책을 읽다보면 중요하거나 재미있는 문장이 있다. 나중에 참고하고 읽어보기 위해서는 어디엔가 적어 놓거나 머릿속에 기억해야한다.
모든 것을 다 기억할 수 없기에 수시로 메모할 수 밖에없다.

어떻게 메모할까?
요즘은 누구나 스마트폰을 가지고 있어서 그때그때 사진을 찍어서 보관하기도 하고 해당페이지 부분에 포스트잇을 붙여 놓기도 하고 녹음을 하는 사람들도 있다.
전자책으로 읽는다면 필요한 문장을 캡처해 놓을 수도 있다.

그럼에도 가장 흔한 방법은 적당한 노트에 적어 놓는 것이다.
책읽을 때 노트를 가지고 다니면서 적다보면 책 한권이 정리된다.

노트를 사용하기도 하지만 적당한 크기의 (메모)독서카드를 활용하기도 한다.

슬라이드를 편집하거나 배치를 변경하기에 편하다.

한장에 한두 문장 정도 적거나 필요한 뷰분을 요약 기록하기 위해서 독서카드가 유용하다.
그렇게 정리된 독서카드를 묶어 놓으면 좋은 기록물이 탄생한다.

이렇게 카드 형태의 기록장은 한장에 하나의 주제로 다양하게 기록하기 좋다. 이미지와 글씨를 함께 사용하고 도형을 추가하기도 한다.

프리젠테이션을 위한 슬라이드를 편집 이동 배치하기에 유용하고 업무의 순서를 정의할 수도 있다.
책 중간중간 핵심내용을 메모해서 전체를 요약하는 재료로 쓸 수도 있으며 글을 쓰는 사람들은 단락별, 문단별 글감을 관리할 수도 있다.
묶여있는 노트와는 다른 쓰임새가 있는 것이 카드 형태로된 기록장이다.

휴대와 활용이 좋은 크기에 여러가지 용도로 활용하기 좋은 형태로 디자인된 카드면 좋겠다. 여기에 두꺼운 종이로 만년필로 써도 뒤로 배겨 나오지 않아 글쓰기에 좋아야한다.

이렇게 여러가지 쓰임새를 목적으로 만들어진 플레인북스 메모카드.

플레인북스 메모카드를 만나보세요

 

그리고, 휴대를 위한 가죽케이스가 있다.

이탈리아산 천연가죽으로 재봉틀을 사용하지 않고 전부 손바느질한 것으로 메모카드를 휴대하기 좋고 어디에나 어울리는 멋있는 제품이다.
자신이 사용하는 물건을 귀하고 가치있게 대우하고 그럴만한 제품을 사용한다는 것은 사용자의 품위를 높여준다.

책, 메모카드, 만년필은 환상의 조합이다.

비대면이 일상이 되고 있다.

학교가 수업을 온라인으로 하고 있으며 기업에는 재택근무 바람이 불고 있다.

규모가 작던 크던 비대면으로 공동의 업무를 진행해야 하는 일이 많아질 것이다.

비대면이 아니라 이전에도 협업은 늘 고민거리였다. 생산성을 높여야 하는 기업 문화에서 눈에 보이는 결과와 성과에 대한 평가까지 고려한다면 더 쉽지 않은 일이다.

이미 시스템이나 도구는 충분히 발달되어었고 준비되어 있다. 그렇기에 이제는 기술만의 문제로 볼 수는 없고 비대면이라해도 달라지지 않는다.

 

그동안 지휘자의 감독아래에서 일하고 일하는 모습을 보여야만 의무를 다했다고 믿는 문화에 익숙하다면 요즘의 비대면 상황은 적응하기 어려울 것이다. 그렇지만 비대면으로 협업이 필요하다면 무엇이 중요할까?

 

첫째, 신뢰가 필요하다. 협업이란 일을 나누어 하기도 하고 연결하기도 한다. 함께 일하는 동료와 직원에 대한 신뢰가 없다면 상대방 일의 결과를 바로 수요할 수 없다. 반복해서 확인한다 해도 얼굴을 맞대고 시시콜콜 따지지 않는다면 믿을 수 없다.

비대면 사회에서 이전과 같이 큰 문제없이 업무가 진행되려면 신뢰는 필수적이다.

우리가 배달앱을 통한 음식의 주문도 결국 신뢰를 바탕으로 하는 것이다. 신뢰는 협업을 위한 필수 조건이다.

두번째로 공유와 공개이다. 협업의 핵심요소가 공유다. 더구나 비대면이라면 원할한 공유가 더 없이 중요하다. 업무의 결과와 의견을 공유하는 것은 단지 완성된 결과물만 공유해서 않된다. 업무의 진행 과정을 공유하는 것이 중요하다. 진행 단계와 일정, 결과물이 만들어지는 과정을 공유하는 것이 신뢰를 유지하는 비결이다.

과정의 공유와 함께 공개해야할 것도 많다. 개인의 프라이버시가 아니라면 업무상 얻어진 경험이나 지식 등을 누구나 활용할 수 있도록 공개하는 노력도 필요하다. 업무상 비밀이 아닌 이상 빠르게 공개하고 전달하는 것이 공유의 한 방법이다.

 

세번째로 유연성과 자율성이다. 비대면의 경우 함께 일하는 사람들의 상황을 제대로 알기 어렵다. 개인의 일처리에 대한 자율성을 부여하고 경직된 기준으로 평가해서는 않된다. 일하는 담당자는 자율적인 업무 진행이 필요하고 그것을 보장하는 유연성을 발휘해야 한다.

과거의 기준으로 평가하고 규정을 고집한다면 변하는 환경에 대응할 수 없기도 하고 전보다 생산성이 더욱 낮아지는 결과를 가져올 수 있다.

 

비대면 환경의 시대에서는 시스템과 발전된 도구 뿐 아니라 시대의 변화에 맞는 문화적  토대가 필요하다.

기업에서 결재하는 단계중 보류 항목이 있을 때가 있다. 과거에는 임원의 책상에 기결 미결 보류의 결재함이 있기도 하였지만 요즘은 잘 안보이는 것 같다. 아마도 컴퓨터가 발달하면서 전자결재가 일반화된 이유도 있을 것이다.

늘 의아했던 것이 보류 항목에 들어간 결재 서류는 어떻게 되는가? 무슨 특별한 방법이 있는가? 였다.
회사의 업무 중에 결재의 과정이 꼭 있게 마련이다.

업무 생산성에 영향을 주는 하나의 요인으로 결재 과정을 살펴보자. 결재는 자신의 생각이나 일의 결과 등을 윗사람 또는 결정권자에게 승인 받는 과정이다.
승인권자는 결재항목에 동의 하거나 거절할 수 있다. 그런데 보류는 무슨 의미일까? 나중에 보자는 것이다. 동의도 아니고 거절도 아니고…

계획이 실행으로 옮겨가고 결과를 만들기 위해서는 이사결정이 중요하다. 잘못된 의사결정도 문제이지만 어떠한 결정도 하지 않는 것이 더 큰 문제를 만들기도 한다

보류한다는 것은 판단을 미루는 것이다. 판단을 위한 정보가 부족하다면 보완을 해야 하지 결정을 미루어서는 않된다. 충분한 정보가 확보되면 승인과 거절을 결정해야 한다. 그래야 다음일로 진행된다.

또한 보류하는 것은 승인권자의 무책임이기도 하고 횡포이기도 하다.

 

나는 결정이 곧 실행이다라고 생각한다.

확실한 결정이 내려지고 그 결정에 동의하면 사람들은 움직인다, 일을 한다.

의사결정이 빠르고 불확실성이 제거되면 생산성이 올라갈 수 있다. 간혹 잘못된 결정이 있을 수도 있지만 막연히 결정을 미루는 것으로 해결할 수는 없다.

무엇인가 결정해야 한다면 승인이나 거절하는 훈련이 필요하다.

판단이 어렵다면 보완 지시를 하거나 거절하고 수정해야한다.

때를 놓치지 말고 즉시 판단해야 한다.

12월이 시작 되었다. 한해를 마무리 하면서 2020년 계획을 이야기 하고 여러 준비를 한다.

내년 수첩을 마련해서 일정을 정리하고 목표를 세우며 마음을 다지기 좋은 때이다.

오래전에 (그 때도 12월 1일이었다) 다이어리 대신 노트를 쓰자는 글을 쓴 적이 있다. 더구나 일정관리에는 스마트폰을 쓰는 것이 현실인지라 더욱 그렇다.

그런데 노트도 여러가지다. 용도나 디자인이 셀 수 없이 많고 크기도 다양하다.

그 중에서 어느 것이 쓰기에 가장 적합할까? 학교를 다니며 공부하듯이 쓴다면 적당히 큰 것이 좋겠지만 지금은 아니다.

 

지금 가장 유용하게 쓰는 것이 A6 크기의 수첩이다. 전에는 주로 줄이 없는 무지 노트를 썼지만 A6 노트에서는 잘 안보인다.

A6가 좋은 이유는 크기가 휴대하기에 적당하다. 깨알같이 글을 쓰는 일이 별로 없으며 자유롭게 메모하고 낙서하며 기록하기를 좋아해서 너무 정형화된 것이 싫은 것도 있다. 더구나 A6노트는 펼치면 A5  크기이므로 크기가 작은 것도 아니다.

대신 스프링이 없고 실로 제본된 것으로 180도로 펼쳐지는 소프트 커버를 좋아한다. 물론 가격이 저렴한 것을 쓴다.

표지가 약하긴 하지만 가죽으로 커버를 만들어 쓰면 적당한 두께감과 고급스러움을 느낄 수 있으며 다 쓴 노트 속지만 갈면 계속 쓸 수 있다.

노트는 좋은 것을 써야 한다고 생각한다. 일년에 그렇게 많은 노트를 쓰지 않기 때문에 너무 아까워할 필요는 없다. 좋은 노트라고 꼭 비싼 것은 아니다.

그래서 A6 노트에 가죽커버를 만들어 쓰는 것을 좋아한다. 손때가 묻으면서 연륜도 쌓이고 매끄러워지면서 손에 잡히는 느낌이 좋다.

 

그리고 포스트잇을 메모용으로 많이 사용하지만 나는 오히려 불편할 때가 많다. 포스트잇이 잘 달라붙고 뗄 때 잘 떨어지지만 아무데나 들러붙는다. 오히려 그것이 불편하다. 포스트 잇은 책을 읽다가 중간에 표시하는 용도가 더 좋다.

메모용은 적당한 크기의 낱장 종이이다. 이 때도 A6 정도의 종이가 좋다. 너무 작은 종이에는 칸을 맞추어서 적어야하기 때문이다. 대충 되는대로 적어 놓기에 너무 작은 종이는 불편하다.

 

다이어리는 일정을 적기에 적당하게 칸이 나누어지고 날짜가 써 있어서 날짜에 맞추어 기록하기에 적당하다. 예전처럼 약속과 전화번호를 다이어리에 적어 놓지 않기 때문에 날짜에 해당하는 메모를 관리하기에는 좋다.

그런 목적 외에는 다이어리보다는 노트를 쓰는 것이 좋다.

그냥 생각이 나는대로 자유롭게 적는 것이다.  

일하는 데 도구가 중요한 것은 아니지만 가끔 새로운 도구를 사용한다는 것은 작은 설렘과 호기심이 있게 마련이다.

이미 쓰고 있는 도구로 충분하지만 뭔가 새로운 도구를 접한다는 것은 내가 모르는 새로운 세계를 탐험하는 즐거움이 있다.

개인 비즈니스에서 생산성을 지나치게 따지면 피곤해 진다.  그러다 보니 조직의 업무가 아닌 혼자 하는 사업은 아무래도 체계나 효율과는 좀 거리가 먼 형태로 일하는 단점이 있다.

그러나 혼자하는 사업일수록 관리의 중요성이 더 크다. 나 아니면 아무도 내 사업을 챙겨주지 않기 때문이다. 그래서 사업관리를 위한 도구를 찾는 이유이다.

Freedcamp는 꽤 유명한 사업관리 프로그램이다. 개인용이 아니라 팀을 이루어서 일을 하는 조직에서 더욱 유용한 협업관리 도구이다. 대부분의 솔루션이 그렇지만 이것도 유.무료가 함께 제공된다.

혼자하는 사업관리의 범위는 무료범위에서 크게 모자람이 없다. 무료 프로그램에서도 5명까지는 함께 사용할 수도 있다. 그 이상은 유료로 전환 된다.

물론, 무료의 범위에선 약간의 제한이 있기는 하지만 불편은 크게 없다.

 

freedcamp를 쓰게 되면 원하는 만큼 Project를 등록할 수 있으며 각각의 프로젝트에서 Task, Discussion, Time, Milestone, Calendar, File 기능을 무료로 이용할 수 있다.  이정도의 범주면 사업을 진행하는 과정에서 발생하는 대부분을 관리할 수 있다.

여기서 아쉬운 점은 프로젝트별 Description을 자세히 정리 놓을 수가 없기는 하다. 그래서 Discussion을 이용해서 사업을 요약해 놓고 그 항목을 Sticky  on 해 놓는 것으로 활용하고 있다.

또 하나 아쉬운 것은 구글이나 Dropbox와 연동 되는 것이 무료버전에서는 제공되지 않는다. 그렇지만 자체적인 파일 저장 기능이 있으므로프로젝트에서 발생하는 간단한 파일 저장은 가능하다.

Task 관리에서 각각의 Task별 Description을 기록할 수 있고 Sub-Task 등록이 가능하며 리스트형태나 Kanban 형태로 볼 수도 있다.

여러 프로젝트를 동시에 관리해야 하기 때문에 첫화면에서 일정과 할일을 통합관리 할 수 있고 필요하다면 함께 일하는 동료에게 업무를 할당할 수도 있다.

 

하나의 프로젝트에서 발생하는 이벤트와 할일 마일스톤을 캘린더에 등록해서 관리하며 발생하는 이력을 Discussion에 기록하고 캘린더에 등록한 일정 각각에 설명을 붙일 수도 있으며 필요한 파일은 업로드하여 관리할 수 있다는 얘기이다.

 

또한 필요한 내용은 출력하거나 엑셀로 내보내기 할 수 있다.

IOS나 Android 앱도 있이 있어 모바일 환경에서도 쓸 수 있다. 그러나 앱은 별로 특별하지는 않다.

 

업무의 이력을 관리하고 계획을 세우며 해야 할 일을 놓치지 않도록 도와주고 전체 구조를 살펴볼 수 있는 프로그램으로 충분하다.

 

 

다양하게 벌어지는 일과 여기저기서 모아지는 정보들 그리고 그들을 적당히 연결시키고 활용하는 것이 일상이다.

일을 할 때 중요하게 생각하는 것이 좋은 결과를 내기 위해서는 과정을 잘 관리해야 한다는 것이다. 그래서 업무를 정의하고 프로세스를 관리하며 발생되는 여러 이벤트를 관리하는 유용한 방법을 항상 찾는다.

업무프로세스에 관한 나름의 여러 방법을 정리하다보면 끊임없이 새로운 방법이 생기고 더 나은 방법을 시도하고 적응해 보고 있다.

 

기업에서 자체적으로 구축한 업무 솔루션이 아니라 작은 기업이나 개인이 사용하기 좋은 업무솔루션을 무엇이 있을까?

업무관리의 핵심은 기록이다.

진행하는 프로젝트의 흐름과 내용을 기록하며 필요한 정보를 한자리에 모아  관련된 사람들에게 항상 공유하는 것이 중요하다.

프로젝트를 진행하면서 발생하는 다양한 형태의 정보와 기록물 관리를 위해 모두가 사용하는 MS Office나 Google Docs에서 부터 가벼운 메모용 툴, 일정과 할일관리를 위한 생산성 프로그램이 많다.

소기업이나 개인이라면 모두 유료프로그램을 사용한다는 것이 부담스럽다. 일정 범위에서만 무료러 사용하고 고급 기능이나 용량이 커지면 유료로 전환되는 프로그램들이 대부분이다. 잘 사용하던 프로그램도 회사의 정책이 변경되면서 애매해 지는 경우도 있다.

 

새롭게 써보고자 하는 프로그램은 Quip 이다. Salesforce가 인수해서 서비스 중인 비즈니스협업과 관리 등에 유용한 솔루션이다.

많이 사용하는 에버노트나 원노트와 유사한 형태로 폴더를 기반으로 파일을 관리하게 된다. 하나의 파일에 문서와 스프레드시트, 칸반보드, 달력, 이미지 등을 쉽게 구성할 수 있고 사용법도 어렵지 않다. 그리고 파일이나 폴더를 필요한 사람들에게 공유할 수 있으며 함께 수정 할 수 있고 수정 이력 관리가 가능하다.

파일 하나로 프로젝트 전체에 대한 기록을 모두 모아놓을수도 있다. 필요하다면 부서별 폴더를 만들고 폴어내에 진행하는 업무 파일을 만들어진행 사항을 업데이트하면서 프로젝트 공동관리가 가능하다.

팀원에게 업무를 할당하는 것도 가능하며 알람을 통해 메시징 기능으로 업무 메신저로의 역할도 할 수 있다.

 

개인프로젝트 관리를 하더라도 프로젝트별 폴더와 파일을 통해 진행 상황을 기록하고 일정을 관리하며 관련 정보를 모아두는 용도로 사용기에 간편하고 유용한  업무관리 솔루션이 될 듯하다.

OS별 App이 있어 웹이나 모바일 모두에서 사용할 수 있다. 편집기능에서 약간의 에러가 보이긴 하는데 크게 느끼지는 못하는 문제이다.

프로젝트 관리 방법에 대하여 관심이 많다. 회사를 다니거나 자기 사업을 하거나 모든 것이 다양한 프로젝트의 연속이고 주어진 일을 어떻게 관리하고 결과를 만드는 가가 중요하다.

아마도 프로젝트 관리 도구나 솔루션의 시장이 계속 성장하는 이유일 것이다.

간단하게는 할일 관리에서 부터 역할 배분과 흐름관리까지 포함한 종합적인 프로젝트 관리 솔루션이 다양하다.

관심이 많은 분야다보니 다양한 업부관리 솔루션을 사용하고 있다.

참고 : 자유롭게 일하는 사람들의 업무관리 도구

우리 일의 대부분은 컨베이어벨트 식으로 할 수 없다고 생각한다. 동시에 여러가지 일이 벌어지고 관리해야 하고 기억할 것도 많고 처리할 것도 많다.

동시다발로 벌어지는 일을 노트에 적어 놓는 것만으로는 부족하다. 그래서 일정을 관리하고 관련된 사람들과 협업을 진행하며 그런 모든 것들을 기록해서 찾기 쉽게 만들어야 한다.

그동안 온라인으로 제공되는 다양한 솔루션을 사용해 보았다. 모두 장단점이 있고 개인이나 소규모로 일을 하기에는 무료의 범위에서 충분하고 지나치게 많은 기능을 갖고 있다.

그중 중심에서 사용하고 있는 프로그램은 PODIO 이며 할일과 일정관리로 구글과 연동되는 앱을 사용하고 있다. 업무관리의 부족함은 없으나 오래 사용하다보니 지루해지기도 하고 다른 것을 찾아보던 중에 눈에 들어온 것이 있다.

호스팅을 받고 있는 서버에 직접 설치해서 사용할 수 있는 오픈소스 프로그램을 있다.

qdPM™ Free Web-Based Project Management Software (PHP/MySql)

직접 설치해서 사용해야 하는 것이다보니 프로그램이나 서버에 대한 지식이 전혀 없는 나로서는 어려운 부분이 있기도 했지만 생각보다 설치나 사용이 어렵지는 않다.

설치할 때 프로그램을 다운 받아 서버에 FTP로 올리고 MySql DB를 하나 만들면 된다.

여타의 프로그램 관리 툴과 큰 차이 없이 프로젝트 리스트를 등록하고 각각의 태스크를 등록하면 된다. 각각의 프로젝트나 태스크를 등록할 떄 해당 항목의 상세 정보를 입력폼에 따라 입력하면 된다. 프로젝트의 상태나 종류 등은 이미 카테고리가 분류 되어 있지만 적절히 지우고 원하는 것을 설정하면 된다.

그리고 이미 만들어진 항목이 없다면 새롭게 필드를 구성할 수 있다.

한국어를 지원하기는 하지만 번역이 심각히 엉성하니 영어를 기본으로 하고 필요한 항목명을 한글로 추가하면 된다. 물론 모든 입력은 한글로 아무 문제없다.

등록한 태스크에 일정을 설정할 수 있으며 댓글을 남길 수 있어 업무의 흐름에 대한 기록이나 세부 항목을 설정할 수도 있다.

프로젝트 관리 프로그램이다 보니 여러 사람을 등록하고 업무를 할당하고 참여 시키는 것이 자유롭다.

또한 프로젝으를 진행하면서 각각의 태스크별 일정을 입력하면 간트차트 형태로 일정관리 그래프를 만들 수 있다.

화면의 구성은 복잡한 이미지 없이 간단한 텍스트 기반이라 속도도 빠르고 용량도 작다.

개인이나 소규모의 경우 무료의 범위에서 전혀 문제가 없다.

다만 최근의 프로그램 처럼 화려한 그래픽이나 부가 기능은 없다. 그렇지만 용량의 부담없이 외부에 가입해서 사용하는 것이 부담스럽다면 작접 설치해서 사용하기에 적절하다.

 

프로젝트 관리 솔루션의 기본 기능을 모두 갖춘 것이 장점이며 화려한 부가기능이 없는 것이 장점이자 단점이다.

그리고 설치해서 사용하는 것이므로 모바일용 전용앱은 없다

 

처음부터 잘 갖추어진 시스템으로 출발하는 조직은 없다. 비록, 완벽해 보이는 조직이라도 뚜껑을 열기 전에  긴 시간 동안 시스템을 갖춘 결과이다.

우리는 드러난 모습만으로 판단하고 열광하며 아쉬워한다. 누구나 출발할 때는 부실한 시스템을 갖고 시작해서 원하는 모습을 만들어 가는 것이다. 그러니 어쩌면 부러워할 것도 없고 주눅 들 필요도 없다. 내가 만드는 조직도 그렇게 만들면 된다.

남보다 빠르게 조직을 정비하고 체계를 구축한 회사는 어떻게 했을까?

 

대부분의 초기 회사는 자신들의 기술과 상품 등의 장점을 극대화하고 부각 시키기 위해 노력한다. 혁신과 창의성이 강조되는 요즘은 더욱 기술개발과 아이디어에 몰입한다. 그래야 성공하는 것이 맞다.

그러나 그 이후는 어떻게 준비하고 있을까?

우리의 비즈니스는 컨베이어 벨트 처럼 돌아가지 않는다. 하나의 단계가 끝난 후 다른 단계를 진행하는 것이 아니다. 제품 개발 끝낸 후 판매 시스템 구축하고 영업사원 모집하고 AS 체계 갖추는 식의 순서대로 진행 할 수 없다는 것이다. 동시에 진행해야 할 일이 있고 사전 준비와 연습이 필여한 일도 있다.

성장의 속도에 걸맞는 체계가 필요하고 단계별로 필요한 상황을 예측하고 미리 준비할 필요가 있다.

 

문제는 이제 막 출발하는 작은 회사가 할 수 있는가?이다.

시간적 경제적 여유도 없고 미래의 상황을 정확히 예측할 수도 없으며 과거 경험이나 노하우도 부족하기 때문이다. 그럼에도 우리는 모든 것을 혼자 해결하려고 한다.

나는 일 잘하는 방법은 함께 일할 수 있는 능력이라고 생각한다.

부족한 부분은 다른 사람의 도움을 받아야 하고 함께 협력해야 한다. 자신의 핵심 기술이나 상품이 아니라면 더욱 그렇다.

각 분야별, 단계별로 많은 외부 자원이 많다. 함께 일할 수도 있고 사거나 빌려 쓸 수도 있다. 아니면 외부 하청을 줄 수도 있다.

물론 비용이 발생하고 약간의 시간과 노력은 들어가게 마련이다. 그럼에도 완전히 구축 되지 않더라도 실제 사용한 만큼 비용을 지급하는 것은 가장 적은 비용을 사용하는 것이고 손실을 줄이는 것이다. 그러는 과정에서 자신의 노하우가 쌓이고 비즈니스가 최적화 될 수 있다.

초기에 비용에 대한 부담이 있겠지만 좋은 파트너를 만나서 자신의 부족한 부분을 채울 수 있다면 적절한 비용으로 지불하는 것을 당연하게 생각해야 한다.

소모되는 비용으로 볼 것이 아니라 성장계획에 맞추어 투자로 생각해야 한다.

특히, 회사의 운영 부분은 처음부터 제대로 체계를 잡기 어렵다. 회사가 커지면 운영이 차지하는 비중이 커진다.

미리미리 생각하고 준비하는 것이 미래의 부담을 줄이고 회사 본연의 일에 집중 할 수 있도록 해준다는 것을 잊지 말자.

 

업무관리 분야에서 생산성을 위한 솔루션은 종류도 많고 경쟁도 치열한 분야이다.

누구나 자신만의 업무관리프로그램이 있고 늘 더 좋은 프로그램을 찾는 사람들이 많다.

 

그동안 꾸준하게 강조한 것이 업무프로세를 체계화하고 업무 히스토리를 관리에 적합한 자신만의 솔루션을 사용해야 한다는 것이다. 거기에는 업무일지를 기록하는 것과 프로젝트관리, 그리고 자신의 데이터베이스를 어떻게 관리해야 하는가를 포함하도 있다.

세상의 대부분의 일은 혼자하는 것이 아니다. 그렇기 때문에 함께 일하는 동료간의 표준화된 업무프로세스와 공유, 협업 프로그램은 매우 중요하다.

그런 것들을 일목요연하게 관리하여 과거의 기록과 경험을 바탕으로 업무의 효율을 높이는 솔루션이 많다.

 

많은 사람들이 사용하는 프로그램 중에 트렐로가 있다. 칸반보드 형태로 업무의 유형에 따라 해야할 일과 역할에 대한 일종의 게시판으로 쓰기에 좋은 프로그램이다.

나 역시 유형별 업무관리를 위해 많이 사용하고 있기도 하다. 그런데 이것이 좀 아쉬운 부분이 있다. 우선 영문으로 만들어진 것이 가장 큰 아쉬움이다. 영어라고 해도 그리 어렵지는 않지만 메뉴의 구조나 접근 방식이 약간 이질감을 느끼는 것이 사실이다. 세부 항목을 찾아들어가는 것이 의외로 쉽지는 않다.

 

트렐로와 유사한 개념을 갖고 있지만 아쉬운 점을 해결한 국내 솔루션이 있다.

티콜라(Tcolla)란 이름의 국내 프로그램으로 Team Collaboration을 줄여서 작명된 이름이다.

로그인 후 만나는 첫화면은 트렐로의 그것과 유사하지만 훨씬 단순한 메뉴체계를 가지고 있으면서 하나의 일(Task)에 대해서 필요한 정보를 입력과 확인이 쉽도록 구조화 되어 있다.

화면 구성과 배치도 편리하고 원하는 대로 공유와 업무 할당과 파일 저장, 히스토리, 코멘트가 되기 때문에 업무의 공유와 협업을 위한 좋은 솔루션으로 보인다.

업무별 아이콘이 다양하게 준비되어 있고 여러 색깔을 지정할 수 있어 업무 게시판(Dashboard)로 사용하기 적절하다.

그리고 사용법과 메뉴를 이해하기에 매우 쉽고 훨씬 직관적이다. 아직 시작한지 얼마되지 않은 서비스이지만 전혀 무리 없이 쓸 수 있고 운영 정책과 기능이 어떻게 발전할지 모르겠지만 대부분의 업무에서 무료로 아쉽지 않게 사용할 것 같다.

 

티콜라의 핵심적 특징을 요약하면

  • 쉽다. – 별도의 매뉴얼 없이 사용법을 익히는데 어려움이 없다.
  • 업무별, 프로젝트별 히스토리 관리가 잘된다.
  • 공유와 협업이 자유롭다.
  • 무료다.
  • 그리고 완전한 한글이다.

 

우리에게 데이터베이스 솔루션이 필요할까?

 

일을 하다보면 많은 자료와 정보를 관리할 필요를 느끼게 된다. 그게 데이터베이스가 필요한 이유이다.

간단하게는 친구 주소록을 관리하는 것 부터 진행중인 일과 연계된 여러 정보를 모아 보거나 고객관리를 위한 CRM 툴 처럼 여러가지 정보를 체계적으로 모으고 활용해야 할 일이 많다.

아주 큰 기업이 아니면 요즘처럼 다양한 첨단 기기가 많은 시절에 별로 대수롭지 않게 생각하는 기능이다.

검색이 발달하고 파일을 저장하고 활용하기 쉽기 때문에 정보를 체계적으로 모아서 사용한다는 것은 남의 일처럼 생각하기 쉽다.

그러나 일의 주제나 대상에 따라 최적화된 데이터베이스를 갖는다는 것은 일의 성과를 위해서 매우 중요하다.

회사의 시스템이 잘 갖추어져 있으면 그것을 잘 사용하는 것이 최선이다. 그렇지 않은 회사이거나 개인 정보를 관리할 필요가 있을 때는 어찌할 것인가?

 

예를 들어,

작은 가게를 운영한다고 할 때 반복적으로 찾아오는 고객을 등록하여 단골로 만들고 싶다면 그동안 공책에 적어 놓거나 핸드폰 정보를 입력하여 카카오톡 같은 메신저로 소통하는 방법을 쓰곤 한다. 좀더 발전하면 엑셀로 필요한 항목을 입력해서 관리한다.

그런데 고객에 대한 정보가 단지 전화번호와 이름 뿐이 아니다. 고객의 기본 정보와 더불어 구매하는 물품, 요구사항, 특징도 있고 구매패턴으로 알 수 있는 성향도 있다.

이런 종합적인 정보를 관리하려면 잘 구성되 데이터베이스가 필요하다. 그것도 일차원적인 항목의 나열이 아니라  3차원으로 구성된 관계형 데이터베이스가 필요한 것이다.

기본 정보를 바탕으로 고객이 방문했을 때의 상황과 벌어진 일들을 계속 기록한다면 날짜별 고객별 상황별 분류를 할 수 있다. 더구나 미리 정의된 템플릿이나 분류 항목들을 이용해 간단히 체크하는 것만으로 정보의 수정과 추가 삭제가 쉬워야 한다.

 

Airtale을 생각해보자

 

지난 글에서 Airtable에 대해 소개한 적이 있다.

Airtable은 기업용 전문 데이터베이스 형태를 가지고 있다. 물론 서비스형이므로 거대한 규모로 발전하게 되면 추가적인 개발이나 지원이 필요하겠지만 웬만한 작은 조직이나 개인의 경우에는 무료의 범위에서도 모든 기능을 사용할 수 있다.

화면 인터페이스도 상당히 쉬운 편이다. 물론 처음에 데이터베이스를 구성할 때는 좀 신경 쓸 것이 있지만 그 이후에는 편리한 입력폼과 다양한 화면 구성으로 원하는 정보를 한눈에 찾아보기 쉽다.

데이터를 입력할 수 있는 데이터 유형도 오른쪽 그림처럼 매우 다양하며 엑셀과 같은 계산 기능과 체크박스, 첨부파일 등 여러 형태가 있어 우리가 필요한 모든 자료의 입력이 가능하다.

엑셀의 시트처럼 하나의 베이스(데이터베이스)내에서 테이블을 계속 추가할 수 있고 테이블의 자료를 참조하고 링크로 연결할 수 있으며 계산식을 적요할 수 있다.

 

그렇게 만들어진 정보를 보는 방법은 테이블 형태 뿐 아니라 달력, 갤러리, 칸반보드 형태 등으로 정보의 종류에 맞게 구성할 수 있다.

더불어 다른 사람과 데이터베이스를 공유하여 협업할 수도 있으며 업무를 할당할 수도 있다는 것이다.

개인이나 작은 조직규모 업무에 충분히 사용할 수 있는 솔루션이다.

규모가 작다면 무료로 충분하다. 그리고 사용하기가 어렵지 않다.

그리고 나는 구글계정과 연동하여 로그인하면서 나의 데이터베이스를 구글 드라이브에 저장하여 사용한다.

 

그럼에도 처음 사용하면 어려울 수 있다.  그렇다면 이미 만들어진 템플릿과 주제에 맞는 샘플을 사용할 수 있다. 각 주제별 다양하게 마련되어 있으며 영문이기는 하지만 학습자료도 잘 구성되어 있다.

자신이 갖고 있는 정보를 얼마나 잘 활용하느냐가 성과를 좌우한다. 그러기 위해서는 개인도 정보를 관리하는방법을 익히고 어떻게 사용할 지에 대해 고민해야하지 않을까?