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업무를 효율화하는 뛰어난 방법 (업무일지 기록 두번째)

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[김철호의 일터생각]

지난번 업무일지를 기록하는 방법에서 실제 써왔던 세가지(구글 드라이브, 원노트, 에버노트)를 설명하였다.

이번에는 앞서 말한 세가지 말고 현재 사용하는 아주 만족스럽게 사용하는 솔루션을 설명하고자 한다.

지난 글에서 언급한 세가지 방법은 대부분이 쉽게 사용하고 별로 대수롭지 않게 여기는 툴일 수 있다.

그동안 위의 솔루션을 사용하면서 뭔가 계속 불만족스럽게 느껴졌다.

그림1이유를 공곰히 생각해보니 시간과 업무 처리의 순서에 따라 충실하게 기록을 하긴 하였지만 진행하는 일의 연관관계나 흐름을 파악하기 어렵다는 것을 발견 하였다.

우리의 일은 순차적으로 생기고 순서대로 처리되지 않는다. 일의 발생과 진행을 온전히 내가 통제할 수만은 없다.

다시 말하면 동시에 여러일이 생기기도 하고 보류되고 중단되었다가 어느순간 진행 되기도 한다.

이런 다양한 일을시간의 순서만으로 기록한다는 것은 기록에 의미가 있을 뿐 나중의 검색이나 활용에는 별도의 수고가 없으면 지나간 추억으로 남기 십상이다.

그래서 개개의 일이 진행되는 흐름을 관리할 수 있는 업무일지가 필요하게 된다.

지금 소개하는 PODIO가 바로 그것을 가능하게 만드는 뛰어난 솔루션이다.podio

내가 맡아서 처리하는 일은 다양한 형태로 연결되어 있어 공통의 자원을 이용하기도 하고 서로 결과에 영향을 주기도 한다.

결국 일과 자원, 결과 모두 관계형 데이터베이스가 필요한 형태가 되어 버린다.

이런 것을 간단히 설명하기는 어렵다.

그런 업무의 초보자나 시스템이 구축되어 있지 않은 작은 조직과 개인이 스스로 연결 고리를 만들 수 있고 업무의 흐름을 파악하기 쉽도록 구성해 주는 솔루션이다.

우리는 진행 되는 과정을 입력하면 된다. 일이 진행되면서 과거의 일의 경험과 자원 테이블에서 무엇을 사용하였는지 연결만 시키면 되는 것이다.

즉, 이번 일을 처리하기 위해 누구와 연락하였고 어떤 결과를 만들었는지, 다음 일정과 해야 할일을 무엇인지 등에 대하여 기록하고 정의하는 것으로 업무의 흐름이 기록된다.

물론, 이 시스템이 자동으로 이루어지기 위해서는 사전에 업무 환경과 구조, 자원, 인력 등을 관리 할 수 있는 프로세스는 구축해 놓아야 한다.

약간의 작업이 들어가지만 솔루션의 개념만 이해한다면 누구나 할 수 있는 수준이다.

처음에 기본 구조(데이터베이스 필드 항목 수준)만 정의하면 사용하면서 점차 DB가 채워지는 형태이다.

자세한 PODIO 솔루션에 대해서는 차근차근 연재해 나갈 생각이다.

더불어 아래의 오프라인 교육을 통해서도 단순기록이 아닌 진화된 업무관리 방법을 교육 하고 있다. 교육에 참석 한다면 남보다 좀 더 빠르고 쉽게 적용 할 수 있을 것이다.

smart-solution

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