PODIO의 Data 관리

지난번에 PODIO의 기본 기능과 특징에 대해서 살펴 보았다.

이번에는 PODIO의 사용 방법을 알아보기 전에  PODIO의 Data 구조와 관리에 대해서 잠시 설명 하고자 한다.

IT 업계에 종사 하거나  학교에서 전공하지 않았기 때문에 전문용어에 대한 이해가 부족하기에 용어에 대한 설명이 이상할 수도 있지만 오히려 비전문가가 이해 하기에 쉬울 수도 있다.

우리가 생각하는 Database의 다양한 자료 특성은 거의 모두 사용 사용 가능하다고 보면 된다.

일을 하면서 생기는 각종 기록거리 들은 문자, 숫자, 그림, 파일, 연락처, 지도, 금액 등 다양하다.DB

지난번에 말한 것처럼 Workspace 안에 App을 설치하게 되면 각각의 App을 구성 할 수 있는 Data의 항목을 정해주게 된다. 예를 들면 주소록을 만들고자 할 경우 포함되어야 할 항목이 이름, 전화번호, 주소, 우편번호, 생년월일 등 여러가지 유형의 Date가 들어간다.

이렇듯 원하는 업무 관리 형태에 따라 App의 구성을 만들 수 있다. 이렇게 만드 App 안에 Item을 추가 하게되면 같은 구성을 갖는 여러개의 정보를 갖게 되는 것이다.

그 구성은 오른쪽에보이는 그림처럼 다양한 구성을 갖고 있다. 그림에서는 아래 부분이 잘려져서 다 나오지 않았지만 중요한 항목을 볼 수 있다.

특징적인 것을 몇가지 살펴 보면

  • Text는 말 그대로 문자를 입력하는 Data filed 이다. 짧은 제목이나 긴 메모형이나 같은 텍스트로 정의 하면 된다. 저의 할 때는 Text 버튼을 마우스로 집어서 왼쪽에 옮겨 놓으면 Text 필드를 하나 구성한 것이다. 그리고 입력 화면에서 필수로 입력을 받아야 하는지, 한줄로 입력을 받을지 아니면 메모형으로 여러줄 입력을 받을지 선택할 수 있다. 다른 모든 항목들도 이렇게 필요한 항목을 오른쪽으로 옮겨 놓고 추가 옵션을 선택 해주면 된다.
  • 다음 Category 항목은 해당 자료의 분류가 어떻게 되는지 미리 분류 항목을 만들어 놓고 선택하도록 하는 형태이다. 예를 들면 일이 긴급, 보통, 느림 세가지가 있다면 세개의 버튼을 만들어 놓고 선택해서 해당 자료의 분류에 따라 검색이나 소팅이 가능하도록 하는 것이다.
  • batch_processRelationship은 PODIO를 사용하는데 가장 중요한 데이터 항목이다. 대부분의 Database 프로그램이야 이 기능이 기본이지만 개인이 프로젝트 관리하면서 자료 관리하는 경우에 새로 Database를 만들고 구성하는 것은 쉬운일이 아니다. 이 항목은 Data가 연결 되어지는 다른 App이나, 연락처, 등 PODIO내에서 관리 되는 다른 자료와 연결시켜준다. 예를 들면 고객서비스 App에 Relation이 대상 항목으로 구매고객 App을 연결시텨 놓았다면 고객서비스 발생시 Relationship 항목에서 자동으로 불러오는 구매고객 App의 데이터중 필요한 고객을 선택하면 된다. 그러면 나중에 구매고객 App에서 특정 고객을 선택 했을 때 다른  App에 연결 되었던 이력이 모두 나열 되므로 업무의 진행에 대한 통합관리가 가능하다.
  • Link는 참고가 필요한 웹사이트 주소를 입력하면 해당 주소의 간단한 이미지와 Description이 연결되어 다음에 바로 접속할 수 있다.
  • Map은 주소나 특정 건물을 입력하면 자동으로 구글지도가 캡쳐되어 삽입된다.
  • Money는 하폐의 선택 단위를 포함해서 비용을 입력하는 것이다.
  • Progress는 진행률을 마그래프 형식으로 입력하는 것으로 수동으로 슬라이딩 입력해야 한다.
  • Calculation은 단가에 수량을 곱하여 총계를 내듯이 숫자나 금액으로 된 부분의 계산식을 일벽해 놓으면 자동으로 계산되어진다. 간이 엑셀처럼…
  • 그리고 추가로 Star RatingCustomer Voting 기능이 있어 관리자나 다른 사람의 평가, 선택 결과를 받는 방법으로 이용할 수 있다.
  • Tag를 부여 할 수 있고 Task를 입력할 수 있도록 되어 있어 Todo리스트 관리에 활용할 수 있고 Due date를 적고 Calendar와 더불어 통합 관리도 가능하다.
  • File 첨부 기능은 Google Drive, Dropbox, Box, Onedrive 등과 연동시켜 파일을 첨부 할 수 있도록 되어 있어 자체 저장 공간을 이용하지 않고 대규모의 파일을 첨부할 수 있다.

다른 구조적 특징은 다음 기회에 살펴 보기로 하자.

내 업무의 콘트롤 타워 – PODIO

우리에게 벌어지는 일은 단순하게 하나의 원인과 행동, 결과로 끝나지 않는다.

또한, 발생한 일을 처리하기 위해서 다양한 자원을 활용하고 서로 연관된 형태의 일을 동시에 진행 해야 하는 경우가 대부분이다.

더구나 어느 하나가 잘 진행 되지 않으면 연쇄적으로 상호 영향을 미쳐 대부분의 일이 함께 패닉 상태에 빠지기도 한다.

공항의 관제탑이 뜨고 내리는 모든 비행기의 경로와 상태 기상 상황 등을 고려하여 적절한 지시를 내려야 하는 것처럼 우리는 벌어지는 일에 대한 우선 순위와 단계, 일정, 관련 정보의 연결 등을 처리하는 일을 해야한다

 

podio_start그런 복잡한 일을 처리하는데 나름대로 사용하는 유용한 방법이 있지만, 업무관리에 많은 시간을 쓰는 것이 현실이다.

개인이든 조직이든 복잡하게 얽혀 있는 다양한 일을 관리하고 진행하기 위해 사용하는 PODIO 솔루션에 대해서 살펴 보고자 한다.

PODIO 는 CITRIX 사에서 제공하는 협업 프로그램으로 단순한 협업 뿐 아니라 조직의 프로젝트에서 발생하는 프로세스 관리와 자원관리에 탁월한 장점을 갖고 있다.

크든 작든 프로잭트를 수행하다 보면 관련된 사람과 회사가 다양하고, 기존에 진행했던 많은 경험이 유기적으로 연결 되어 있으며, 발생하는 결과물과 기록과정에 대한 체계적인 저장과 관리가 필요하게 된다.batch_process

 

특히 개인이 혼자서 진행하는 일이라 하더라도 과거의 다른 일에 관련된 사람과 자원이 다시 연결되고 다음일을 위한 단계적 기록과 성과관리 등이 더욱 필요할 수 밖에 없다.

그럴 때 종전처럼 일차원적인 데이터관리로는 요즘같은 업무 환경에서 반복되는 작업이 많아지고 아날로그적 관리에 의해 오류가 많아지게 된다.

PODIO는 업무에 관련된 모든 자원과 결과를 관리 운영할 수 있는 관계형 데이터베이스이다.

단, 개인의 웹상에서 스스로 구성하고 운영할 수 있는 유연성을 갖고 있으며 소규모의 조직에서는 무료로 모든 기능을 이용할 수 있는 장점이 있는 편리한 도구이다.

podio_price

 

PODIO는 데이터베이스 프로그램처럼 원하는 필드를 구성하며 각 데이터간의 필요한 모든 연결 고리를 만들 수 있다.

올 초부터 사용하면서 거의 모든 개인 업무와 활동을 PODIO를 통해서 관리하고 기록하면서 필요한 대부분의 작업이 가능하다는 것에 놀라울 뿐이다.

PODIO의 포지션은 Project Management, CRM, Collaboration, Social Network, Event Management 등 대부분을 관제 할 수 있는 기능을 갖고 있다.

 

 

주기적으로 몇번에 걸쳐서 PODIO의 활용법과 사례에 대해서 설명하고자 한다.

 

와이즈피엠이 출발합니다.

Quotation_start새로운 이름으로 새로운 일을 시작 합니다.
“People & Process Moderator”
좀 낯선 용어이기는 하지만 하고자 하는 일의 방향을 정했습니다.

회사에서 어떻게 일처리 하는 것이 제대로 하는 것인지?
일의 순서는 어떻게 해야 하는 것인지?
회의를 할 때 의사결정은 어떻게 해야 하는지?
업무 결과 관리는 어떻게 해야 하는지?
경험과 지식은 어떻게 쌓아야 하는지?

업종과 직종은 달라도 공통적으로 갖추어야 하는 업무 능력이 있습니다.
현명한 사람이 올바른 결과를 만든다고 생각합니다.
그동안 회사에서 HR 업무를 하면서 가장 아쉬웠던 부분입니다.

이제 아쉬움을 스스로 해결 하고자 합니다.
젊고 우수한 인재들이 막상 눈앞에 주어진 일처리에는 우왕좌왕 합니다.
특별한 교육 없이 자신만의 방법으로 해결 하다보니 결과는 나오지만 불완전한 과정과 올바르지 못한 일처리로 매번 결과가 달라집니다.
또한 무엇이 잘못되었는지 판단 기준 조차 없어 발전을 기대하기 어렵게 됩니다.
결국 우수한 인재가 회사에서 우수한 일을 못게 되더군요.

또한 개인 스스로도 자신의 업무 능력을 향상 시키는 노력을 해야 하지만 쉽지 않습니다.

효과적으로 일하는 방법, 원하는 결과를 얻으면서 스스로 능력을 향상 시킬 수 있는 교육 과정을 운영하고 활동 하고자 합니다.

특히 중소기업, 학교, 단체 등 체계적인 일처리 교육이 어려운 환경을 갖고 있는 곳이 주로 대상이 될 것입니다. 다양한 채널로 많은 분들을 만날 수 있기를 바랍니다.

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