티콜라(Tcolla)를 아십니까?

업무관리 분야에서 생산성을 위한 솔루션은 종류도 많고 경쟁도 치열한 분야이다.

누구나 자신만의 업무관리프로그램이 있고 늘 더 좋은 프로그램을 찾는 사람들이 많다.

 

그동안 꾸준하게 강조한 것이 업무프로세를 체계화하고 업무 히스토리를 관리에 적합한 자신만의 솔루션을 사용해야 한다는 것이다. 거기에는 업무일지를 기록하는 것과 프로젝트관리, 그리고 자신의 데이터베이스를 어떻게 관리해야 하는가를 포함하도 있다.

세상의 대부분의 일은 혼자하는 것이 아니다. 그렇기 때문에 함께 일하는 동료간의 표준화된 업무프로세스와 공유, 협업 프로그램은 매우 중요하다.

그런 것들을 일목요연하게 관리하여 과거의 기록과 경험을 바탕으로 업무의 효율을 높이는 솔루션이 많다.

 

많은 사람들이 사용하는 프로그램 중에 트렐로가 있다. 칸반보드 형태로 업무의 유형에 따라 해야할 일과 역할에 대한 일종의 게시판으로 쓰기에 좋은 프로그램이다.

나 역시 유형별 업무관리를 위해 많이 사용하고 있기도 하다. 그런데 이것이 좀 아쉬운 부분이 있다. 우선 영문으로 만들어진 것이 가장 큰 아쉬움이다. 영어라고 해도 그리 어렵지는 않지만 메뉴의 구조나 접근 방식이 약간 이질감을 느끼는 것이 사실이다. 세부 항목을 찾아들어가는 것이 의외로 쉽지는 않다.

 

트렐로와 유사한 개념을 갖고 있지만 아쉬운 점을 해결한 국내 솔루션이 있다.

티콜라(Tcolla)란 이름의 국내 프로그램으로 Team Collaboration을 줄여서 작명된 이름이다.

로그인 후 만나는 첫화면은 트렐로의 그것과 유사하지만 훨씬 단순한 메뉴체계를 가지고 있으면서 하나의 일(Task)에 대해서 필요한 정보를 입력과 확인이 쉽도록 구조화 되어 있다.

화면 구성과 배치도 편리하고 원하는 대로 공유와 업무 할당과 파일 저장, 히스토리, 코멘트가 되기 때문에 업무의 공유와 협업을 위한 좋은 솔루션으로 보인다.

업무별 아이콘이 다양하게 준비되어 있고 여러 색깔을 지정할 수 있어 업무 게시판(Dashboard)로 사용하기 적절하다.

그리고 사용법과 메뉴를 이해하기에 매우 쉽고 훨씬 직관적이다. 아직 시작한지 얼마되지 않은 서비스이지만 전혀 무리 없이 쓸 수 있고 운영 정책과 기능이 어떻게 발전할지 모르겠지만 대부분의 업무에서 무료로 아쉽지 않게 사용할 것 같다.

 

티콜라의 핵심적 특징을 요약하면

  • 쉽다. – 별도의 매뉴얼 없이 사용법을 익히는데 어려움이 없다.
  • 업무별, 프로젝트별 히스토리 관리가 잘된다.
  • 공유와 협업이 자유롭다.
  • 무료다.
  • 그리고 완전한 한글이다.

 

업무능력은 이해력이다.

,

일 잘하는 사람을 보면 부럽다. 어떻게 하면 그들처럼 일을 잘할 수 있을까?

우리가 모르는 특별한 능력이 있는 듯하다. 그들이 하는 일은 성과도 잘나오고 남들에게 인정 받는다.

기업에서도 구성원의 업무 능력을 올리려고 갖은 애를 쓴다. 그리고 결국 느끼는 것은 좋은 사람을 뽑아야 한다는 것이다.

교육이나 훈련으로 쉽게 늘지않는 것이 업무 능력인가보다.

태어날 때부터 일 잘하는 사람으로 태어나는 것은 아닐텐데 업무능력을 키우는 것은 여간 어려운 일이 아니다.

 

우리는 어떤 행동을 하고 있나

업무능력을 키우기 위해 주로 하는 활동은 관련 분야의 지식을 늘리기 위해 공부하고 더 많은 경험을 해보려고 노력하며 반복훈련한다,

그렇게 하면 어느정도 결과가 나오기는 하지만 탁월한 성과를 내는 정도까지 도달하기는 어렵다.

나는 원인을 자신의 업무 지식을 늘리는 노력만 하는 것에서 찾는다. 사람의 능력은 컴퓨터처럼 계산의 속도로만 결정되는 것이 아니다.

예측할 수 없는 현실에서 대응능력이 중요하다. 물론 업무지식은 바탕이 된다. 그리고 과거의 경험도 중요하다.

그렇지만 좋은 재료를 모두 가지고 있지만 벌어지는 상황을 잘 파악하지 못하면 만족할 결과에 도달하지 못한다.

모든 일은 주변의 상황과 다른 사람들 사이에서 이루어진다. 그렇기 때문에 일의 배경과 흐름, 일과 관련이 있는 다른 사람들과 외부 상황에 대한 이해가 우선이다.

내가 해결하고 싶거나 요구되는 상황을 정확하게 이해해야 그 일을 할 수 있는 것이다.

그런데 불행하게도 상황에 대해서 내가 원하는 만큼 설명해주거나 시간을 무한히 주지 않는다.

그래서 제한된 정보와 시간 안에서 상황을 광범위하게 이해하는 능력이 중요하다.

이런 광범위한 이해력을 키우기 위해서는 업무외적인 지식과 경험, 활동이 필요하다. 폭넓은 지식과 사회활동, 경험과 노력이 바탕을 만든다.

 

상황을 이해하는 능력이 중요하다.

일을 잘하기 위해서는 흐름을 파악하는 것이 핵심이다. 파악한 흐름을 바탕으로 의사결정이 이루어져야 한다.

머리가 뛰어나지만 사회 경험이 적은 사람이 부족한 부분이다. 어느정도 시간이 지나가고 스스로 문제 해결을 위한 다양한 시도를 하는 과정에서 상황에 대한 이해와 판단 능력이 길러진다.

자연스럽게 체득된 이해력이  자신의 업무분야게 쓰이게 되면 드디어 업무능력을 인정 받는 것이다.

 

따라서 일을 잘하기 위해서는 평소 상황을 이해는 훈련이 필요하다. 주변에 생기는 일에 대해서 호기심을 갖고 원인을 찾아보고 배경지식을 학습하며 다른 방식의 해결책이 있는지 생각해보고 시도해 보는 활동을 해야한다.

관련된 책을 읽고 다른 사람들과 의견을 나누고 발전된 지식을 적용해보고 다른 방식으로 접근해 보는 다각적인 노력으 중요하다.

이런 훈련은바로 성과로 나오지 않기 때문에 실망할 수 있지만 기초체력을 키우는 연습이므로 게을리해서는 안된다.

 

업무성과는 이해력이 좌우한다.

 

Airtable로 만드는 나만의 데이터베이스

, ,

우리에게 데이터베이스 솔루션이 필요할까?

 

일을 하다보면 많은 자료와 정보를 관리할 필요를 느끼게 된다. 그게 데이터베이스가 필요한 이유이다.

간단하게는 친구 주소록을 관리하는 것 부터 진행중인 일과 연계된 여러 정보를 모아 보거나 고객관리를 위한 CRM 툴 처럼 여러가지 정보를 체계적으로 모으고 활용해야 할 일이 많다.

아주 큰 기업이 아니면 요즘처럼 다양한 첨단 기기가 많은 시절에 별로 대수롭지 않게 생각하는 기능이다.

검색이 발달하고 파일을 저장하고 활용하기 쉽기 때문에 정보를 체계적으로 모아서 사용한다는 것은 남의 일처럼 생각하기 쉽다.

그러나 일의 주제나 대상에 따라 최적화된 데이터베이스를 갖는다는 것은 일의 성과를 위해서 매우 중요하다.

회사의 시스템이 잘 갖추어져 있으면 그것을 잘 사용하는 것이 최선이다. 그렇지 않은 회사이거나 개인 정보를 관리할 필요가 있을 때는 어찌할 것인가?

 

예를 들어,

작은 가게를 운영한다고 할 때 반복적으로 찾아오는 고객을 등록하여 단골로 만들고 싶다면 그동안 공책에 적어 놓거나 핸드폰 정보를 입력하여 카카오톡 같은 메신저로 소통하는 방법을 쓰곤 한다. 좀더 발전하면 엑셀로 필요한 항목을 입력해서 관리한다.

그런데 고객에 대한 정보가 단지 전화번호와 이름 뿐이 아니다. 고객의 기본 정보와 더불어 구매하는 물품, 요구사항, 특징도 있고 구매패턴으로 알 수 있는 성향도 있다.

이런 종합적인 정보를 관리하려면 잘 구성되 데이터베이스가 필요하다. 그것도 일차원적인 항목의 나열이 아니라  3차원으로 구성된 관계형 데이터베이스가 필요한 것이다.

기본 정보를 바탕으로 고객이 방문했을 때의 상황과 벌어진 일들을 계속 기록한다면 날짜별 고객별 상황별 분류를 할 수 있다. 더구나 미리 정의된 템플릿이나 분류 항목들을 이용해 간단히 체크하는 것만으로 정보의 수정과 추가 삭제가 쉬워야 한다.

 

Airtale을 생각해보자

 

지난 글에서 Airtable에 대해 소개한 적이 있다.

Airtable은 기업용 전문 데이터베이스 형태를 가지고 있다. 물론 서비스형이므로 거대한 규모로 발전하게 되면 추가적인 개발이나 지원이 필요하겠지만 웬만한 작은 조직이나 개인의 경우에는 무료의 범위에서도 모든 기능을 사용할 수 있다.

화면 인터페이스도 상당히 쉬운 편이다. 물론 처음에 데이터베이스를 구성할 때는 좀 신경 쓸 것이 있지만 그 이후에는 편리한 입력폼과 다양한 화면 구성으로 원하는 정보를 한눈에 찾아보기 쉽다.

데이터를 입력할 수 있는 데이터 유형도 오른쪽 그림처럼 매우 다양하며 엑셀과 같은 계산 기능과 체크박스, 첨부파일 등 여러 형태가 있어 우리가 필요한 모든 자료의 입력이 가능하다.

엑셀의 시트처럼 하나의 베이스(데이터베이스)내에서 테이블을 계속 추가할 수 있고 테이블의 자료를 참조하고 링크로 연결할 수 있으며 계산식을 적요할 수 있다.

 

그렇게 만들어진 정보를 보는 방법은 테이블 형태 뿐 아니라 달력, 갤러리, 칸반보드 형태 등으로 정보의 종류에 맞게 구성할 수 있다.

더불어 다른 사람과 데이터베이스를 공유하여 협업할 수도 있으며 업무를 할당할 수도 있다는 것이다.

개인이나 작은 조직규모 업무에 충분히 사용할 수 있는 솔루션이다.

규모가 작다면 무료로 충분하다. 그리고 사용하기가 어렵지 않다.

그리고 나는 구글계정과 연동하여 로그인하면서 나의 데이터베이스를 구글 드라이브에 저장하여 사용한다.

 

그럼에도 처음 사용하면 어려울 수 있다.  그렇다면 이미 만들어진 템플릿과 주제에 맞는 샘플을 사용할 수 있다. 각 주제별 다양하게 마련되어 있으며 영문이기는 하지만 학습자료도 잘 구성되어 있다.

자신이 갖고 있는 정보를 얼마나 잘 활용하느냐가 성과를 좌우한다. 그러기 위해서는 개인도 정보를 관리하는방법을 익히고 어떻게 사용할 지에 대해 고민해야하지 않을까?