프로젝트 관리 방법에 대하여 관심이 많다. 회사를 다니거나 자기 사업을 하거나 모든 것이 다양한 프로젝트의 연속이고 주어진 일을 어떻게 관리하고 결과를 만드는 가가 중요하다.

아마도 프로젝트 관리 도구나 솔루션의 시장이 계속 성장하는 이유일 것이다.

간단하게는 할일 관리에서 부터 역할 배분과 흐름관리까지 포함한 종합적인 프로젝트 관리 솔루션이 다양하다.

관심이 많은 분야다보니 다양한 업부관리 솔루션을 사용하고 있다.

참고 : 자유롭게 일하는 사람들의 업무관리 도구

우리 일의 대부분은 컨베이어벨트 식으로 할 수 없다고 생각한다. 동시에 여러가지 일이 벌어지고 관리해야 하고 기억할 것도 많고 처리할 것도 많다.

동시다발로 벌어지는 일을 노트에 적어 놓는 것만으로는 부족하다. 그래서 일정을 관리하고 관련된 사람들과 협업을 진행하며 그런 모든 것들을 기록해서 찾기 쉽게 만들어야 한다.

그동안 온라인으로 제공되는 다양한 솔루션을 사용해 보았다. 모두 장단점이 있고 개인이나 소규모로 일을 하기에는 무료의 범위에서 충분하고 지나치게 많은 기능을 갖고 있다.

그중 중심에서 사용하고 있는 프로그램은 PODIO 이며 할일과 일정관리로 구글과 연동되는 앱을 사용하고 있다. 업무관리의 부족함은 없으나 오래 사용하다보니 지루해지기도 하고 다른 것을 찾아보던 중에 눈에 들어온 것이 있다.

호스팅을 받고 있는 서버에 직접 설치해서 사용할 수 있는 오픈소스 프로그램을 있다.

qdPM™ Free Web-Based Project Management Software (PHP/MySql)

직접 설치해서 사용해야 하는 것이다보니 프로그램이나 서버에 대한 지식이 전혀 없는 나로서는 어려운 부분이 있기도 했지만 생각보다 설치나 사용이 어렵지는 않다.

설치할 때 프로그램을 다운 받아 서버에 FTP로 올리고 MySql DB를 하나 만들면 된다.

여타의 프로그램 관리 툴과 큰 차이 없이 프로젝트 리스트를 등록하고 각각의 태스크를 등록하면 된다. 각각의 프로젝트나 태스크를 등록할 떄 해당 항목의 상세 정보를 입력폼에 따라 입력하면 된다. 프로젝트의 상태나 종류 등은 이미 카테고리가 분류 되어 있지만 적절히 지우고 원하는 것을 설정하면 된다.

그리고 이미 만들어진 항목이 없다면 새롭게 필드를 구성할 수 있다.

한국어를 지원하기는 하지만 번역이 심각히 엉성하니 영어를 기본으로 하고 필요한 항목명을 한글로 추가하면 된다. 물론 모든 입력은 한글로 아무 문제없다.

등록한 태스크에 일정을 설정할 수 있으며 댓글을 남길 수 있어 업무의 흐름에 대한 기록이나 세부 항목을 설정할 수도 있다.

프로젝트 관리 프로그램이다 보니 여러 사람을 등록하고 업무를 할당하고 참여 시키는 것이 자유롭다.

또한 프로젝으를 진행하면서 각각의 태스크별 일정을 입력하면 간트차트 형태로 일정관리 그래프를 만들 수 있다.

화면의 구성은 복잡한 이미지 없이 간단한 텍스트 기반이라 속도도 빠르고 용량도 작다.

개인이나 소규모의 경우 무료의 범위에서 전혀 문제가 없다.

다만 최근의 프로그램 처럼 화려한 그래픽이나 부가 기능은 없다. 그렇지만 용량의 부담없이 외부에 가입해서 사용하는 것이 부담스럽다면 작접 설치해서 사용하기에 적절하다.

 

프로젝트 관리 솔루션의 기본 기능을 모두 갖춘 것이 장점이며 화려한 부가기능이 없는 것이 장점이자 단점이다.

그리고 설치해서 사용하는 것이므로 모바일용 전용앱은 없다

 

누가 시민일까?

도시에 살면 모두 시민일까? 아니면 모두가 시민일까? 사전에서야 뭐라 말하던 우리들을 시민이라고 한다.

단어가 갖고 있는 의미나 유래 보다는 스스로 시민이라고 하는 우리들이 어떤 모습으로 사는 것이 중요하다.

진정한 시민으로 인정 받으려면 자격이 필요하다고 생각한다. 그렇다고 시험을 봐서 평가하거니 누군가가 인증해 줄 수는 없다.

시민이 갖추어야할 것들을 갖추고 있으면 시민이라고 볼 수 있겠다.

시민이라는 말은 무인도에서 혼자 사는 사람이 아니기 때문에 여러 사람이 모여 사는 속에서 의미있는 말이다.

 

그렇다. 시민의 중요한 의미는 여러사람이 어떻게 모여 사는가를 기준으로 생각해 봐야할 것이다.

여러 사람과 함께 살아가려면 가장 필요한 것은 무었일까?

많은 자원과 구조, 체계 등이 있겠지만 무엇보다도 기반이 되는 것은 사람들 사이의 이해 정도이며 이해하는 방식이다.

요즘 주로 쓰는 말로 소통이며 공감이 필요하다는 것이다.

 

정치의 계절이 되면서 소통을 이야기 하는 사람들이 많다. 좋은 말이다. 그런데 말로만 끝나지 말고 의미있는 성과를 만드는 활동이 필요하다.

누구나 중요하게 생각하는 소통의 조건은 상대방을 이해하는 것이고 그러기 위해서는 대화를 해야 한다.

주장이나 설명이 아닌 대화를 바탕으로 서로를 이해하는 것에서 출발해야 한다. 대화를 하면 공감대를 만들고 상대방을 이해할 수 있게된다.

말은 쉽지만 잘 안된다. 그래서 꾸준한 훈련이 필요하다. 연습을 해야 한다.

연습은 어떻게 하면 좋을까? 방법이 있다. 그렇게 연습하고 있는 사람들이 이미 있다. 함께 하면 된다.

일상에서 만날 수 있는 공동의 주제로 비난과 반대 없이 자유롭게 자신의 생각을 말하고 다른 사람의 의견을 들어보면서 자기 생각을 발전 시키는 훈련을 여러 지역에서 하고 있다.

나 역시 춘천에 살면서 춘천에서도 꾸준하게 춘천 대화 모임을 만들어 보려고 애쓰는 중이다. 누구나 시간을 낼 수 있다면 참석할 수 있다.

 

3분씩 돌아가면서 대화하는 공감토론 방식으로 참여의 벽을 낮추고 공감 훈련을 하는 방식이다. 이 방식을 잘 소개한 최근 나온 책이 있다.

함께 사는 사람들과 대화할 수 있는 능력을 갖는다는 것이 시민의 자격은 아닐까? 대화를 통해 공감할 수 있다면 시민으로 충분할 것이다.

우리에게 데이터베이스 솔루션이 필요할까?

 

일을 하다보면 많은 자료와 정보를 관리할 필요를 느끼게 된다. 그게 데이터베이스가 필요한 이유이다.

간단하게는 친구 주소록을 관리하는 것 부터 진행중인 일과 연계된 여러 정보를 모아 보거나 고객관리를 위한 CRM 툴 처럼 여러가지 정보를 체계적으로 모으고 활용해야 할 일이 많다.

아주 큰 기업이 아니면 요즘처럼 다양한 첨단 기기가 많은 시절에 별로 대수롭지 않게 생각하는 기능이다.

검색이 발달하고 파일을 저장하고 활용하기 쉽기 때문에 정보를 체계적으로 모아서 사용한다는 것은 남의 일처럼 생각하기 쉽다.

그러나 일의 주제나 대상에 따라 최적화된 데이터베이스를 갖는다는 것은 일의 성과를 위해서 매우 중요하다.

회사의 시스템이 잘 갖추어져 있으면 그것을 잘 사용하는 것이 최선이다. 그렇지 않은 회사이거나 개인 정보를 관리할 필요가 있을 때는 어찌할 것인가?

 

예를 들어,

작은 가게를 운영한다고 할 때 반복적으로 찾아오는 고객을 등록하여 단골로 만들고 싶다면 그동안 공책에 적어 놓거나 핸드폰 정보를 입력하여 카카오톡 같은 메신저로 소통하는 방법을 쓰곤 한다. 좀더 발전하면 엑셀로 필요한 항목을 입력해서 관리한다.

그런데 고객에 대한 정보가 단지 전화번호와 이름 뿐이 아니다. 고객의 기본 정보와 더불어 구매하는 물품, 요구사항, 특징도 있고 구매패턴으로 알 수 있는 성향도 있다.

이런 종합적인 정보를 관리하려면 잘 구성되 데이터베이스가 필요하다. 그것도 일차원적인 항목의 나열이 아니라  3차원으로 구성된 관계형 데이터베이스가 필요한 것이다.

기본 정보를 바탕으로 고객이 방문했을 때의 상황과 벌어진 일들을 계속 기록한다면 날짜별 고객별 상황별 분류를 할 수 있다. 더구나 미리 정의된 템플릿이나 분류 항목들을 이용해 간단히 체크하는 것만으로 정보의 수정과 추가 삭제가 쉬워야 한다.

 

Airtale을 생각해보자

 

지난 글에서 Airtable에 대해 소개한 적이 있다.

Airtable은 기업용 전문 데이터베이스 형태를 가지고 있다. 물론 서비스형이므로 거대한 규모로 발전하게 되면 추가적인 개발이나 지원이 필요하겠지만 웬만한 작은 조직이나 개인의 경우에는 무료의 범위에서도 모든 기능을 사용할 수 있다.

화면 인터페이스도 상당히 쉬운 편이다. 물론 처음에 데이터베이스를 구성할 때는 좀 신경 쓸 것이 있지만 그 이후에는 편리한 입력폼과 다양한 화면 구성으로 원하는 정보를 한눈에 찾아보기 쉽다.

데이터를 입력할 수 있는 데이터 유형도 오른쪽 그림처럼 매우 다양하며 엑셀과 같은 계산 기능과 체크박스, 첨부파일 등 여러 형태가 있어 우리가 필요한 모든 자료의 입력이 가능하다.

엑셀의 시트처럼 하나의 베이스(데이터베이스)내에서 테이블을 계속 추가할 수 있고 테이블의 자료를 참조하고 링크로 연결할 수 있으며 계산식을 적요할 수 있다.

 

그렇게 만들어진 정보를 보는 방법은 테이블 형태 뿐 아니라 달력, 갤러리, 칸반보드 형태 등으로 정보의 종류에 맞게 구성할 수 있다.

더불어 다른 사람과 데이터베이스를 공유하여 협업할 수도 있으며 업무를 할당할 수도 있다는 것이다.

개인이나 작은 조직규모 업무에 충분히 사용할 수 있는 솔루션이다.

규모가 작다면 무료로 충분하다. 그리고 사용하기가 어렵지 않다.

그리고 나는 구글계정과 연동하여 로그인하면서 나의 데이터베이스를 구글 드라이브에 저장하여 사용한다.

 

그럼에도 처음 사용하면 어려울 수 있다.  그렇다면 이미 만들어진 템플릿과 주제에 맞는 샘플을 사용할 수 있다. 각 주제별 다양하게 마련되어 있으며 영문이기는 하지만 학습자료도 잘 구성되어 있다.

자신이 갖고 있는 정보를 얼마나 잘 활용하느냐가 성과를 좌우한다. 그러기 위해서는 개인도 정보를 관리하는방법을 익히고 어떻게 사용할 지에 대해 고민해야하지 않을까?