업무기록을 남겨야 한다면…

일을 하는 과정과 결과를 기록으로 남겨야 한다.

우리가 하는 일은 대부분의 일은 과거의 것과 단절된 전혀 새로운 것은 많지 않다. 또, 전에 했던 일을 참고해서 일을 해야 할 때도 많다. 일을 하면서 얻은 경험은 우리의 몸과 기억속에 충분히 쌓이면서 특별한 기록이 없더라도 문제가 없는 경우도 많다.

대표적으로 업무의 결과를 기록하는 방법은 회사에 많이 쓰는 업무일지처럼 하루의 처리 업무를 기록하는 연대기식 기록하는 방법이고 일의 프로젝트 단위로 진행과 결과를 백서 형식으로 기록하는 것이다.

두가지 방법 모두 장단점이 있으므로 상황에 따라서 적절한 방법이 있다.

 

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그러나 두가지 방법을 함께 사용해야 기록의 효과를 제대로 볼 수 있다.

하루의 일과를 기록하다보면 여러가지 일을 처리한 그날의 활동 상황을 알 수 있다. 그러나 특정 프로젝트에 대해서는 시작에서 부터 지금까지 진행된 일의 진척이나 흐름을 파악 할 수 없다.

프로젝트 단위의 기록을 할 때는 프로젝트마다 일정한 속도로 진행 되는 것이 아니고 업무의 양이 달라 일의 배분이나 우선순위가 상대적으로 떨어지는 일의 관리가 안되기도 한다.

대부분 두가지 형태의 기록을 병행한다. 통상 일정한 주기(하루, 한주)의 기록을 기본으로 하고 특정 프로젝트는 마일스톤에 도달할 때 또는 종료되거나 중대 변화가 있을 때 보고서를 작성한다.

그렇지만 두가지 기록이 서로 연관성이 없는 일을 하는 것은 아니다. 단지 기록의 형태만 다를 뿐 같은 일이다.

그러므로 하나의 기록 방법으로 프로젝트별 진행 사항을 파악하고 일정별 업무를 연계할 수 있으면 좋다.

 

몇차례 소개한 PODIO를 통하여 일의 진행에 따라 일정, 자원의 활용, 과정과 결과의 보고, 계획과 이해 당사자들을 함께 기록 관리 할 수 있다.

초기에 프로세스와 연관 관리가 필요한 항목에 대한 구성만 잘하면 업무의 흐름을 빠뜨리지 않고 확인하고 진행 이력을 모두 확인 할 수 있다. 더구나 진행 과정에서 변경되고 추가 되는 업무가 있으면 얼마든지 구성을 변경 확장 할 수 있으므로 업무의 연결관리가 가능한 프로그램을 활용할 필요가 있다.

 

일을 잘 한다는 것은 단순히 지식이나 기능이 뛰어난 것을 말하는 것이 아니다. 반복되는 일이거나 새로운 일이거나 절차와 순서에 따라 정해진 단계를 거쳐야 하며 업무를 파악하기 쉽게 운영하고 기록하여 좋은 본보기를 만들어 다시 활용할 수 있는 자원을 확보하는 것들을 포함한다.

특히 나는 요즘 일을 잘한다는 것을 동료와 함께 일하는 능력이 뛰어나다는 것이라고 생각한다. 그러려면 동일한 언어로 의사소통하며 기록을 공유하고 이해할 수 있어야 한다.

업무기록을 잘하는 것은 일을 잘 하기 위해 가장 중요한 것이다.

 

PODIO에 대한 과거 글 모음

업무일지에 대한 과거 글 모음

스마트워크가 불편하다.

[김철호의 일터 생각]

스마트워크 열풍이다.

스마트워크가 미래의 모습이고, 반드시 구축해야만 시대에 뒤떨어지지 않는 것으로 생각하고 있다.convsersation photo

틀린 말은 아니지만 스마트워크를 이해하는 정도에 따라 본질에서 벗어나서 엉뚱한 에너지를 쓰면서 효과를 보지 못하는 경우도 많다.

어떤 때는 스마트워크가 불편하다. 이말은 스마크워크를 제대로 하지 않기 때문일 수도 있다.

그러나 만나는 사람마다 스마트워크를 부르짓고, 교육하며, 잘난척하기 바뿐 것이 현재의 상황이다.

스마트워크에 대하여 정의를 제대로 내리거나 이상적인 모습을 주장하기에는 능력이 모자라지만 요즘의 스마트워크가 불편한 점을 말할 수 있을 듯하다.

대부분 스마트워크를 하면 업무의 효율이 높아지고 생산성이 올라가는 것으로 인식하기 때문에 좀더 일을 잘 할 수 있는 구조를 꿈꾼다.

그러다보니 일의 실수와 오류를 방지하고 최소한의 노력으로 결과를 얻고자 한다.

맞는 말이다. 일은 최소한의 노력으로 결과를 얻는 것이다. 그렇지만 일을 하는 것은 사람이 하는 것이다.

사람이 일을 한다는 것은 기계와 다르게 정해지고 주어진 일만 하는 것이 아니라 좀더 나은 결과를 위해 생각하고 발전하는 것이다.

그런데 스마트워크만 부르짓다보면 지금의 일에서 벗어나 다른 생각을 하거나 다른 사람과 대화를 하고 의견을 공유하는 것이 시간 낭비로 여겨기는 경우가 있다.

특히, 동료와 일을하면서 서로 대화하거나 토론과 논쟁을 통해 새로운 결론을 찾아내는 과정을 가장 비생산적인 일로 치부하면서 작자 자신의 일의 성과를 공유하거나 전달하고 통보하는 것으로 일을 마무리 하는 경우가 많다.

그렇게 하는 것이 일 잘하는 것처럼 보인다.

정말 그럴까?

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스마트워크를 하라는 것은 일 속에서 헤메지 말고 효과적으로 끝내고 동료들과 더 많은 토론과 유대관계를 갇게 만들고 발전 방향에 대해서 함께 고민할 시간과 여유를 확보하기 위함은 아닐까?

사람들과 더 많은 대화를 하고 전략을 세우고 의사결정할 수 있는 시간을 갖기 위해 스마트워크를 해야하지 않을까?

더 나아가 개인의 여유시간과 휴식을 더 많이 확보하기 위한 것은 아닐까?

단지 더 많은 일을 하기 위한 스마트워크는 점점 불편할 수 밖에 없다.

Photo by plantronicsgermany

 

 

Smart Work in FREE CLOUD

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김철호의 [교육이야기]

나날이 발전하는 세상에서 뒤쳐지지 않고 산다는 것이 쉽지 않습니다.

오늘도 바쁘게 살아가는 현대인을 위한 교육을 하고자 합니다.

몇년전부터 부쩍 들리는 클라우드와 스카트워크, 두단어는 누구나 이해하는 듯 하지만 딱히 정의 하기 어려운 것도 사실입니다.

명쾌한 정의는 못한다 하더라도 우리가 어렴풋이 알고 있는 개념을 현실에 유용하게 사용하는 것이 중요하다고 생각합니다.

나는 솔루션의 개발자나 엔지니어가 아니지만 IT 솔루션을 사용할 수 밖에없는 요즘에 현명한 사용자가 되고자 합니다.

누군가 만들어준 유용한 솔루션을 잘 사용해서 내가 원하는 일을 할 수 있다면~

여기서 출발하는 교육입니다.

그동안 많은 것들을 사용하면서 약간 부족하고 아쉬운 것이 있었습니다. 내가 직접 만들지않는한 항상 부족할 수 밖에 없겠지만 이미 알려진 것들 속에서 부족함을 채워 주는 것이 있습니다.

그렇게 알아내고 활용하는 것을 함께 나눌 생각으로 8월 말에 교육을 진행합니다.

조금 생각을 바꿔서 클라우드 환경에서 스마트워크를 실현해 보고자 합니다.

우리 일들은 따로따로 존재하지 않습니다. 모두가 연결되어 있고 서로 영향을 줍니다. 그 관계성을 이해하고 활용해야 복합적으로 생기는 여러일을 해낼 수 있습니다. 그러면서도 나의 시간을 더 확보 하는 것, 결과의 수준을 높이는 것이 중요합니다.

이미 존재하는 유용한 것들을 어떻게 사용하느냐가 중요합니다.