회의를 꼭 해야만 하나?

[김철호의 일터 생각]

몇번에 걸쳐서 회의의 문제점을 이야기 했다.meetingb

토론없는 회의 필요한가?

토론없이 논쟁만 있는 회의, 무엇을 얻을 것인가?

이렇게 문제가 많고 효용성이 의심 되는 회의를 계속 해야만 하는지에 대한 의문이 생긴다.

단순한 보고를 위한 회의라면 보고서로 대체 하거나 많은 사람들을 모아놓고 발표회 형식을 빌어 설명을 하는 것으로 충분할 것이고 기안에 대한 승인 필요하면 승인권자에게 승인 받으면 그만이다.

그런데도 회의는 필요한가?

결론적으로 말하다면 회의는 필요하다고 생각한다. 물론 회의 형식과 진행은 바꿔야 한다.

회의가 필요한 가장 중요한 이유는 협업, 보고 등을 위한 오피스 솔루션이 발달함에 따라 더욱 회의가 필요하다는 생각이다.

요즘 컴퓨터 없이 일하는 경우는 드물다. 인터넷은 반드시 필요하다. 그렇기 때문에 굳이 얼굴을 보면서 회의 하는 것은 다수의 사람들에게서 시간을 뺐는 결과로 인식 된다. 이것은 회의에 필요 없는 사람이 참석한 결과이지 회의 잘못은 아니다.

언젠가 컴퓨터가 발달하면서 종이의 사용량이 오히려 늘었다는 기사를 본적이 있다. 페이퍼리스 사무실을 끊임없이 주장하는데 어째서 종이의 사용이 늘었을까? 커퓨터로 인해 좀더 수준 높은 출력물을 만들 수도 있고 작은 오차와 수정사항도 즉시 반영하여 더 좋은 결과를 웒기 때문이라는 것이다.

회의도 마찬가지 일 수 있다. 온라인으로 충분히 자료가 전달되고 공유가 될지라도 사람과 사람이 직접 대면해서 심중을 파악하는 것이 중요하다. 아무리 잘 작성된 문서라도 사람의 마음을 정확하게 담지는 못한다. 사람도 필터가 있듯이 기계를 통해 가공된 문서는 나름대로 무미건조하고 낭비요소를 제거한 자료일 수 있다.

사람들이 일하는 과정에는 일정량의 낭비요소가 필요하다. 우리 몸에 않좋은 지방도 일정량은 필요한 것과 마찬가지다.

대신 개선해야 할 사항을 고민해봐야 한다.

가장 신경 써야 할 부분은 회의에 참석하는 사람들이다. 관련 없는 사람을 참석시키지 말아야 한다. 그 사람들은 아무 의견도 없다. 진짜 시간 낭비로 느끼는 사람들이다.

두번째로 관련된 정보나 문서를 충분히 사전 공유 해야한다. 중요한 보고서나 기획서 등은 회의 자료로 활용하는 것이다. 회의를 대신 하는 것이 아니다.

세번째로 회의 진행자이다. 습관적으로 가장 높은 사람 또는 선임자가 진행을 하는데 그러 필요없다. 해당 안건의 담당자가 하면 된다.

마지막으로 모든 사람들에게 주문하고 싶은 것은 소규모 미팅을 즐기라는 것이다. 두세명이서 나 관련자 몇명이서 공식적으로 회의를 소집하지 말고 틈틈히 짧은 미팅을 해야한다. 그래야 상대방의 의중을 파악할 수 있고 공식적인 미팅에서 더욱 자연스러운 의견을 낼 수 있다.

이것 말고도 많은 회의에 대한 조언들이 있지만 어쨌든 진행자가 사전에 얼마나 준비를 잘했느냐가 중요하다.

회의는 꼭 필요하다. 실망하지 않는 회의를 만들고 싶다면 사전에 충분히 준비를 하기 바란다.

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