다이어리 쓰시나요?

언제나 변함없이 이맘때면 다이어리 광고가 넘처난다. 최근엔 스타벅스에서 주는 다이어리를 받기 위해 열심히 커피를 먹기도 한다.

한해를 마감하고 새해를 맞이하는 즐거움 중에 하나이고 새로운 각오를 다지기에 좋은 동기가 되는 것이다.

언제부터 이렇게 열심히 다이어리를 썼는지, 무엇 때문지 모르겠지만 이제는 익숙하다.

 

그렇지만 스마트폰이나 컴퓨터 때문에 다이어리에 대한 인기가 좀 다른 면이 있다.

과거처럼 약속을 적어 놓고 전화번호를 관리하는 것만이 아닌 것이다.

 

나는 다이어리 보다 공책(노트)를 쓰는 것이 더 중요하다고 얘기한다.

물론 약속을 잘 관리하고 할일을 챙기는 것이 중요하지만 그것은 스마트폰이 많이 해결해 주기 때문에 다이어리가 없어서 불편한 점은 크게 없다.

대신, 생각이나 정보를 기록하는 공책이 더 필요하다. 때때로 낙서도 하면서 느낌도 적어내려가고 중요한 메모도 하는 자유롭게 쓸 수 있는 공책을 써야 한다.

가능하면 좋은 공책을 쓰라고 권한다. 학생시절에 수업시간에 쓰는 공책이 아니라면 일년에 몇권 쓰기 쉽지 않다. 그렇기 때문에 좋은 공책을 써도 큰 돈이 들지는 않는다.

공책을 쓰면서 함부로 대하지 않고 항상 휴대하고 수시로 사용하기에 좋은 공책을 쓰는 것은 도움이 된다.

더구나 아무 줄도 없는 무지 공책을 쓰게 되면 어디에서 부터 시작할지 모르다보니 자유롭게 쓰게 된다. 이것이 단순한 낙서가 아니라 내 머리가 뭔가를 하고 있다는 것을 말한다.

이제 다이어리보다 노트를 쓰는 습관을 들여 보는 것이 좋다. 너무 일정에 쫒기는 것보다 생각을 키우는 활동을 할 수 있게된다.

약속관리는 이제 첨단 도구를 이용하자. 어차피 첨단 도구들은 생산성 향상에 최적화 되고 있지 않는가?

 

자유롭게 일하는 사람들의 업무관리

개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

우리는 왜 보고에 인색할까?

보고가 없으면 일이 끝난 것이 아니다.

모든 일에는 시작과 끝이 있다.

시작을 알리는 것도 보고이고 끝을 맺는 것도 보고이다. 그럼에도 우리는 보고를 대수롭지 않게 생각하고 무감각하다.

소통에 대한 관심이 많아지고 있지만 방법에 대해서는 다양한 목소리가 있으며 정답은 없을 것이다.

소통이 일상적인 잡담이 아니라 무엇인가 일이 진행되면서 결과를 알려주고 과정에 대한 정보를 공유하는 것이다. 그런데 우리는 보고의 습관이 되어 있지 않고 보고에 지나치게 인색하기 때문에 소통이 안된다고 말하는 것이다.

우리의 업무나 일상에서 보고는 매우 중요하다. 보고가 잘 되면 소통이 잘 되는 것이다.

그런데 보고에 대한 이해가 부족하다.

 

보고는 왜 필요할까?

일이 끝나면 보고를 해야 한다. 누군가 시켜서 한 일이라면 일의 결과를 알려주어야만 끝을 알 수 있다. 반드시 누가 시키지 않았더라도 일이 끝난 시점에 결과에 대한 정리가 없으면 계속 진행하고 있는 것이다. 스스로 만든 일이라하더라도 결괴에 대한 확인은 필요하기 때문이다.

보고는 단순히 끝을 알려 주기도 하지만 일을 하면서 나타난 사실과 처리 결과, 성공여부 등 다양한 정보를 포함하고 있다.

일을 끝내지 않고 다음 일을 시작하면 일이 누적되기만 하고 먼저 시작한 일을 흐지부지 만들게 된다.

일을 지시한 사람은 보고가 없으면 일이 아직 진행중으로 생각할 수 밖에 없다. 더구나 정해진 기한가지 보고가 없으면 일을 처리할 능력을 의심하게 된다.

 

보고는 누구에게 하는 것일까?

보통 보고는 일을 지시한 사람이나 윗사람에게 한다고 생각하기 쉽다.

그러나 보고는 위 아래와 상관 없이 일을 한 사람이 나머지 사람들에게 하는 것이다. 처음 만나면 안녕하세요 하듯이 지위나 나이 등의 구분이 없어야 한다.

그리고 반드시 지시한 사람에게만 하는 것은 아니다. 일과 관련이 있는 모든 이해 당사자에게 결과를 알려 주어야 한다. 일의 결과가 영향을 주게 되는 모든 사람이 알아야 하는 것이다.

보고를 하는 사람은 일의 책임자가 하는 것이 가장 좋다. 그것이 가장 신뢰 받는 방법이다.

 

보고의 형식은?

우리가 보고에 인색하게 된 이유 중 하나가 보고의 형식이다.

보고서의 형식이 따로 있다고 생각하고 문서의 형식을 만들고자 한다. 물론 성격에 따라 보고서의 형식을 갖추어야 하지만 대부분의 보고는 보고서의 형식을 가질 필요는 없다.

일의 결과를 간단히 말로 하는 것도 보고이며 대부분이 이런 형식이다. 누군가 무엇을 물어보면 대답을 하는 것도 하나의 보고 형식이다.

대답을 하는 순간 그 일을 끝나는 것이다.

그렇다면 크고 중요한 것만 보고하는 것이 아니란 뜻이 된다.

작은 일상 속에서 하는 일의 진행을 알려 주고 질문에 답하고 변화된 것이 있을 때 알려 주는 모든 것이 보고이다.

주변에서 벌어지는 작은 것들에 대한 결과나 진행 정보에 대해서는 중요하게 생각하지 않고 말하지 않는 습관이 되다 보니 보고에 인색하게 되는 것이다.

보고는 형식과 절차에 너무 얽매이지 말고 늘 결과를 알려주고 진행을 공유하는 것이 중요하다.

 

보고는 언제 하는 것일까?

우선 일을 시작할 때 시작한다는 사실을 알려주고 끝나면 결과를 알려주는 것이 기본이다.

그리고 중간에 일의 계획이 변경되거나 중단되면 반드시 알려 주어야 한다. 임의로 알아서 하다보면 나중에 보고를 제대로 안 했다는 소리를 들을 수밖에 없다.

또 일이 중간에 실패하게 되면 즉시 보고해야 한다. 그레야 책임이 적어진다.

일의 진행 기간이 길게 되면 중간 보고가 필요하다. 계획이 잘 짜여지고 기간이 충분히 길다면 처음 일을 시작할 때 보고 시점을 정해 놓고 시작해야 한다.

일의 중요도에 따라 최종 보고 전에 보고의 초안을 미리 만들어 협의할 필요가 있다.

 

보고가 없으면 일이 끝난 것이 아니다.

주어진 일을 잘 마무리 하고 일을 잘하는 방법은 보고를 해야할 때 제대로 보고하는 것이다.