업무일지, 기록, 노트 이야기

나는 기록의 전문가가 아니다.

더구나 항상 필기구를 휴대하면서 모든 것을 메모하는 열혈 메모광도 아니다.

회사의 일을 하거나 비즈니스를 하면서 필요에 의해서 적절하게 메모하고 기록하고 활용할 뿐이다.

내가 관심이 많은 분야가 업무프로세스 또는 일하는 방법이다 보니 기록의 필요성을 많이 느낀다.

그동안 써 놓은 글 중에 매일 꾸준하게 검색이 되고 유입이 되는 단어가 업무일지 쓰는 법이다.

업무일지에 대한 과거글 모음 

지난해 초에 처음 쓰고 몇번에 걸쳐서 관련 글을 써 놓았는데 그것에 관심들이 많다.

약간 의구심이 든다. 업무일지라면 이미 회사마다 나름의 쓰는 방법이 있지 않을까? 그리고 딱히 획기적이라고 할 정도의 노하우가 필요한 것도 아닌데, 왜 일까?

대부분 어릴때 일기를 써보리라 마음 먹지만 꾸준히 쓰지 못한 경험이 있을 것이다.

일을 하면서 일의 결과와 과정에 대한 기록을 나중에 활용할 수 있도록 잘 남기고 싶어서 시작하지만 어느순간 부실해지고 형식적이다보니 활용도가 떨어지게 된다.

다시 마음먹고 시작할 대 좀더 효과적인 방법을 찾는 것은 당연하다. 그러면서 자신에게 맞는 최적의 방법이 만들어지는 것이다.

 

나는 세가지 방법으로 기록한다.

 

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첫째는 단순 활동 로그를 기록하는 방법이다.

이것은 일에 대한 의견이나 판단, 추측 등을 기록하지 않는다.

어디어디에 보고서 제출, 무슨일로 누구와 미팅 등등 짤막하게 한줄 정도 되도록 적는 것이다.

손쉽게 수시로 기록하기 위해서 구글독스를 이용한다.

양식을 미리 만들어 놓고 웹으로 접속하면 오른쪽 그림처럼 내가 만들어 놓은 입력 양식이 보인다. 날짜를 입력하고 일하고 있는 업무의 범주를 미리 만들어 놓고 선택한 후 내용을 입력하면 된다.

스마트폰으로 링크를 만들어 놓고 수시로 기록하기에 아주 편하다.

자동으로 구글드라이브에 엑셀 형식으로 기록되며 구글시트에서 몇가지 필터를 만들어 놓으면 나중에 보고싶은 형식으로 정리해서 볼 수 있다.

 

두번째 방법은 자유로운 노트필기이다.

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나는 형식이 정해져 있지 않는 무지 노트를 좋아하며, 좋은 노트를 써야 한다고 생각한다.

좋은 노트란 비싼 노트가 아니라 적당한 크기에 필기감이 좋고 잘 뜯어지지 않는 것에 커버를 만들어 쓰고 있다.

여기에는 형식이 없다, 줄이 그어져 있지도 않으며 다이어리처럼 날짜가 적혀 있지도 않다.

깨알같이 작은 글씨로 노트가 아까운 것처럼 쓰지 않는다.

그리고 필기를 할 때 주로 만년필을 쓴다. 이유는 느낌이 좋다.

비록 낙서나 가벼운 메모를 할지라도 쓰는 과정에 적절한 의미를 부여하기 위함이다.

이렇게 마구잡이로 적은 노트는 나중에 내용이나 필요에 따라 컴퓨터 파일의 형태로 재가공하기도 한다.

그러나 대부분 노트에 메모하면서 아이디어를 정리하고 정리된 결과에서 인사이트를 얻는다.

 

세번째로 주로 사용하는 업무관리 툴인 PODIO를 이용해서 주제별, 업무별, 대상별 일의 흐름과 결과를 체계화 한다.

Podio - Home Screen많은 스마트한 업무관리를 위해 나름대로 쓰는 툴이 있겠지만 PODIO만한 것을 아직 찾지는 못했다.

단순한 로그 형식으로 기록한 업무일지나 노트에 메모된 자유로운 생각이나 사람들을 만나면서 진행된 과정 모두를 다양한 형태로 기록 관리할 수 있다.

조직이나 기업에서 사용하는 수준의 관계형 DB 형태를 갖고 있어 원하는 형태의 테이블을 만들고 필드를 구성하며, 서로 연결시켜 유기적인 관리가 가능하고 여러 사람의 협업에 자유롭기 때문이다.

다만, 기업에서는 기업의 업무특성과 구성원의 범위, 용도에 따라 초기 구조화와 공동의 이해는 필요하다.

그러나 개인이 사용하기에는 비즈니스 뿐 아니라 나만의 정보와 기록을 관리하는데 부족함을 찾을 수 없다.

 

블로그나 페이스북에 감상을 적어 나가는 것 외에는 이 세가지 기록 방법으로 대부분의 일과 생활이 관리된다.

가장 중요한 것은 기록을 하는 이유가 있어야 한다.

과거의 기록을 바탕으로 새로운 일을 하거나 각종 판단의 근거로 삼을 수도 있고, 단순 추억으로 남겨 둘수도 있다.

그러므로 기록된 내용을 틈틈히 살펴보면서 스스로 리뷰 하는 것이 중요하다.

일을 관리하는 것은 이벤트 관리가 아니라 일의 흐름을 관리하는 것이 중요하기 때문이다.

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시간관리의 함정

누구에게나 똑같이 주어진 시간을 남보다 알차게 써야만 한다는 강박관념 속에서 다양한 시간관리 방법을 도입하고 적용하고자 애쓰고 있다.

지독한 경쟁속에서 살아남아야 하고 남보다 더 나은 성과를 얻어야만 성공할 수 있기 때문에 좀더 좋은 방법을 배우느라 여념이 없다.

학생들이나 직장인이나 시간이 부족하기에는 마찬가지이다.

시간을 관리하는 것에는 잘 드러나지 않는 함정이 있다.

모든 사람의 한시간이 동일하지 않고 우선순위가 다 다른데도 남들이 추천하는 방법을 써보려고 경쟁하듯이 매달린다.

우리가 생각하는 시간관리는 시간대별로 나누어 빈틈없이 일을 쪼개어 좀 더 많은 일을 하는데 집중하는 것이다.

그러면서, 효율적으로 일을 더 많이 해야 개인의 시간을 가질 수 있다고 역설한다.

실제로 그런가?

효율을 중시하면서 더 많은 일을 처리하기 위해 시간을 쪼개다 보면 여유 시간이 아까와서 잠시라도 여유를 부리면 시간을 낭비하는 듯한 불안감을 갖게 된다.

일의 양과 범위에 시간을 조정하는 것이 아니라 정해진 시간에 일을 배분하다보니 생기는 문제이다.

또, 우리가 쓰는 다이어리, 플래너, 스케줄러 모두 일정한 간격으로 시간을 나누어 놓았다.

시간이 흘러가는 속도는 일정하지만 일의 처리 속도는 규격화 되어있지 못하다.

어떤 한시간은 굉장히 많은 일을 하는 경우도 있고 또다른 한시간은 한발짝도 일이 진전 되지 않는 경우가 있다.

이런 경우를 동일한 간격으로 재단하다보니 불안해지고 시간을 낭비하는 듯한 죄책감에 시달리기도 한다.

예전의 약속을 잊지 않기 위한 시간관리에서 효율적으로 빈틈없는 시간 사용을 목적으로 하는 시간관리로 변질되면서 시간관리 능력이 발전할 수록 찌들리는 함정에 빠지는 것이다.

지금의 시간관리 방법은 정해진 약속을 잊지 않게 해주는 장점이 있지만 막상 그 관리방법이 일을 대신 해주지는 않는 것이다.

차라리 시간의 간격이 없는 템플릿으로 일의 처리 과정과 주요 단계, 일의 순서를 관리하는 편이 낫다.

예전에 썼던 다음의 내용를 참고해보라.

일정관리가 아니라 일관리다

다이어리 대신 노트를 쓰자

여유로운 노트에 일정한 시간의 간격이 아니라 일의 진척에 따라 시간을 배분하는노력이 필요하다.

정해진 목표 시간을 갖는 일을 하는 경우에는 뽀모도로 시간관리 방법을 쓰는 것도 나쁘지는 않다.

그러나 어쨌든 일은 내가 하는 것이다.

시간관리에서 언제까지 할 것인가도 중요하지만 언제 시작해야 하는 가에 집중하자.

 

좋은 노트를 써라!

일을 잘한다는 것은 무엇일까?

자신의 업무에 대한 정확한 인식과 파악, 그리고 원하는 결과를 위해서 정해진 방법으로 해야 할 일을 해 나가는 것 등 정의 할  수 있는 방법이 많다.

어쨌든 자기 업무를 잘 관리하고 성과를 내야 하는 것이다. 주어진 일이든, 스스로 만들어 낸 일이든 결과는 내가 만들어 가는 것이다.

그러기 위해서 가장 중요한 것은 무엇일까를 생각해 보자.

나는 좋은 도구를 가져야 한다고 생각한다.

좋은 도구란 내 손에 딱 맞고 일에 필요한 요소와 기능이 적절하게 구성되어 있어서 항상 필요할 때 사용할 수 있는 그런 것이다.

뛰어난 목수가 연장 탓을 하지 않는다고 하지만, 의미를 잘 이해해야 한다.

아무거나 써도 된다는 것이 아니다. 비싸고 좋은 것이 중요한 것이 아니라 내 몸에 딱 맞는 것이라는 의미이다.

그런 의미에서 일을 할 때 좋은 노트를 쓰라고 권한다.

일이나 도구와 노트가 무슨 상관일까?

우리가 하는 일의 거의 대부분은 한번 하고 잊혀지는 것이 아니라 하면 할 수록 경험과 지식이 쌓이고 발전해 가면서 수준을 올려 가는 일이다.

그 매개체로 활용하는 것이 노트이다.

요즘은 다양하고 스마트한 방법이 많이있지만, 과정에선 다양한 형태의 기록이 발생한다.

간단한 메모도 있고, 체계적인 정리나 자유로운 아이디어의 도출 등 정형화 되지 않은 방법으로 사용하게 되는 것이다.

그러다 보니 눈에 보이는 여분의 종이나 손에 잡히는 아무 노트를 쓰게 된다.

좋은 노트를 말하는 데는 몇가지 조건이 있다.

우선, 낙서를 하던 중요한 기록을 하던 하나의 노트를 쓰라는 것이다. 모든 노트를 항상 모셔두고 보존할 것이라고 생각하지 않는다. 그냥 한권의 노트가 다 찰 때까지 쓰라는 것이다.

그럼에도 좀 좋은 노트를 써야 한다. 쉽게 뜯어지지 않는 튼튼함과 자신의 취향에 맞는 조금 값나가는 노트가 좋다. 낙서를 하며서 써도 일년에 몇권 쓰지 못한다. 그러니 좀 좋은 노트를 사서 쓰는 것이 좋다.

그러면 노트를 항상 휴대하게 되고 내 몸의 일부분으로 생각하게 된다.

그렇게 항상 사용하는 한권의 노트에 모든 것을 형식에 구애 받지 않고 쓰는 것이다.

업무의 시작과 끝은 기록이다. 기록이 성과를 나타내고 수준을 결정하게 된다.

좋은 노트를 쓰면 노트를 아끼게 된다. 그 말은 노트에 기록되는 것들이 소중함을 의미하게 된다.

최근 메모나 기록 방법에 대한 많은 아이디어와 팁이 있지만 그 이전에,

좋은 노트를 마련하라. 그리고 자유롭게 사용하라.

그 안에서 방법과 길이 보인다.

[참고 글]

업무일지 기록하는 방법

업무를 효율화하는 뛰어난 방법 

Photo by Sunshine Lady !