자유롭게 일하는 사람들의 업무관리

개인사업자이거나 자유업을 하는 사람들은 업무관리를 어떻게 하고 있을까?

기술이 발달하고 좋은 도구가 많아지면서 생산성 향상과 깔끔하게 업무와 성과를 관리하는 효과적인 방법이 많이 공유되고 있다.

체계화 되고 조직화된 소속이 없는 개인들의 입장에서는 이미 공개되어 있는 많은 도구를 잘 사용하는 것이 업무관리의 효율을 높이는데 중요하다.

그동안 이것저것 다양한 사업을 하고 여러 사람을 만나는 과정에서 한가지 유형의 일만 하지않다보니 나름 효과적인 업무관리 도구를 찾고 사용하고 있다. 주로 사용하는 도구와 환경, 방법을 간단히 정리해보고자 한다.

 

대부분의 사람들이 사용하는 비슷한 도구들을 사용하면서 몇가지 업무를 위해 늘 사용하는 것들은 최적화해 놓은 상태로 사용하고자 한다.

나의 업무관리용 도구는 몇가지 기준을 갖고 있다.

  • 평소에 사용하는 디바이스(컴퓨터, 핸드폰, 태블릿)가 여러개이다 보니 어느 환경에서 사용하더라도 동일한 업무 환경을 유지할 수 있는 클라우드 시스템을 기본으로 한다.
  • 그리고, 개인 사업의 형태이지만 다양한 사람들과 공동 작업의 경우도 많고 형태를 조절할 수 있는 공유 기능이 반드시 필요하다.
  • 마지막으로 나만의 고유의 프로그램을 개발하는 것이 아니라 범용 공개프로그램을 이용한다. 물론, 최대한 무료프로그램의 범위에서 선택한다.

이 기준을 바탕으로 하나씩 살펴보자..

 

이메일과 일정관리, 할일관리

 

일하다 보면 이메일이 여러개가 된다. 일정의 유형도 다양하다. 그럼에도 이메일은 모두 구글의 지메일로 통합해서 관리한다. 일정은 구글 캘린더로 모두 모인다.

회사 도메인을 이용한 이메일도 구글 지메일로 관리하고, 단순 회원가입용 메일들도 지메일에서 볼 수 있다. 그리고 늘 받은 편지함을 최소로 유지한다. 많은 사람들은 받은 편지함에 수백 수천개의 무의미한 메일을 방치하지만 나는 광고성 메일이나 역할이 끝난 메일은 삭제하거나 폴더별로 분류한다. 대부분 지운다.

일정은 만들어지는 약속은 모두 구글 캘린더를 이용하고 기한이 있는 할일(Todo)은 Todoist를 이용해서 관리하고 구글캘린더에 연결한다.

 

자료의 저장과 공유

일하면서 만들어지는 많은 자료와 문서, 정보 등을 예전에는 개별 하드디스크에 보관, 사용하였지만 요즘은 여러 클라우드 서비스를 이용한다.

클라우드 서비스 중에는 내 하드디스크와 동기화하여 사용하는 것도 있고 웹하드처럼 인터넷을 통해서만 사용하는 영역도 있다. 노트북의 하드디스크(요즘은 SSD)의 용량을 줄이기 위해서이다.

수시로 수정하고 작업하면서 현재 하는일에 관련 된 것은 Dropbox를 내하드와 동기화 시킨 상태로 일한다. 인터넷이 없어도 일을 해야 하기 때문이다. 예전 친구 투가 드응로 확보한 용량이 약 10GB가 넘으므로 현재 작업공간으로 사용하긴엔 무리가 없다. 그리고 참고용으로 보관만 하고 간혹 다운 받아서 봐도 되거나 끝나버린 일은 몇가지 분야로 나누어 마이크로소프트 원드라이브, 네이버 앤드라이브, 티클라우드에 분산 저장한다.

그리고 구글 드라이브 역시 주로 사용하고 있는데 구글드라이브는 단순 보관과 더불어 공동 문서 편집, 메일 첨부, 설문 조사 등 폭넓게 활용한다.

더구나 요즘은 윈도우 탐색기에서 TOAST와 같은 여러 클라우드를 접속할 수 있도록 하는 도구가 많아 불편이 없다.

 

문서작성과 메모

기본적으로 문서를 만들 일이 많다. 대부분 마이크로소프트 오피스를 사용지만 간편하게 사용하고 외부 제출용이 아니거나 다른 사람과 함께 쓸 일이 있을면 다른 것을 사용한다.

핸드폰이나 컴퓨터 태블릿 모두 연동해서 쓰는 가벼운 기록과 메모는 구글 드라이브의 문서나 시트를 쓰기도 하지만 수시로 핸드폰을 통해 작성하는 경우는 Simplenote를  잘 사용한다. 무엇보다 아주 가볍고 군더더기 없이 여러 단말기와 연동되는 것이 좋다.

예전에는 문서 클리핑이나 기록용으로 에버노트를 많이 썼지만 갈수록 마이크로소프트의 원노트를 쓰게 된다. 에버노트가 무료버전에서 지원하는 단말기 숫자를 줄인 덕분이다.

그리고 간편한 업무기록이나 흐름 관리용으로 Dynalist를 쓴다.

 

업무 통합관리, 프로젝트 관리

여러가지 다양한 도구를 사용하지만 결국 하는 일을 통합적으로 관리할 필요가 있다.

그래서 기업의 그룹웨어처럼 나의 모든 업무를 관제할 필요가 있다. 그래서 사용하는 것이 PODIO 이다.

PODIO 에 관해서는 여러차례 소개한 바 있다.

업무의 과정을 관리하고 결과를 정리하며 관련된 사람들에 대한 정보와 연관 관계등을 한눈에 파악할 수 있으며 함께 일하는 동료와 공유해서 의견을 나누고 일정과 활동을 기록할 수 있는 종합 관리 도구이다.

업무에 필요한 기초 파일이나 정보를 모아 놓기도 좋다. 일정 규모까진 무료로 사용하는데에더 전혀 지장이 없다.

그리고 자신의 홈페이지에 입력 양식(Web Form)을 만들어 놓고 수집되는 정보를 DB화 하는 것도 자동으로 할 수 있다.

프로젝트별, 사람별, 일정별, 정보보별 관리는 물론 서로 연계관가 가능하므로 관계형데이터베이스로 쓰는 것이다.

 

그리고 개인용 데이터베이스로 쓰고 있는 Airtable이다. 주소록처럼 정보를 관리하고 분류 검색 활용할 수 있는 단순한 수준에서 벗어나 거래 내역을 기록하고 고객을 관리하는 CRM, 서비스 관리, 등 광범위하게 사용할 수 있으며 무료로도 충분히 사용할 수 있다.

 

이렇게 주로 사용하는 업무관리 도구를 요약해 보았다. Podio, Airtable 는 이 사이트에서도 몇번 설명한 것들이다.

 

이런 유용한 무료 도구를 사용하여 업무를 최적화하고 과정과 결과를 관리할 수 있다.

이런 좋은 방법이 필요하다면 깔끔하고 효과적으로 일하는 방법에 대해서 교육을 지원하고 있다. 관심이 있다면 문의하시기 바랍니다.

 

 

어떻게 하면 일을 잘 할 수 있을까?

일 잘하는 방법에 대해 많은 고민을 한다.

스마트워크라는 이름으로 일하는 방법에 대한 강의도 많고 다양한 도구도 많이 나와 있으며 나름대로의 방법들이 있다.

진짜 일 잘하려면 뭐가 필요할까?

우선 일을 할 수 있는 능력은 있어야 한다. 내가 모르는 분야나 능력이 미치지 못하면 내 일이 아니므로 일할 수 있는 기본 능력은 전제로 해야겠다.

그렇다면 좋은 성과를 내고 일의 효율을 높이려면  어떻게 해야 하나?

간단하게 세단계로 생각해 보자.

 

첫째, 내가 해야할 일이 무엇인지 찾는 것이다.

두번째, 찾은 일중에 무엇을 가장 먼저 할 것인지 결정하는 것이다.

마지막으로 결정된 일을 계속 하는 것이다.

 

주변에 해야 할 일은 널려 있다. 찾으면 찾을 수록 많아진다. 그런데 중요한 것은 내가 해야 할일과 할 필요없는 일을 구분하는 것이다.

많은 일 중에서 내일이 아니거나 내가 하지 않아도 되는 일을 추려내는 노력을 해야한다. 버리는 것이 필요하다. 무조건 일을 움켜쥐고 있는 것도 욕심이다. 욕심을 버리자. 최대한 버리자.

모든 일을 동시에 할 수는 없다. 가장 먼저 무엇을 해야 하는지 결정해야한다. 판단과 결단이 필요하다. 모두 중요하게 보일지라도 하나를 선정해야 한다. 나머지에 대한 미련을 버리자. 나중에 하면 된다.

그리고 굳은 의지로 실행하는 것이다. 잠시 해보고 포기하는 것이 아니라 될 때까지 하는 것이다. 왜, 내가 가장 먼저 해야한다고 정하지 않았는가? 내가 정한 일이다.

 

결국 일의 성과는 해야 할 일을 하는가에 따라 좌우되는 것이다. 무엇을 할 것인지 정해서 하는 것이 전부이다.

 

그렇다면 지금 당장 해야 할 일을 하고 있나? 시작하자.

 

비즈니스를 시작할 때 무엇이 우선?

홈페이지 구축 서비스 큐리팡을 시작하며

 

사업을 하는 사람들에게는 무엇이 가장 중요할까?

지속적으로 수익을 올리기 위해 나름의 방법을 찾고 꼼꼼하게 계획을 세우고 나름 굳은 각오로 시작한다.

사업의 규모가 크던 작던 같을 것이다.

스스로 생각한 가치가 있고 목표가 있으며 희망이 있어 시작을 할 수 있는 것이다.

이렇게 시작한 사업을 성공시키고자 한다면 결국 고객을 만나야 한다.

제품이나 서비스를 전달할 고객이 있어야 하고, 그 고객을 만족시켜야 할 것이다.

 

고객은 어떻게 만나야 하는가? 만나기 전에 고객은 어떻게 찾아야 하는가?

모든 사업의 가장 큰 숙제이다.

내 사업을 고객에게 어떻게 알릴 수 있을까?

과거와는 다른 사업 환경이다. 물자가 부족하지 않은 시대이다보니 고객의 주도권이 전과 같지 않다.

내 제품과 서비스를 지속적으로 알리고 싶지만 고객은 나에게 눈길 한번 제대로 주지 않고 자신의 취향에 따라 스쳐 지나간다.

 

이런 환경에서 고객과 만나기 위해 사업을 하는 사람이 갖추어야할 것은 나의 제품과 서비스에 대한 친절하고 정직한 소개 방법이 필요하다.

사업자는 고객에게 필요한 정보를 제공해야 한다. 그래야 고객의 관심을 끌 수 있다.

많은 기법이 개발되면서 치밀한 마케팅이 늘어나고 있다. 세상에 전문가가 많고 좋은 방법이 많이 있다.

그러나 내가 활용할 수 있어야 하고, 내가 감당할 수 있는 범위가 아니면 무의미하고 좌절하게 된다.

 

요즘은 누구나 사업 천단계에서 반드시 해야 하는 것이 자신의 사업을 알리고 제품과 서비스를 소개할 수 있는 홈페이지를 가져야한다.

자신을 공식적으로 알릴 수 있는 홈페이지가 없다면 고객의 신뢰를 얻기 힘들다.

뛰어난 고도의 마케팅 방법을 시행하기 전에 우선 자신의 홈페이지를 만드는 것이 중요하다.

그것은 곧 상점을 여는 것과 같은 이치이다. 장사를 하기 위해서는 가게가 있어야 하지 않을까?

 

컴퓨터에 익숙하지 못하더라도 홈페이지가 필요한 소규모 사업자나 개인을 위해 홈페이지를 구축해 주고 운영할 수 있는 능력을 갖도록 하는 프로그램을 진행하기 시작합니다.