비대면 시대 협업의 조건

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비대면이 일상이 되고 있다.

학교가 수업을 온라인으로 하고 있으며 기업에는 재택근무 바람이 불고 있다.

규모가 작던 크던 비대면으로 공동의 업무를 진행해야 하는 일이 많아질 것이다.

비대면이 아니라 이전에도 협업은 늘 고민거리였다. 생산성을 높여야 하는 기업 문화에서 눈에 보이는 결과와 성과에 대한 평가까지 고려한다면 더 쉽지 않은 일이다.

이미 시스템이나 도구는 충분히 발달되어었고 준비되어 있다. 그렇기에 이제는 기술만의 문제로 볼 수는 없고 비대면이라해도 달라지지 않는다.

 

그동안 지휘자의 감독아래에서 일하고 일하는 모습을 보여야만 의무를 다했다고 믿는 문화에 익숙하다면 요즘의 비대면 상황은 적응하기 어려울 것이다. 그렇지만 비대면으로 협업이 필요하다면 무엇이 중요할까?

 

첫째, 신뢰가 필요하다. 협업이란 일을 나누어 하기도 하고 연결하기도 한다. 함께 일하는 동료와 직원에 대한 신뢰가 없다면 상대방 일의 결과를 바로 수요할 수 없다. 반복해서 확인한다 해도 얼굴을 맞대고 시시콜콜 따지지 않는다면 믿을 수 없다.

비대면 사회에서 이전과 같이 큰 문제없이 업무가 진행되려면 신뢰는 필수적이다.

우리가 배달앱을 통한 음식의 주문도 결국 신뢰를 바탕으로 하는 것이다. 신뢰는 협업을 위한 필수 조건이다.

두번째로 공유와 공개이다. 협업의 핵심요소가 공유다. 더구나 비대면이라면 원할한 공유가 더 없이 중요하다. 업무의 결과와 의견을 공유하는 것은 단지 완성된 결과물만 공유해서 않된다. 업무의 진행 과정을 공유하는 것이 중요하다. 진행 단계와 일정, 결과물이 만들어지는 과정을 공유하는 것이 신뢰를 유지하는 비결이다.

과정의 공유와 함께 공개해야할 것도 많다. 개인의 프라이버시가 아니라면 업무상 얻어진 경험이나 지식 등을 누구나 활용할 수 있도록 공개하는 노력도 필요하다. 업무상 비밀이 아닌 이상 빠르게 공개하고 전달하는 것이 공유의 한 방법이다.

 

세번째로 유연성과 자율성이다. 비대면의 경우 함께 일하는 사람들의 상황을 제대로 알기 어렵다. 개인의 일처리에 대한 자율성을 부여하고 경직된 기준으로 평가해서는 않된다. 일하는 담당자는 자율적인 업무 진행이 필요하고 그것을 보장하는 유연성을 발휘해야 한다.

과거의 기준으로 평가하고 규정을 고집한다면 변하는 환경에 대응할 수 없기도 하고 전보다 생산성이 더욱 낮아지는 결과를 가져올 수 있다.

 

비대면 환경의 시대에서는 시스템과 발전된 도구 뿐 아니라 시대의 변화에 맞는 문화적  토대가 필요하다.

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2018년을 되돌아 볼 때입니다.

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얼마 남지 않았다.

2주 후면 2019년이다. 지금쯤 한해를 되돌아 보는 사람들이 많을 것이다. 기억할 것도 있고 지워버리고 싶은 것도 있다.

좋은 일, 나쁜 일, 굉장히 많은 일이 지나갔다. 누구는 더 바쁘고 덜 바쁜 것은 아니다. 똑 같은 한해를 보낸 것이고 모두다 잠시도 멈추지 않고 시간 시간을 지나왔기에 한해를 마감할 수 있는 것이다.

그럼에도 더 기억에 남는 것은 있을 것이고 각각의 비중을 달리 생각할 것이다.

나역시 2018년에 회사를 새로 만들었다. 이미 있던 개인회사와 별개로 부산에서 도시재생과 사회적경제 분야를 대상으로 하는 법인으로 “미래시민능력개발원” 을 만든 것이다.
아직 일년이 지나지는 않았지만 남은 2주안에 의미있는성과를 만들고자 애를 쓰고 있다. 가능할 수도 있고 내년으로 넘어갈 수도 있다.

어쨌든 막바지 긴장의 끝을 놓지 않고 있어야 한다. 일을 하면서 항상 느끼는 것이 내가 주도권을 갖고 있지 않다면 쉽지 않다는 것이다. 좋은 일임에도 다른 사람들의 결정을 기다려야 하는 대부분의 일들은 열정과 노력만으로 결과를 기대할 수 없는 아쉬움이 있다.

내가 선택하고 결정하며 이끌어갈 수 있는 일을 하려면 나에게 강력한 무기가 있어야 한다. 2019년에는 나만의 무기를 확보하는 노력을 해야 한다.
또한, 확실한 콘텐츠가 있어야 한다. 좋기는 하지만 애매한 것, 남들고 가지고 있는 것으로는 승부의 세계에서 자유롭지 못하다.

그러고 보면 지금까지 내가 만들어낸 나만의 콘텐츠가 없는 것 같다. 뭔가 많이 해왔지만 아직 실체를 만들지 못했다. 앞으로 집중해서 나의 콘텐츠를 만들고 나의 정체성을 뚜렷하게 만들아야 한다. 2019년을 기대하는 이유이고 목표이다.

2018년은 많은 변화와 변경 속에서 새로운 가능성을 찾고 시도하며 생각의 폭을 넓히는 한해였다. 그러면서 수업료도 많이 냈다. 이제부터 결과를 신경쓰고 새로운 미래를 계획해야한다.

그리고 남은 2주동안 2018년을 되돌아보며 스스로 평가와 반성, 계획을 세우자.

Welcome
미래시민능력개발원
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협업하라니까 분업하네!

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미래에 일을 잘하기 위해서 가장 중요한 능력은 함께 일하는 능력이라고 생각한다.

자신의 전문분야에 대한 기본 지식은 필수이며 누구나 가지고 있다. 그럼에도 조직이나 단체, 회사 등 실제 일하는 환경에서는 함께 일하는 능력이 가장 중요하다.

과거와 달리 혼자 일할 수 없는 세상이다.  모든 일은 여러사람과 분야에 연결되어있으며 연동되어 움직인다.

늘 문제가 되는 회사의 얘기를 들어보면 직원들이 협업이 되지 않는다고 한다. 맞는 말이다. 그래서 회사에서 협업에 대해 강조하고 협업을 위한 여러 제도와 방법을 이용한다.

 

그렇다면 협업을 어떻게 이해하고 있을까?

일이 많다고 여러 사람이 모여하는 것을 협업이라고 하지 않는다. 자기 맡은 일을 잘하는 것도 협업이라고 볼 수 없다.

조직에서 일하다 보면 능력과 책임에 따라 역할을 부여하고 주어진 업무를 역할에 맞게 할당하여 만든 결과물을 모아 일을 종료한다. 일반적으로 일하는 형태이다.

각자의 능력에 맞게 역할을 잘 나누어 수행하는 것을 협업으로 생각할 수 있다. 그렇지만 이것만 보면 협업이 아니라 분업이다.

분업과 협업은 따로 작동하지 않는다. 서로 반대되는 개념으로 보는 것도 좋지 않다.

 

협업은 할당 받은 일을 충실히 수행하는 것이 아니다. 일을 할당하는 과정이나 서로 나눌 때 생길 수 있는 일의 사각지대, 진행 속도에 대한 편차, 할당 받은 일을 결합할 때 생기는 이질감 등을 조율하고 서로의 장단점을 보완해 나갈 때 협업이 되는 것이다.

컨베이어 벨트를 지나는 기계 부품을 조립하는 것을 협업이라고 하지 않고 분업이라고 하는 이유이다.

요즘의 일은 컨베이어벨트가 움직이듯이 할 수 없는 일이 더 많다. 모든일이 표준화 되어 있지 않으며 창의적이고 문제해결을 요구하는 형태의 일이 대부분이다.

단순 조립시대가 아니다. 창의와 협력이 필요하고 부가가치를 높이는 것이 절실히 요구되는 사회다.

 

협업을 위해서는 동료의 상황을 이해해야 한다. 업무의 특성 뿐 아니라 성향과 취향도 필요하다. 그리고 내 책임 범위만 고집해서는 안된다. 전체가 마무리 되지 않으면 결국 일은 끝나지 않는다. 기여와 이익을 숫자만으로 똑같이 나눌 수도 없다.

주어진 과제의 특성을 함께 분석하고 역할을 결정하고 일을 진행하면서 수시로 서로의 진척상황과 결과에 대해서 논의해야 한다.

함께 일하는 사람들의 의견이 모이고 합의 되어야 진짜 협업이 이루어진다. 일방적인 지시나 기계적인 처리는 협업을 방해한다.

“협업” 참 어려운 말이다.

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미래시민능력개발원 이야기

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지난 여름에 (주)미래시민능력개발원 이라는 이름으로 법인을 하나 만들었습니다. 소재지는 부산입니다.

여름에 만들어서 몇달 동안 작은 일들을 계속해왔습니다. 아직 매출도 없고 대표적인 사업도 아직은 시작하지 않은 상태입니다.

주된 사업분야는 사회적경제와 도시 재생 분야의 교육과 프로젝트 진행 등입니다.

그동안 해오던 창업관련 교육과 멘토링도 사회적경제와 연관지어질 것입니다. 사회적경제가 활성화 된다는 것은 건강한 경제활동이 이루어져야 합니다. 이상과 가치만으로는 지속 성장이 어렵다고 생각합니다.

그래서 창업과 마케팅, 사업 모델 체적화와 관련한 교육과 컨설팅을 진행하며 관련 프로젝트를 해 나갈 것입니다.

또한 사회적경제 분야에서 활동하는 많은 사람들과 조직의 업무 처리 방법과 조직의 운영에 대한 일도 함께 할 것입니다.

그리고 주민이 참여하고 함께 성장 발전하는 공동체와 커뮤니티에도 관심이 많다보니 앞으로 더 많은 일을 할 것입니다.

 

부족하지만 여러군데로 흩어져 있던 역량을 모아 성과를 만들고자 합니다.

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작은 조직을 운영하자

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일을 하다보면 조직의 규모가 점점 커지게 된다. 조직 뿐 아니라 이해 당사자가의 범위가 넓어져서 관리하고 신경써야할 것이 많아진다.

일의 성과를 위해 규모를 유지하는 것은 중요하다. 그러나 그룹의 단위가 커지면서 여러가지 어려움이 생기게 된다.

그중에 가장 심각한 것은 일부 사람들의 목소리를 들을 수 없다는 것이다.

목표를 가지고 있는 조직이 성과를 내기만 한다면 문제없다라고 할 수 있지만 함께 일하는 사람들의 업무 연계와 협력이 서서히 죽어가게 된다.

물리적으로 조직의 규모가 커지는 것은 당연하지만 일을 하기 위한 기본 단위를 유지할 필요가 있다.

누군가는 적절한 팀 크기가 피자 두판으로 해결할 수 있는 크기라고 했다.

이렇듯 사람마다 다르겠지만 대화와 관계 형성에 소외됨 없이 유지할 수 있는 크기의 한계가 있다. 한 두사람일 수도 있고 십여명이 넘어갈 수도 있다.

 

내가 생각하는 팀의 기본 단위는 하나의 테이블에서 대화하기 편한 숫자이다. 너무 목소리를 높이지 않아도 되고 표정을 살필 수 있으며 골고루 발언하는데 시간이 너무 많이 소요되지도 않는 크기이다. 약 5, 6명 정도일 것이다.

좀더 욕심을 낸다면 승용차 하나로 함께 이동이 가능한 5명 이내면 좋겠다. 이렇게 최소 단위의 항상 대화가 이루어지고 자유롭게 의견을 공유하는 그룹이 여러개 모이게 되면 그 이상은 생각보다 쉽게 일이 된 경험이 많다.

작은 그룹의 대표가 모이더라도 충분히 그들의 그룹에서 논의가 이루어졌기 때문에 큰 그룹에서 자신있게 의견을 내 놓을 수 있게 된다.

너무 많은 사람들 사이에서는 오히려 소외되는 현상이 발생한다. 한 두 사람이 소외되기 시작하면 그 조직은 목소리 큰 사람 하나만 남게 된다.

한사람의 목소리만 들리면 미래가 없다.

 

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리더의 실수 1

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모든 조직에 리더가 있다. 우리는 조직 속에서 살며 원하지 않아도 리더의 역할이 주어지기도 하고 리더로 성장하고자 애쓴다.

리더가 주는 권위와 역할, 보상에 매력을 느낄 수 있다. 리더로 대우 받고자 한다면 그만큼의 역할이 있다.

 

직원은 회사를 보고 입사하고 상사를 보고 떠난다는 말이 있다.  리더가 더 잘하고 싶은 욕심에서 생기는 갈등이 많다.

리더 역시 조직원이므로 좋은 성과를 내고 싶어한다. 그러다보니 무리한 일을 하거나 잘못된 선택을 하는 일이 있을 수 밖에 없다.

리더는 자신을 따르는 사람이 있다. 그들은 리더의 지시에 움직이고 맡은 역할을 수행하며 리더의 판단을 기다린다.

 

리더가 많이 하는 실수 중 하나는 스스로 실무자가 되어 모든일을 다 하는 것이다. 현장의 상황을 이해하고 책임을 느끼고 함께 일하는 것은 중요하다. 그러나 각자의 역할이 있음을 잊어서는 안된다.

현장의 문제를 보면 과거의 기억이 떠오르고 자신의 경험을 바탕으로 해결책이 보인다.

그것을 적당한 방법으로 전수하지 않고 직접 수행을 하면 당장의 문제 해결에는 효과가 있지만 다른 사람들의 성장을 기회를 막는 것이기도 하고 다음에도 자신이 직접해야한다.

일을 맏기면 어설퍼 보이는 것이 있고 완성도가 낮은 결과를 얻게 되는 두려움이 있다. 그렇지만 무리한 욕심이다.

과거의 나 역시 그런 시행착오를 거치며 지금의 위치에 도달한 것이다.

물론 과거의 문제 해결 방법이 이미 있는데 다시 처음부터 시작할 필요는 없다고 한다. 그것은 스스로 깨달았을 때 이야기이다. 다른 사람의 경험을 학습하고 익혀서 내것이 되었을 때 가능한 것이다. 실력있는 사람이 대신 해버리면 영원히 발전할 수 없다.

 

리더는 직접 모든 것을 해결하는 사람이 아니다. 리더의 역량이 필요할 때가 있지만 직원들이 스스로 일을 할 수 있는 능력을 쌓아가면서 해결하는 것이 중요하다.

실무를 직접 챙기고 스스로 일을 해결하면 팀원의 기회를 빼앗는 것과 같다.

리더는 팀원들의 성장기회를 빼앗아서는 안된다.

리더가 팀원과 경쟁하는 모습은 보기 좋은 것이 아니다.

 

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공정성을 확보하는 방법

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올림픽이 한창이다. 언제나 그렇듯이 감동과 인간승리의 미담이 즐겁게 한다. 더불어 공정성에 대한 잡음도 늘 생긴다.

최근에는 올림픽 뿐 아니라 기업의 행동에서도 재판 결괴에서도 공정성 시비가 많아지고 있다.

점점 더 공정성에 대한 논란은 커질 수 밖에 없다. 사람들의 의식수준이 높아지고 가치 판단의 기준이 변하며 경쟁이 가속화 되는 지금의 상황에서는 공정성에 대한 많은 고민과 정의가 필요하며 고더 공정한 세상을 만드는 노력이 진행된다는 점에서는 바람직하다.

물론 초기에는 갈등과 반목이 심해지고 관계의 손상이 벌어지는 피해가 생길 것이다. 그럼에도 거쳐가야 하는 길이다.

 

어떤 것이 더 공정한 지는 끊임없는 토론과 성찰, 시행오차가 필요하겠지만 공정성을 확보하는 방법을 찾는 것도 중요하다.

공정성에 대한 반론을 제기할 때 사람의 판단에 대해서 이의를 제기한다. 누군가 판단한 것이 올바르지 않다고 말하는 것이다. 그럴 수 있지만 그 사람 역시 자신이 맞다고 생각하는 대로 판단했을 것이다. 아무리 잘난 사람이라 하더라도 판단의 오류가 있을 수 있다. 절대적인 진리를 바탕으로 할 수도 없다.

그러니 영원히 공정성의 시비가 생기는 것이다. 누군가는 동의하지 않기 때문이다.

 

이것을 완전히 해결할 수는 없다. 시간이 지나고 재평가 과정에서 판단이 달라지기도 한다.

그래서 우리가 관심가져야 하는 것은 “어떻게 공정성을 확보하는가?” 하는 방법이다. 여라가지 방법이 있고 조건이 있다.

그 중에서 우선 필요한 것은 과정을 투명하게 알리는 것이다. 일이 진행된 과정을 모르고 결과로만 판단한다면 당장의 이익과 손해로 판단하기 쉽고 정확한 의미를 모르게 된다. 그동안 성공적인 결과를 중요하게 생각하는 사회였으므로 더욱이 그렇다.

이제는 과정을 투명하게 공개하고 공유하여 이해할 수 있도록 할 필요가 있다. 그러다보면 속도가 느려지고 경쟁에서 뒤쳐지는 느낌이 들 수 있다. 그래도 좋다. 결국에는 공정함을 인정 받고 갈등을 줄일 수 있으므로 더 큰 이익이다.

 

과정을 투명하게 공개하라

결과는 과정에 의해서 만들어진다. 누군가 역할과 노력을 해서 만들어 지는 것이다. 처음 시작할 때 의도한대로 반드시 되지는 않는다. 그러나 결국 과정을 거치며 결과물이 생긴다.

개인이나 기업, 단체 모두 동일하다.  일하는 과정을 정확하게 기록하고 공개하여 투명하게 흐름을 이해할 수 있게 하여 지식과 경험을 축적해 나가는 것이 갈등을 줄이고 결과에 동의하게 만드는 것이 된다.

결국 전체 생산성은 올라가고 만족도가 올라가 모두가 동의하고 기여하고 성과를 나눌 수 있는 발전적인 조직과 사회를 만드는 것이다.

 

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작은 조직은 어떻게 시스템을 갖추어야 하나?

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처음부터 잘 갖추어진 시스템으로 출발하는 조직은 없다. 비록, 완벽해 보이는 조직이라도 뚜껑을 열기 전에  긴 시간 동안 시스템을 갖춘 결과이다.

우리는 드러난 모습만으로 판단하고 열광하며 아쉬워한다. 누구나 출발할 때는 부실한 시스템을 갖고 시작해서 원하는 모습을 만들어 가는 것이다. 그러니 어쩌면 부러워할 것도 없고 주눅 들 필요도 없다. 내가 만드는 조직도 그렇게 만들면 된다.

남보다 빠르게 조직을 정비하고 체계를 구축한 회사는 어떻게 했을까?

 

대부분의 초기 회사는 자신들의 기술과 상품 등의 장점을 극대화하고 부각 시키기 위해 노력한다. 혁신과 창의성이 강조되는 요즘은 더욱 기술개발과 아이디어에 몰입한다. 그래야 성공하는 것이 맞다.

그러나 그 이후는 어떻게 준비하고 있을까?

우리의 비즈니스는 컨베이어 벨트 처럼 돌아가지 않는다. 하나의 단계가 끝난 후 다른 단계를 진행하는 것이 아니다. 제품 개발 끝낸 후 판매 시스템 구축하고 영업사원 모집하고 AS 체계 갖추는 식의 순서대로 진행 할 수 없다는 것이다. 동시에 진행해야 할 일이 있고 사전 준비와 연습이 필여한 일도 있다.

성장의 속도에 걸맞는 체계가 필요하고 단계별로 필요한 상황을 예측하고 미리 준비할 필요가 있다.

 

문제는 이제 막 출발하는 작은 회사가 할 수 있는가?이다.

시간적 경제적 여유도 없고 미래의 상황을 정확히 예측할 수도 없으며 과거 경험이나 노하우도 부족하기 때문이다. 그럼에도 우리는 모든 것을 혼자 해결하려고 한다.

나는 일 잘하는 방법은 함께 일할 수 있는 능력이라고 생각한다.

부족한 부분은 다른 사람의 도움을 받아야 하고 함께 협력해야 한다. 자신의 핵심 기술이나 상품이 아니라면 더욱 그렇다.

각 분야별, 단계별로 많은 외부 자원이 많다. 함께 일할 수도 있고 사거나 빌려 쓸 수도 있다. 아니면 외부 하청을 줄 수도 있다.

물론 비용이 발생하고 약간의 시간과 노력은 들어가게 마련이다. 그럼에도 완전히 구축 되지 않더라도 실제 사용한 만큼 비용을 지급하는 것은 가장 적은 비용을 사용하는 것이고 손실을 줄이는 것이다. 그러는 과정에서 자신의 노하우가 쌓이고 비즈니스가 최적화 될 수 있다.

초기에 비용에 대한 부담이 있겠지만 좋은 파트너를 만나서 자신의 부족한 부분을 채울 수 있다면 적절한 비용으로 지불하는 것을 당연하게 생각해야 한다.

소모되는 비용으로 볼 것이 아니라 성장계획에 맞추어 투자로 생각해야 한다.

특히, 회사의 운영 부분은 처음부터 제대로 체계를 잡기 어렵다. 회사가 커지면 운영이 차지하는 비중이 커진다.

미리미리 생각하고 준비하는 것이 미래의 부담을 줄이고 회사 본연의 일에 집중 할 수 있도록 해준다는 것을 잊지 말자.

 

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자유롭게 일하는 사람들의 업무관리

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개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

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어떻게 하면 일을 잘 할 수 있을까?

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일 잘하는 방법에 대해 많은 고민을 한다.

스마트워크라는 이름으로 일하는 방법에 대한 강의도 많고 다양한 도구도 많이 나와 있으며 나름대로의 방법들이 있다.

진짜 일 잘하려면 뭐가 필요할까?

우선 일을 할 수 있는 능력은 있어야 한다. 내가 모르는 분야나 능력이 미치지 못하면 내 일이 아니므로 일할 수 있는 기본 능력은 전제로 해야겠다.

그렇다면 좋은 성과를 내고 일의 효율을 높이려면  어떻게 해야 하나?

간단하게 세단계로 생각해 보자.

 

첫째, 내가 해야할 일이 무엇인지 찾는 것이다.

두번째, 찾은 일중에 무엇을 가장 먼저 할 것인지 결정하는 것이다.

마지막으로 결정된 일을 계속 하는 것이다.

 

주변에 해야 할 일은 널려 있다. 찾으면 찾을 수록 많아진다. 그런데 중요한 것은 내가 해야 할일과 할 필요없는 일을 구분하는 것이다.

많은 일 중에서 내일이 아니거나 내가 하지 않아도 되는 일을 추려내는 노력을 해야한다. 버리는 것이 필요하다. 무조건 일을 움켜쥐고 있는 것도 욕심이다. 욕심을 버리자. 최대한 버리자.

모든 일을 동시에 할 수는 없다. 가장 먼저 무엇을 해야 하는지 결정해야한다. 판단과 결단이 필요하다. 모두 중요하게 보일지라도 하나를 선정해야 한다. 나머지에 대한 미련을 버리자. 나중에 하면 된다.

그리고 굳은 의지로 실행하는 것이다. 잠시 해보고 포기하는 것이 아니라 될 때까지 하는 것이다. 왜, 내가 가장 먼저 해야한다고 정하지 않았는가? 내가 정한 일이다.

 

결국 일의 성과는 해야 할 일을 하는가에 따라 좌우되는 것이다. 무엇을 할 것인지 정해서 하는 것이 전부이다.

 

그렇다면 지금 당장 해야 할 일을 하고 있나? 시작하자.

 

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