자유롭게 일하는 사람들의 업무관리

개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

의외로 형식이 중요하다.

너무 형식을 따져서 내용은 없고 비현실적이며 고리타분하다. 요즘 흔히 하는 말이다.

맞는 말이다. 그동안 형식과 의전, 예의 등의 핑계로 전혀 현실을 반영하지 못하는 일들이 비일비재 했으니 그렇게 느낄 수 밖에 없다.

그런데 일을 하다보면 그렇게 형식만 따진다고 불평하던 사람도 형식이 중요하다고 한다. 단순히 해오던 습관이나 타성 때문에 그런 것일까?

아니다, 의외로 형식이 아주 중요하다.

 

우리가 형식을 잘못 이해하고 있기 때문에 지금까지의 형식에 대해서 불만이 생기는 것이다.

우리가 갖는 불만의 대부분은 형식을 만들고 형식에 맞추어 채워 넣기 바쁜 일을 하다보니 생긴 것이다. 그렇다면 불만을 가질 수밖에 없다.

형식과 내용의 중요성을 놓고 보면 내용이 더 중요하다는데 대부분 이의는 없는 듯하다. 그렇지만 일은 형식에 맞추는 것이 필요하다. 형식을 제대로 만들고 필요할 때 활용해야 한다.

 

형식에 맞게 내용을 만드는 것이 아니라 내용을 만들면 형식이 만들어져야 하는 것이다.

형식에 맞는 내용을 만드는 것이이 아니라 만들어진 내용을 보고 활용하기 좋은 형식으로 바꾸어야 하는 것이다.

그동안 이미 만들어 놓은 정해진 틀에 새롭게 생기는 결과는 맞추느라 힘들었다. 형식이 먼저였기 때문이다. 채우기 위한 형식이 아니라 내용을 꺼내보기 쉬운 형식이어야 한다.

일을 하는 사람들은 최선을 다해 결과와 내용을 만들어 내면 된다. 대신 어떤 프로세스나 시스템에서 만들어진 내용을 활용하기 좋은 다양한 형태로 만들어 줄 수 있다면 저절로 형식화 된다.

이렇게 형식화 되면 내용과 정보를 활용하기 쉬워지고 다음 일에 유용한 자원이 된다.

 

그래서 우리가 사전에 만들어야 하는 것은 형식이나 틀이 아니라 내용과 결과, 정보가 어떻게 활용되어질 수 있는지, 누가 사용하게 되는지 등을 기획하고 상황에 맞게 가공 될 수 있는 체계를 만들어 구성하는 것이다.

최근에 이런 필요성에 따라 다양한 솔루션이 존재한다. 업무에서 가장 늘 사용하는 각종 컴퓨터 프로그램들이 그런 역할을 한다. 계속 새로운 것이 만들어지고 상황에 맞게 변하고 있기 때문에 조금만 노력을 기울여도 효과를 극대화 할 수 있다.

예를 들어 단순히 회의 일정을 하나 정하면 관련자들에게 자동으로 통보되기도 하고 상대방의 일정에 자리잡아 놓치지 않고 중복되는 것을 막아 줄 수 도 있다. 더불어 회의 주제를 선정하면 관련 자료를 함께 연계해서 정리해 주는 체계를 만들수도 있다. 이렇게 형식을 만드는 것은 컴푸터 같은 자동화된 시스템을 이용하는 것이 좋다. 대신 사람들은 생각하며 내용의 질을 높이고 더 좋은 활용방법을 찾아내는 일을 해야 한다.

 

좋은 내용은 적절한 형식이 있을 때 빛을 발하고 가치를 얻게 된다. 형식을 무시하면 안된다. 경우에 따라서는 형식을 염두에 두고 내용을 충실하게 만들 수도 있다. 그렇다고 고정된 형식에 발목 잡혀서 변화와 발전을 무시해서는 안된다.

형식은 시대와 상황에 따라 변한다. 그러나 형식을 채우는 내용은 변하는 것이 아니다. 계속 늘어나면서 더 좋은 내용이 인정 받는 것이다.

형식을 위한 내용이 아니라 내용을 활용하기 좋은 형식을 끊임없이 개발할 필요가 있다.

 

내가 다양한 형태의 업무자동화에 관심을 갖는 이유이다. 단순 업무, 반복 업무 형식에 맞추어 일하지 않고 내가 만들고 얻어내는 다양한 내용이 자동으로 분류되고 연결되어 필요한 형식대로 정리 되고 처리 된다면 사람들은 더 창의적이고 발전적인 일을 할 수 있다.

업무 자동화를 위한 시스템에 관심을 갖고 활용하자. 일잘하는 조직이 필요하다.

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업무기록을 남겨야 한다면…

일을 하는 과정과 결과를 기록으로 남겨야 한다.

우리가 하는 일은 대부분의 일은 과거의 것과 단절된 전혀 새로운 것은 많지 않다. 또, 전에 했던 일을 참고해서 일을 해야 할 때도 많다. 일을 하면서 얻은 경험은 우리의 몸과 기억속에 충분히 쌓이면서 특별한 기록이 없더라도 문제가 없는 경우도 많다.

대표적으로 업무의 결과를 기록하는 방법은 회사에 많이 쓰는 업무일지처럼 하루의 처리 업무를 기록하는 연대기식 기록하는 방법이고 일의 프로젝트 단위로 진행과 결과를 백서 형식으로 기록하는 것이다.

두가지 방법 모두 장단점이 있으므로 상황에 따라서 적절한 방법이 있다.

 

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그러나 두가지 방법을 함께 사용해야 기록의 효과를 제대로 볼 수 있다.

하루의 일과를 기록하다보면 여러가지 일을 처리한 그날의 활동 상황을 알 수 있다. 그러나 특정 프로젝트에 대해서는 시작에서 부터 지금까지 진행된 일의 진척이나 흐름을 파악 할 수 없다.

프로젝트 단위의 기록을 할 때는 프로젝트마다 일정한 속도로 진행 되는 것이 아니고 업무의 양이 달라 일의 배분이나 우선순위가 상대적으로 떨어지는 일의 관리가 안되기도 한다.

대부분 두가지 형태의 기록을 병행한다. 통상 일정한 주기(하루, 한주)의 기록을 기본으로 하고 특정 프로젝트는 마일스톤에 도달할 때 또는 종료되거나 중대 변화가 있을 때 보고서를 작성한다.

그렇지만 두가지 기록이 서로 연관성이 없는 일을 하는 것은 아니다. 단지 기록의 형태만 다를 뿐 같은 일이다.

그러므로 하나의 기록 방법으로 프로젝트별 진행 사항을 파악하고 일정별 업무를 연계할 수 있으면 좋다.

 

몇차례 소개한 PODIO를 통하여 일의 진행에 따라 일정, 자원의 활용, 과정과 결과의 보고, 계획과 이해 당사자들을 함께 기록 관리 할 수 있다.

초기에 프로세스와 연관 관리가 필요한 항목에 대한 구성만 잘하면 업무의 흐름을 빠뜨리지 않고 확인하고 진행 이력을 모두 확인 할 수 있다. 더구나 진행 과정에서 변경되고 추가 되는 업무가 있으면 얼마든지 구성을 변경 확장 할 수 있으므로 업무의 연결관리가 가능한 프로그램을 활용할 필요가 있다.

 

일을 잘 한다는 것은 단순히 지식이나 기능이 뛰어난 것을 말하는 것이 아니다. 반복되는 일이거나 새로운 일이거나 절차와 순서에 따라 정해진 단계를 거쳐야 하며 업무를 파악하기 쉽게 운영하고 기록하여 좋은 본보기를 만들어 다시 활용할 수 있는 자원을 확보하는 것들을 포함한다.

특히 나는 요즘 일을 잘한다는 것을 동료와 함께 일하는 능력이 뛰어나다는 것이라고 생각한다. 그러려면 동일한 언어로 의사소통하며 기록을 공유하고 이해할 수 있어야 한다.

업무기록을 잘하는 것은 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이다.

 

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