이다. 그럼에도 완전히 구축 되지 않더라도 실제 사용한 만큼 비용을 지급하는 것은 가장 적은 비용을 사용하는 것이고 손실을 줄이는 것이다. 그러는 과정에서 자신의 노하우가 쌓이고 비즈니스가 최적화 될 수 있다.

초기에 비용에 대한 부담이 있겠지만 좋은 파트너를 만나서 자신의 부족한 부분을 채울 수 있다면 적절한 비용으로 지불하는 것을 당연하게 생각해야 한다.

소모되는 비용으로 볼 것이 아니라 성장계획에 맞추어 투자로 생각해야 한다.

특히, 회사의 운영 부분은 처음부터 제대로 체계를 잡기 어렵다. 회사가 커지면 운영이 차지하는 비중이 커진다.

미리미리 생각하고 준비하는 것이 미래의 부담을 줄이고 회사 본연의 일에 집중 할 수 있도록 해준다는 것을 잊지 말자.

 

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티콜라(Tcolla)를 아십니까?

업무관리 분야에서 생산성을 위한 솔루션은 종류도 많고 경쟁도 치열한 분야이다.

누구나 자신만의 업무관리프로그램이 있고 늘 더 좋은 프로그램을 찾는 사람들이 많다.

 

그동안 꾸준하게 강조한 것이 업무프로세를 체계화하고 업무 히스토리를 관리에 적합한 자신만의 솔루션을 사용해야 한다는 것이다. 거기에는 업무일지를 기록하는 것과 프로젝트관리, 그리고 자신의 데이터베이스를 어떻게 관리해야 하는가를 포함하도 있다.

세상의 대부분의 일은 혼자하는 것이 아니다. 그렇기 때문에 함께 일하는 동료간의 표준화된 업무프로세스와 공유, 협업 프로그램은 매우 중요하다.

그런 것들을 일목요연하게 관리하여 과거의 기록과 경험을 바탕으로 업무의 효율을 높이는 솔루션이 많다.

 

많은 사람들이 사용하는 프로그램 중에 트렐로가 있다. 칸반보드 형태로 업무의 유형에 따라 해야할 일과 역할에 대한 일종의 게시판으로 쓰기에 좋은 프로그램이다.

나 역시 유형별 업무관리를 위해 많이 사용하고 있기도 하다. 그런데 이것이 좀 아쉬운 부분이 있다. 우선 영문으로 만들어진 것이 가장 큰 아쉬움이다. 영어라고 해도 그리 어렵지는 않지만 메뉴의 구조나 접근 방식이 약간 이질감을 느끼는 것이 사실이다. 세부 항목을 찾아들어가는 것이 의외로 쉽지는 않다.

 

트렐로와 유사한 개념을 갖고 있지만 아쉬운 점을 해결한 국내 솔루션이 있다.

티콜라(Tcolla)란 이름의 국내 프로그램으로 Team Collaboration을 줄여서 작명된 이름이다.

로그인 후 만나는 첫화면은 트렐로의 그것과 유사하지만 훨씬 단순한 메뉴체계를 가지고 있으면서 하나의 일(Task)에 대해서 필요한 정보를 입력과 확인이 쉽도록 구조화 되어 있다.

화면 구성과 배치도 편리하고 원하는 대로 공유와 업무 할당과 파일 저장, 히스토리, 코멘트가 되기 때문에 업무의 공유와 협업을 위한 좋은 솔루션으로 보인다.

업무별 아이콘이 다양하게 준비되어 있고 여러 색깔을 지정할 수 있어 업무 게시판(Dashboard)로 사용하기 적절하다.

그리고 사용법과 메뉴를 이해하기에 매우 쉽고 훨씬 직관적이다. 아직 시작한지 얼마되지 않은 서비스이지만 전혀 무리 없이 쓸 수 있고 운영 정책과 기능이 어떻게 발전할지 모르겠지만 대부분의 업무에서 무료로 아쉽지 않게 사용할 것 같다.

 

티콜라의 핵심적 특징을 요약하면

  • 쉽다. – 별도의 매뉴얼 없이 사용법을 익히는데 어려움이 없다.
  • 업무별, 프로젝트별 히스토리 관리가 잘된다.
  • 공유와 협업이 자유롭다.
  • 무료다.
  • 그리고 완전한 한글이다.

 

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Airtable로 만드는 나만의 데이터베이스

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우리에게 데이터베이스 솔루션이 필요할까?

 

일을 하다보면 많은 자료와 정보를 관리할 필요를 느끼게 된다. 그게 데이터베이스가 필요한 이유이다.

간단하게는 친구 주소록을 관리하는 것 부터 진행중인 일과 연계된 여러 정보를 모아 보거나 고객관리를 위한 CRM 툴 처럼 여러가지 정보를 체계적으로 모으고 활용해야 할 일이 많다.

아주 큰 기업이 아니면 요즘처럼 다양한 첨단 기기가 많은 시절에 별로 대수롭지 않게 생각하는 기능이다.

검색이 발달하고 파일을 저장하고 활용하기 쉽기 때문에 정보를 체계적으로 모아서 사용한다는 것은 남의 일처럼 생각하기 쉽다.

그러나 일의 주제나 대상에 따라 최적화된 데이터베이스를 갖는다는 것은 일의 성과를 위해서 매우 중요하다.

회사의 시스템이 잘 갖추어져 있으면 그것을 잘 사용하는 것이 최선이다. 그렇지 않은 회사이거나 개인 정보를 관리할 필요가 있을 때는 어찌할 것인가?

 

예를 들어,

작은 가게를 운영한다고 할 때 반복적으로 찾아오는 고객을 등록하여 단골로 만들고 싶다면 그동안 공책에 적어 놓거나 핸드폰 정보를 입력하여 카카오톡 같은 메신저로 소통하는 방법을 쓰곤 한다. 좀더 발전하면 엑셀로 필요한 항목을 입력해서 관리한다.

그런데 고객에 대한 정보가 단지 전화번호와 이름 뿐이 아니다. 고객의 기본 정보와 더불어 구매하는 물품, 요구사항, 특징도 있고 구매패턴으로 알 수 있는 성향도 있다.

이런 종합적인 정보를 관리하려면 잘 구성되 데이터베이스가 필요하다. 그것도 일차원적인 항목의 나열이 아니라  3차원으로 구성된 관계형 데이터베이스가 필요한 것이다.

기본 정보를 바탕으로 고객이 방문했을 때의 상황과 벌어진 일들을 계속 기록한다면 날짜별 고객별 상황별 분류를 할 수 있다. 더구나 미리 정의된 템플릿이나 분류 항목들을 이용해 간단히 체크하는 것만으로 정보의 수정과 추가 삭제가 쉬워야 한다.

 

Airtale을 생각해보자

 

지난 글에서 Airtable에 대해 소개한 적이 있다.

Airtable은 기업용 전문 데이터베이스 형태를 가지고 있다. 물론 서비스형이므로 거대한 규모로 발전하게 되면 추가적인 개발이나 지원이 필요하겠지만 웬만한 작은 조직이나 개인의 경우에는 무료의 범위에서도 모든 기능을 사용할 수 있다.

화면 인터페이스도 상당히 쉬운 편이다. 물론 처음에 데이터베이스를 구성할 때는 좀 신경 쓸 것이 있지만 그 이후에는 편리한 입력폼과 다양한 화면 구성으로 원하는 정보를 한눈에 찾아보기 쉽다.

데이터를 입력할 수 있는 데이터 유형도 오른쪽 그림처럼 매우 다양하며 엑셀과 같은 계산 기능과 체크박스, 첨부파일 등 여러 형태가 있어 우리가 필요한 모든 자료의 입력이 가능하다.

엑셀의 시트처럼 하나의 베이스(데이터베이스)내에서 테이블을 계속 추가할 수 있고 테이블의 자료를 참조하고 링크로 연결할 수 있으며 계산식을 적요할 수 있다.

 

그렇게 만들어진 정보를 보는 방법은 테이블 형태 뿐 아니라 달력, 갤러리, 칸반보드 형태 등으로 정보의 종류에 맞게 구성할 수 있다.

더불어 다른 사람과 데이터베이스를 공유하여 협업할 수도 있으며 업무를 할당할 수도 있다는 것이다.

개인이나 작은 조직규모 업무에 충분히 사용할 수 있는 솔루션이다.

규모가 작다면 무료로 충분하다. 그리고 사용하기가 어렵지 않다.

그리고 나는 구글계정과 연동하여 로그인하면서 나의 데이터베이스를 구글 드라이브에 저장하여 사용한다.

 

그럼에도 처음 사용하면 어려울 수 있다.  그렇다면 이미 만들어진 템플릿과 주제에 맞는 샘플을 사용할 수 있다. 각 주제별 다양하게 마련되어 있으며 영문이기는 하지만 학습자료도 잘 구성되어 있다.

자신이 갖고 있는 정보를 얼마나 잘 활용하느냐가 성과를 좌우한다. 그러기 위해서는 개인도 정보를 관리하는방법을 익히고 어떻게 사용할 지에 대해 고민해야하지 않을까?

 

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다이어리 쓰시나요?

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언제나 변함없이 이맘때면 다이어리 광고가 넘처난다. 최근엔 스타벅스에서 주는 다이어리를 받기 위해 열심히 커피를 먹기도 한다.

한해를 마감하고 새해를 맞이하는 즐거움 중에 하나이고 새로운 각오를 다지기에 좋은 동기가 되는 것이다.

언제부터 이렇게 열심히 다이어리를 썼는지, 무엇 때문지 모르겠지만 이제는 익숙하다.

 

그렇지만 스마트폰이나 컴퓨터 때문에 다이어리에 대한 인기가 좀 다른 면이 있다.

과거처럼 약속을 적어 놓고 전화번호를 관리하는 것만이 아닌 것이다.

 

나는 다이어리 보다 공책(노트)를 쓰는 것이 더 중요하다고 얘기한다.

물론 약속을 잘 관리하고 할일을 챙기는 것이 중요하지만 그것은 스마트폰이 많이 해결해 주기 때문에 다이어리가 없어서 불편한 점은 크게 없다.

대신, 생각이나 정보를 기록하는 공책이 더 필요하다. 때때로 낙서도 하면서 느낌도 적어내려가고 중요한 메모도 하는 자유롭게 쓸 수 있는 공책을 써야 한다.

가능하면 좋은 공책을 쓰라고 권한다. 학생시절에 수업시간에 쓰는 공책이 아니라면 일년에 몇권 쓰기 쉽지 않다. 그렇기 때문에 좋은 공책을 써도 큰 돈이 들지는 않는다.

공책을 쓰면서 함부로 대하지 않고 항상 휴대하고 수시로 사용하기에 좋은 공책을 쓰는 것은 도움이 된다.

더구나 아무 줄도 없는 무지 공책을 쓰게 되면 어디에서 부터 시작할지 모르다보니 자유롭게 쓰게 된다. 이것이 단순한 낙서가 아니라 내 머리가 뭔가를 하고 있다는 것을 말한다.

이제 다이어리보다 노트를 쓰는 습관을 들여 보는 것이 좋다. 너무 일정에 쫒기는 것보다 생각을 키우는 활동을 할 수 있게된다.

약속관리는 이제 첨단 도구를 이용하자. 어차피 첨단 도구들은 생산성 향상에 최적화 되고 있지 않는가?

 

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자유롭게 일하는 사람들의 업무관리

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개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

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우리는 왜 보고에 인색할까?

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보고가 없으면 일이 끝난 것이 아니다.

모든 일에는 시작과 끝이 있다.

시작을 알리는 것도 보고이고 끝을 맺는 것도 보고이다. 그럼에도 우리는 보고를 대수롭지 않게 생각하고 무감각하다.

소통에 대한 관심이 많아지고 있지만 방법에 대해서는 다양한 목소리가 있으며 정답은 없을 것이다.

소통이 일상적인 잡담이 아니라 무엇인가 일이 진행되면서 결과를 알려주고 과정에 대한 정보를 공유하는 것이다. 그런데 우리는 보고의 습관이 되어 있지 않고 보고에 지나치게 인색하기 때문에 소통이 안된다고 말하는 것이다.

우리의 업무나 일상에서 보고는 매우 중요하다. 보고가 잘 되면 소통이 잘 되는 것이다.

그런데 보고에 대한 이해가 부족하다.

 

보고는 왜 필요할까?

일이 끝나면 보고를 해야 한다. 누군가 시켜서 한 일이라면 일의 결과를 알려주어야만 끝을 알 수 있다. 반드시 누가 시키지 않았더라도 일이 끝난 시점에 결과에 대한 정리가 없으면 계속 진행하고 있는 것이다. 스스로 만든 일이라하더라도 결괴에 대한 확인은 필요하기 때문이다.

보고는 단순히 끝을 알려 주기도 하지만 일을 하면서 나타난 사실과 처리 결과, 성공여부 등 다양한 정보를 포함하고 있다.

일을 끝내지 않고 다음 일을 시작하면 일이 누적되기만 하고 먼저 시작한 일을 흐지부지 만들게 된다.

일을 지시한 사람은 보고가 없으면 일이 아직 진행중으로 생각할 수 밖에 없다. 더구나 정해진 기한가지 보고가 없으면 일을 처리할 능력을 의심하게 된다.

 

보고는 누구에게 하는 것일까?

보통 보고는 일을 지시한 사람이나 윗사람에게 한다고 생각하기 쉽다.

그러나 보고는 위 아래와 상관 없이 일을 한 사람이 나머지 사람들에게 하는 것이다. 처음 만나면 안녕하세요 하듯이 지위나 나이 등의 구분이 없어야 한다.

그리고 반드시 지시한 사람에게만 하는 것은 아니다. 일과 관련이 있는 모든 이해 당사자에게 결과를 알려 주어야 한다. 일의 결과가 영향을 주게 되는 모든 사람이 알아야 하는 것이다.

보고를 하는 사람은 일의 책임자가 하는 것이 가장 좋다. 그것이 가장 신뢰 받는 방법이다.

 

보고의 형식은?

우리가 보고에 인색하게 된 이유 중 하나가 보고의 형식이다.

보고서의 형식이 따로 있다고 생각하고 문서의 형식을 만들고자 한다. 물론 성격에 따라 보고서의 형식을 갖추어야 하지만 대부분의 보고는 보고서의 형식을 가질 필요는 없다.

일의 결과를 간단히 말로 하는 것도 보고이며 대부분이 이런 형식이다. 누군가 무엇을 물어보면 대답을 하는 것도 하나의 보고 형식이다.

대답을 하는 순간 그 일을 끝나는 것이다.

그렇다면 크고 중요한 것만 보고하는 것이 아니란 뜻이 된다.

작은 일상 속에서 하는 일의 진행을 알려 주고 질문에 답하고 변화된 것이 있을 때 알려 주는 모든 것이 보고이다.

주변에서 벌어지는 작은 것들에 대한 결과나 진행 정보에 대해서는 중요하게 생각하지 않고 말하지 않는 습관이 되다 보니 보고에 인색하게 되는 것이다.

보고는 형식과 절차에 너무 얽매이지 말고 늘 결과를 알려주고 진행을 공유하는 것이 중요하다.

 

보고는 언제 하는 것일까?

우선 일을 시작할 때 시작한다는 사실을 알려주고 끝나면 결과를 알려주는 것이 기본이다.

그리고 중간에 일의 계획이 변경되거나 중단되면 반드시 알려 주어야 한다. 임의로 알아서 하다보면 나중에 보고를 제대로 안 했다는 소리를 들을 수밖에 없다.

또 일이 중간에 실패하게 되면 즉시 보고해야 한다. 그레야 책임이 적어진다.

일의 진행 기간이 길게 되면 중간 보고가 필요하다. 계획이 잘 짜여지고 기간이 충분히 길다면 처음 일을 시작할 때 보고 시점을 정해 놓고 시작해야 한다.

일의 중요도에 따라 최종 보고 전에 보고의 초안을 미리 만들어 협의할 필요가 있다.

 

보고가 없으면 일이 끝난 것이 아니다.

주어진 일을 잘 마무리 하고 일을 잘하는 방법은 보고를 해야할 때 제대로 보고하는 것이다.

 

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신입사원은 의논 대상이 안되나요?

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신입사원의 의견은 듣지 않아도 되나요? 신입사원의 생각은 많이 부족한가요?

의사결정 과정에서 많은 회의를 하고 조사를 하면서 경력이 낮은 직원의 의견을 얼마나 들을까?

수습 기간도 지나서 자기 일을 맡았지만 아직 경험이 없고 조직의 생리를 잘 이해하지 못하기 때문에 방향을 결정하고 방법을 선택하는 과정에서 대부분의 의견이 무시되기 일쑤이다.

아무래도 중요도가 높을수록 경험이 중요하다고 생각하는 것이다.

 

그런데 결정된 사항을 실행에 옮기고 행동을 해야하는 사람은 대부분 경력이 낮은 사람일 수밖에 없다.

실제로 일을 하는 사람의 의견이 사전에 반영 되지 않는 것이 현실이다.

 

경력이 낮은 사람들의 의견을 듣고 같이 논의하기에는 정말로 시간 낭비일까?

그렇게 생각하지 않는다.

경력과 위치에 따라 공개할 수 없는 정보가 있다면 모를까 그렇지 않다면 동등한 수준의 대화가 필요하다. 발생한 일이나 결정해야할 내용에 대해서 실무를 담당해야 할 사람들의 의견이 더 중요할 때가 많다.

함께 의논하면서 단순히 듣기만하고 무시해서는 안된다. 그중에 쓸만한 내용은 반영해야 하고 반영하기 어렵거나 잘못 알고 있는 것이 있다면 분명하게 이유를 설명할 수 있어야 한다.

직원이 이해하지 못하는 일은 제대로 실행 될 수 없다.

지시만으로 모든 직원이 행동을 하지는 않는다. 자신이 이해하는 것이 중요하다.

 

함께 의논 할 수 없다면 최소한 결정사항이나 배경에 대해서 이해하고 동의하는 수준까지 설명해야한다.

많은 리더는 직원에게 일의 내용을 설명하는 과정을 생략한다.

하나는 그 정도의 일이면 스스로 알겠지 하는 생각이 있고 두번째는 자신도 정확하게 설명하지 못하기 때문이다. 이것은 스스로도 정확한 이유와 배경, 목적 등을 알지 못한다는 것이다.

마지막으로 아랫사람이므로 시키는 일만 하면 된다는 사고가 지배하고 있을 때이다.

 

세가지 어느 경우나 문제이다.

첫번째와 두번째의 이유라면 더구나 직원과 함께 의논하며 일의 개념과 정의를 확실히 할 필요가 있다. 그리고 공동의 목표를 정확하게 설정해야 한다. 그래야 직원의 참여가 높아진다.

세번째의 이유는 시대의 흐름을 읽지 못하는 것이다.

경험이 적을 수록 일을 정확하게 예측하고 예상되는 문제점을 알지 못하겠지만 순수한 생각으로 기본에 충실하고 새로운 아이디어를 낼 가능성이 많다. 더구나 시대의 변화를 적용하기에 유리하다.

 

이때 경험이 낮은 직원 역시 선배들에게 자신의 생각을 이해 시키는 노력을 해야한다. 단순한 주장이 이나라 근거와 자료를 바탕으로 대안을 제시하는 훈련을 해 나가는 것이다.

반복되는 이견 교환과 논의를 하면서 자연스럽게 회사의 분위기나 정책, 철학 등을 이해할 수 있다.

별도의 과정으로 직원을 교육하기 보다는 회사에서 하는 일 중심의 사고와 논의를 통해 역량을 높여갈 수 있다.

그동안 직원들과 논의하는 습관이 잘 되어 있지 않다. 일방적인 보고 전달식의 회의와 지시에 익숙하기 때문에 경영자들이 의지를 갖고 꾸준히 시도해야 한다.

더불어 직원들이 논의하고 다른 의견을 내는 기회를 많이 만들고 훈련 시켜 스스로 참여하는 문화를 만들어야 한다.

 

한 두번의 노력으로 되지는 않지만 대화와 토론을 통해 의견을 모을고 참여를 만드는 방법은 많이 있다.

 

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스스로 결정하게 하고, 의견을 반영하며, 역할을 나누는 것이 참여를 만듭니다.

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