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업무일지 기록하는 방법

[김철호의 일터생각]

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지난번 스스로 적는 업무일지에서 업무 기록을 남겨야 하는 이유에 대한 글을 올렸다.

그러면 스스로 업무일지를 적는 방법으은 어떤 것이 있을까?

회사에서 정한 양식에 의해서 쓰는 것이 아니라 스스로 적는 개인 업무일지이므로 자기만의 형식을 갖추는 것이 필요하다.

우선 내가 사용했던 세가지 방법을 설명하면,

 

첫번째로 Google Drive를 사용하는 방법이다.

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Google Drive에서는 설문양식 기능을 제공하므로오른쪽과 같이 쓰고자 하는 형태를 갖추어 놓고 양식을 채워 놓는 방법으로 자신의업무 처리 내역을 입력하는 방법이다.

이때는 일종의 데이터베이스처럼 날짜, 주제, 진행 과정, 처리 결과 등에 대해서 수시로 작성하기 쉽도록 양식을 구성하여 입력하는 방법이다. 이 방법의 편의성은 순수하게 업무의 로그를 기록하기 쉽게 구성하게 되므로 처리한 업무의 내역을 기록하는데 편리하다는 장점이 있다.

기록을 완료하고 마무리하면 Google Drive에 Excel의 형식으로 순서대로 정리되므로 나중에 활용하기 쉽다.

 

두번째로는 MS의 Onenote를 이용하는 방법이다.

onte이방법은 구글드라이브와는 다르게 정해진 양식을 이용하는 것이 아니라 연도별로 전자 필기장을 만들고 월별로 노트북을 만든 후에 일자별로 페이지를 만들어 그날의 업무를 입력하는 형식이다.

하루에 하나의 페이지를 만들게 되므로 하루의 업무를 몰아서 작성할 수도 있으며 수시로 작성할 때는 작성된 페이지를 계속 수정하면서 이어나갈 수 있다.

더구나 구글드라이브와 다른 장점은 하나의 페이지에 자유로운 형태로 작성이 가능하며 사진이나 첨부파일, 음성녹음 등 여러가지 관련 기록물을 기록하여 함께 관리 할 수 있다는 장점이 있다.

 

 

 

세번째로 Evernote를 이용할 수 있다.

이 방법은 Onenote를 사용하는 것과 거의 유사하며 월별로 노트북을 만들고 일자별로 노트를 만들어 사용하면 Onenote와 같은 방식이다. 더불어 각 노트에 업무의 유형에 따라 태그를 붙여 놓으면 나중에 검색을 통해 업무를 찾기가 더 수월하다.

 

이 세가지 방법 모두 Cloud 서비스를 이용하고 어떤 환경에서도 사용이 가능하도록 PC, Mac, Smart phone 등 모든 장치를 지원하므로 수시로 기록하여도 통합된 결과물을 얻을 수 있게 되므로 중복 관리나 혼란없이 업무를 관리 할 수 있는 근거를 확보할 수 있게된다.

 

마지막으로 위의 세가지 방법 이외에 미팅노트 등의 다른 업무와 연계하고 통합적으로 관리 할 수 있는 방법은 다음에 소개 하겠다.

단순 기록으로 끝나지 않고 업무 관리에 활용하고자 한다면 다음 강의를 들어 보는 것도 좋을 것이다.

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