업무기록을 남겨야 한다면…

일을 하는 과정과 결과를 기록으로 남겨야 한다.

우리가 하는 일은 대부분의 일은 과거의 것과 단절된 전혀 새로운 것은 많지 않다. 또, 전에 했던 일을 참고해서 일을 해야 할 때도 많다. 일을 하면서 얻은 경험은 우리의 몸과 기억속에 충분히 쌓이면서 특별한 기록이 없더라도 문제가 없는 경우도 많다.

대표적으로 업무의 결과를 기록하는 방법은 회사에 많이 쓰는 업무일지처럼 하루의 처리 업무를 기록하는 연대기식 기록하는 방법이고 일의 프로젝트 단위로 진행과 결과를 백서 형식으로 기록하는 것이다.

두가지 방법 모두 장단점이 있으므로 상황에 따라서 적절한 방법이 있다.

 

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그러나 두가지 방법을 함께 사용해야 기록의 효과를 제대로 볼 수 있다.

하루의 일과를 기록하다보면 여러가지 일을 처리한 그날의 활동 상황을 알 수 있다. 그러나 특정 프로젝트에 대해서는 시작에서 부터 지금까지 진행된 일의 진척이나 흐름을 파악 할 수 없다.

프로젝트 단위의 기록을 할 때는 프로젝트마다 일정한 속도로 진행 되는 것이 아니고 업무의 양이 달라 일의 배분이나 우선순위가 상대적으로 떨어지는 일의 관리가 안되기도 한다.

대부분 두가지 형태의 기록을 병행한다. 통상 일정한 주기(하루, 한주)의 기록을 기본으로 하고 특정 프로젝트는 마일스톤에 도달할 때 또는 종료되거나 중대 변화가 있을 때 보고서를 작성한다.

그렇지만 두가지 기록이 서로 연관성이 없는 일을 하는 것은 아니다. 단지 기록의 형태만 다를 뿐 같은 일이다.

그러므로 하나의 기록 방법으로 프로젝트별 진행 사항을 파악하고 일정별 업무를 연계할 수 있으면 좋다.

 

몇차례 소개한 PODIO를 통하여 일의 진행에 따라 일정, 자원의 활용, 과정과 결과의 보고, 계획과 이해 당사자들을 함께 기록 관리 할 수 있다.

초기에 프로세스와 연관 관리가 필요한 항목에 대한 구성만 잘하면 업무의 흐름을 빠뜨리지 않고 확인하고 진행 이력을 모두 확인 할 수 있다. 더구나 진행 과정에서 변경되고 추가 되는 업무가 있으면 얼마든지 구성을 변경 확장 할 수 있으므로 업무의 연결관리가 가능한 프로그램을 활용할 필요가 있다.

 

일을 잘 한다는 것은 단순히 지식이나 기능이 뛰어난 것을 말하는 것이 아니다. 반복되는 일이거나 새로운 일이거나 절차와 순서에 따라 정해진 단계를 거쳐야 하며 업무를 파악하기 쉽게 운영하고 기록하여 좋은 본보기를 만들어 다시 활용할 수 있는 자원을 확보하는 것들을 포함한다.

특히 나는 요즘 일을 잘한다는 것을 동료와 함께 일하는 능력이 뛰어나다는 것이라고 생각한다. 그러려면 동일한 언어로 의사소통하며 기록을 공유하고 이해할 수 있어야 한다.

업무기록을 잘하는 것은 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

절차가 부실하면 신뢰를 잃는다.

[ratings]

비즈니스에서는 신뢰가 생명이다.

한번 떨어진 신뢰를 회복하는 시간은 처음 신뢰 구축 때 들어간 시간의 10배 이상이 될 것이다. 그리고도 처음 상태로 되돌아가기 어렵다.

신뢰의 많은 부분을 차지하는 것인 약속을 지키는 것이다보니 서로의 약속에 대해서 아주 신경을 많이 쓴다.

만남의 약속도 그렇고 뭔가 제출 하기로 한 약속도 그렇다.

그런데 이렇게 신경쓰는 약속이 대부분 결과에 대한 약속이다.

중요한 것은 신뢰는 결과에 따라 결정 되기도 하지만 일이나 행동이 진행되는 절차가 부실하면 결과가 아무리 좋아도 의심을 가질 수 밖에 없다는 것이다.

모로가도 서울만 가면 된다는 발상은 한번은 통할 수 있어도 지켜야 할 과정과 밟아할 절차를 무시하고 포장된 결과만 만든다면 금방 실력이 없고 사기성이 있다는 것이 탄로난다.

어떻게 절차를 제대로 지킬것이며 어떻게 상대방에게 절차가 제대로 진행되고 있는지 알도록 할 것인가?

의외로 간단하다.

일이 진행 되는 과정에서 진행 상황을 공유하면 된다. 설령 실수가 있더라도 객관적이고 솔직하게 공유하면서 일하게 되면 절차를 지키고자 하는 노력을 인정 받게 된다.

우리가 택배를 통해 물건을 배송 받을 때 내 물건이 어디쯤 가고 있는지 모니터링이 가능하다면 정상적으로 진행되고 있다고 생각하지 않는가?

내가 일하는 내용을 모두 공개 할 수는 없다.

단지, 중요한 이벤트나 변곡점이 있을 때 현재의 사실만이라도 알려 주는 것이 핵심이다.

사람은 누구나 기다려 줄 수 있다. 내가 원하는 결과가 정상적으로 진행 되기만 한다면 약간의 늦어짐이나 기다림으로 신뢰를 깍아먹지는 않는다.

신뢰를 결정하는 것은 완성된 결과가 아니라 진행 과정과 절차임을 명심해야 한다.

일의 진행을 올바로 공개하고 공유하기 위해서는 자신의 일에 대한 체계적인 관리가 선행되어야 한다.

체계적인 관리를 위해서는 일하는 시스템을 제대로 갖추어야 할필요가 있다.

그래서 일하는 시스템, 업무프로세스가 중요한 것이다.

성공을 위해 갖추어야 할 것!

[김철호의 사람 이야기]

미래의 성공을 위해 반드시 갖추면 좋을 것들이 무엇일까?

많은 자기계발서들에서나 각종 특강에서 성공하기 위해서 우리가 노력하고 가져야 할 기본적인 것으로 열정과 꿈 등을 이야기 한다.

당연한 이야기 이기는 하지만, 진짜 성공을 위해서 우리가 준비해야 할 것들을 잘 설명하고 있지는 않다.

세상의 모든 일이 마음 먹은대로만 되는 것이 아니므로 차근차근 준비하고 쉼없이 갈고 닦아야 하는 것이있다.

그것이 무엇인지 그동안의 경험과 느낌에 대해서 밀해 본다면,

세가지로 분야로 능력(Ability), 기술(Skill), 기본(Basis)으로 나누어 보고자 한다.83aaed26942f31989cca1d36_640_success

첫번째로 이해 능력이 필요한다. 이것을 세분화 하면 상황 이해 능력, 정보 이해 능력, 사람 이해 능력이다.

자기 분야에 필요한 능력은 당연한 것이겠지만 분야를 가리지 않고 목표에 도달하고 리더로 성장하고자 한다면 반드시 필요한 능력의 첫번째라고 생각되며 가장 강력한 능력이라고 여겨진다.

두번째로 필요한 기술은 IT 활용 기술과, 영어 기술이다. 특히 현대의발전 방향에서 보면 두가지 기술은 모든 부분에 영향을 주는 핵심기술이다.

세번째로 갖추어야할 기본은 체력과 도덕성이다. 궁극적인 성공은 체력이 뒷받침 되어야만 가능하고 도덕성이 없으면 사기꾼으로 전락하기 쉽다.

자신이 속한 분야의 핵심 지식과 능력 등은 모두 다르고 다른 사람과 비교할 수 없지만 이 세가지는 비교도 가능하며 분야와 상관없이 노력으로 향상 시킬 수도 있다.

 

Photo by seeveeaar